Tổ chức hội nghị, sự kiện trong thời kỳ “bình thường mới”, doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Ở thời điểm hiện tại, khi đại dịch Covid-19 vẫn đang hoành hành, thì “bình thường mới” chính là “sống chung với dịch”, và “chống dịch như chống giặc. Do đó, để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải có khả năng chống chịu và thích ứng cao; Các hoạt động tổ chức sản xuất, kinh doanh cần chuyển sang số hóa, online nhiều hơn. Bài viết dưới đây, HoaBinh Events xin chia sẻ cùng doanh nghiệp một số lưu ý khi tổ chức sự kiện trong thời kỳ “bình thường mới”.
Doanh nghiệp cần hiểu đúng về “bình thường mới”
Tại buổi chia sẻ, trò chuyện về chủ đề “Bình thường mới hậu COVID-19” với phóng viên báo CAND, TS Nguyễn Đình Cung - chuyên gia kinh tế, thành viên Tổ tư vấn kinh tế của Thủ tướng, nguyên Viện trưởng của Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương cho biết:“Bình thường mới” hiểu đơn giản là những điều khác với những cái cũ. Những điểm mà trước đây mọi người cho là bất thường thì nay nó sẽ trở nên bình thường. Bên cạnh đó, những điều chúng ta đang phấn đấu để thực hiện trước đây thì trong điều kiện mới bắt buộc chúng ta phải thực hiện nó nhanh hơn, bởi chúng ta sẽ không thể tồn tại trong thời đại mới nếu không thực hiện.
Để tồn tại trong thời kỳ “bình thường mới”, doanh nghiệp phải tự điều chỉnh và thích ứng
Cũng theo TS Nguyễn Đình Cung, để thích ứng với “bình thường mới”, các doanh nghiệp phải thay đổi cách thức tổ chức sản xuất, tự động hóa, số hóa, thay vì bán hàng truyền thống bó hẹp, doanh nghiệp có thể bán hàng online, tham gia thế giới phẳng, tiếp cận khách hàng toàn cầu.
Tổ chức hội nghị, sự kiện trong thời kỳ “bình thường mới”, doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Khi các chương trình tiêm chủng tập trung nhanh chóng ở nhiều địa phương các cuộc họp và sự kiện trực tiếp dự kiến sẽ bắt đầu trở lại nhưng tập trung vào sự an toàn và hiệu quả. Dưới đây là một vài điều doanh nghiệp cần lưu ý.
Biết các quy tắc
Hãy đảm bảo rằng bạn đã quen thuộc và tuân thủ các nguyên tắc về sức khỏe cộng đồng cho các sự kiện, cuộc họp áp dụng ở địa phương diễn ra sự kiện.
Trấn an người tham dự
Hướng tới kỷ nguyên hậu Covid, giao tiếp trước sự kiện quan trọng hơn bao giờ hết. Trong khi nhiều người tham dự sẽ chật vật một chút để quay lại các cuộc họp trực tiếp, những người khác sẽ miễn cưỡng, không chắc chắn và thậm chí là sợ hãi. Sự kiện nên được lập kế hoạch với những người tham dự này, bổ sung các biện pháp an ninh sức khỏe để giảm thiểu lo lắng và giúp tất cả những người tham dự được thoải mái. Các biện pháp này phải được thông báo kỹ trước khi sự kiện diễn ra.
Cần bổ sung các biện pháp an ninh sức khỏe để giảm thiểu lo lắng cho người tham dự
Sử dụng công nghệ để giảm thiểu tiếp xúc vật lý
Chuyển đổi kỹ thuật số đã là một từ gây xôn xao trong nhiều năm nay nhưng hậu Covid, các sự kiện của chúng ta cần có sự thay đổi kỹ thuật số tương tự. Chúng ta cần tận dụng công nghệ - đặc biệt là điện thoại thông minh và máy tính bảng - để giảm thiểu tiếp xúc vật lý bằng cách triển khai mã QR tại chỗ, vé điện tử, chương trình và lịch trình trực tuyến, bảng chỉ dẫn tại chỗ, thanh toán không tiếp xúc, v.v.
Triển khai mã QR tại chỗ nhằm hạn chế tiếp xúc
Thông báo an toàn
Ngay từ đầu, hãy làm cho các thông báo về sức khỏe cộng đồng của bạn thực sự đáng nhớ với sự hài hước phù hợp!
Đưa ra một lời chào an toàn và vui vẻ
Với các sự kiện “bình thường mới”, các hoạt động tiếp xúc cơ thể như bắt tay, ôm, hôn nên được thay thế bằng một hành động mạnh mẽ như cúi chào hay vẫy tay đơn giản.
Đưa ra những lời nhắc nhở về việc chú ý đến an ninh sức khỏe mà không làm những người tham dự xa lánh hoặc khó chịu.
Không ai trong chúng ta thích bị chỉ bảo phải làm gì, thậm chí một số người trở nên xấu tính và khó chịu khi đối mặt với các mệnh lệnh hoặc mệnh lệnh. Do đó tại sự kiện của bạn, đưa ra những lời nhắc nhở về việc chú ý đến an ninh sức khỏe mà không làm những người tham dự xa lánh hoặc khó chịu. bằng cách sử dụng những câu khẩu hiệu khéo léo để làm nổi bật sự cần thiết của sự cẩn thận và đề phòng, nở một nụ cười chứ không phải là một cái cau mày trên khuôn mặt của những người tham dự. Hãy hài hước, nhưng không xuề xòa!
Khẩu trang cá nhân hoá
Trong các sự kiện bình thường mới, việc đeo khẩu trang/mặt nạ phòng dịch có khả năng vẫn tồn tại. Các doanh nghiệp có thể biến tấu vật dụng này một chút bằng cách gắn lên khẩu trang/mặt nạ các khẩu hiệu hấp dẫn nhằm thực thi lại các nguyên tắc về sức khỏe và an toàn.
Đeo mặt nạ/khẩu trang đầy đủ thực thi các nguyên tắc an toàn
Phục vụ đồ ăn tại hội nghị, sự kiện
Các quy định phòng tránh Covid có thể hạn chế cách thức phục vụ đồ ăn tại các cuộc họp và sự kiện. Vậy tại sao chúng ta không phục vụ khách tham dự với thức ăn có sẵn trong các hộp có thể mang đi khắp địa điểm? Cách làm này cho phép lịch trình sự kiện trôi chảy hơn và hiệu quả hơn.
Tương tác với nội dung thông qua công nghệ
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đã có khá nhiều kinh nghiệm trong việc kết nối người tham dự qua các nền tảng trực tuyến, sử dụng chức năng trực tuyến như hộp trò chuyện, thăm dò ý kiến, câu đố, phản hồi bằng biểu tượng cảm xúc, v.v. để thu hút người tham dự.
Trong sự kiện ở thời kỳ “bình thường mới”, tất cả chức năng ảo này vẫn hoạt động, sự kết hợp giữa tương tác trực tiếp và ảo tạo ra sự tương tác rất mạnh mẽ.
Các hội nghị, sự kiện đang dần hoạt động trở lại - đó hẳn là điều tất cả chúng ta đều mong chờ. Hãy luôn luôn tuân thủ nghiêm túc các quy định phòng chống dịch tại sự kiện đồng thời tận dụng tối đa ưu thế của công nghệ số để duy trì hoạt động tổ chức sự kiện nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh bạn nhé!
