Quy trình tổ chức hội nghị 6 bước đảm bảo thành công

Bạn vừa được trao trọng trách lên kế hoạch cho một hội nghị sắp diễn ra? Bạn đang không biết nên bắt đầu từ đâu và phải chuẩn bị những gì? Hãy để Hoabinh Events bật mí cho bạn toàn bộ các bước cần thiết trong quy trình tổ chức hội nghị để đảm bảo thành công nhé!

 

1. Những điều cần biết về tổ chức hội nghị 

Có thể hiểu hội nghị tương tự như một cuộc họp có quy mô lớn và quan trọng hơn. Thông thường hội nghị sẽ đặt ra mục tiêu mong muốn đạt được từ trước. Mục tiêu tổ chức hội nghị có thể là tổng kết, chỉ ra các vấn đề còn tồn tại từ đó đóng góp ý kiến, đưa ra kết luận và rút kinh nghiệm để đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp khắc phục và phát triển vững mạnh hơn.

 

Các loại hình  hội nghị phổ biến có thể bắt gặp như:

* Hội nghị tổng kết dịp cuối năm: Đây là loại hình thường được các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp… lựa chọn vào dịp cuối năm nhằm tổng kết lại 1 năm hoạt động từ đó rút ra kinh nghiệm và bài học cho toàn thể cán bộ, nhân viên, các thành phần tham dự…

* Hội nghị khách hàng: Loại hình hội nghị này thường được lựa chọn khi các tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp đang muốn tăng cường mối quan hệ, gắn bó bền chặt hơn với khách hàng. Hội nghị khách hàng cũng là kênh phát triển mở rộng mạng lưới khách hàng hiệu quả.

* Hội nghị xúc tiến hợp tác đầu tư: Mục tiêu của loại hình hội nghị này là thúc đẩy sự phát triển của các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Thông thường trong hội nghị này sẽ có thông tin về các dự án mới, chương trình mới, kế hoạch mới nhằm thu hút các nhà đầu tư, khách hàng. 

 

Để hội nghị diễn ra thuận lợi và thành công, cần cân nhắc và làm tốt các yếu tố sau:

- Xác định đối tượng tham dự hội nghị 

- Xác định thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị

- Xác định số người tham dự

- Lên ngân sách cho hội nghị

- Lên kịch bản tổ chức hội nghị

Về cơ bản, 5 yếu tố tổ chức hội nghị thành công trên đây đã giúp bạn có những hình dung nhất định về hội nghị sắp được diễn ra rồi đấy. Quy trình chi tiết sẽ được Hoabinh Events hướng dẫn trong phần dưới đây nhé!

 

 2. Các bước của một quy trình tổ chức hội nghị thành công

2.1. Xác định chủ đề hội nghị

Chủ đề hội nghị là cơ sở để xây dựng nội dung hội nghị và lên kế hoạch chi tiết cho các hoạt động diễn ra trong hội nghị. Chủ đề cần được xác định rõ ràng, cụ thể để đảm bảo kế hoạch đưa ra chính xác, đầy đủ và phù hợp nhất.

 

 2.2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị

Để lên kế hoạch chi tiết cho một hội nghị bạn cần lên đầy đủ các nội dung sau: 

- Xác định mục đích và đặt ra mục tiêu cuối cùng của hội nghị

- Nội dung chính diễn ra trong hội nghị

- Làm rõ ngày, giờ, địa điểm tổ chức hội nghị

- Lên danh sách khách mời tham dự hội nghị

- Lên kinh phí dự trù cho hội nghị

- Tìm đơn vị tổ chức 

- Lên chi tiết chương trình trong hội nghị và phân bổ công việc chi tiết cho các bộ phận liên quan

Hãy nhớ, ngay sau khi làm rõ được yêu cầu của hội nghị và mục tiêu cuối cùng của hội nghị, các bạn có thể bắt tay vào làm kế hoạch tổ chức hội nghị. Khi lên chi tiết chương trình cần có kịch bản chương trình và làm rõ các điểm chính, điểm nổi bật, điểm nhấn cần người tham dự hội nghị ghi nhớ. 

 

2.3. Chuẩn bị tổ chức hội nghị

Để hội nghị diễn ra thuận lợi, bước chuẩn bị là cực kỳ quan trọng. Ở bước chuẩn bị này các bạn cần lưu ý theo dõi tiến độ và kiểm tra liên tục các hạng mục cần thiết trong buổi hội nghị như:

- Không gian tổ chức hội nghị: cần đảm bảo đúng quy mô hội nghị về chủ đề hội nghị đặt ra

- Concept trang trí: theo chủ đề tổ chức hội nghị

- Các vật dụng cần thiết dùng trong hội nghị: Cần danh sách chi tiết các vật dụng từ đó checklist để đảm bảo không thiếu sót

- Các trang thiết bị tổ chức sự kiện như âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bàn, ghế… đảm bảo đầy đủ, hoạt động tốt và nên có phương án dự phòng

- Các bandroll, backdrop, standee… nhận diện cần được bố trí nơi khách hàng dễ nhìn thấy, dễ dàng check in, tương tác

- Các tài liệu, hình ảnh, video sử dụng trước và trong hội nghị

- Khu vực trưng bày sản phẩm, dịch vụ (nếu có) 

- Gửi thư mời đến người tham dự và dự tính số người tham dự 

 

2.4. Quản lý và vận hành hội nghị

Đến ngày tổ chức hội nghị các bạn cần đảm hoàn tất các khâu chuẩn bị. Trước đó nên có các buổi tổng duyệt để chạy thử chương trình, kiểm soát trước các vấn đề có thể phát sinh. Cần có một người quản lý, điều phối và đảm bảo các bộ phận làm đúng nhiệm vụ, các bước hội nghị diễn ra theo kịch bản đã định từ đón tiếp khách mời, khai mạc hội nghị, dẫn dắt chương trình….

2.5. Kết thúc hội nghị

Hội nghị đã diễn ra thì cần có phần bế mạc chương trình rõ ràng để người tham dự dễ dàng nhận biết. Các bộ phận phụ trách quà tặng, lưu niệm (nếu có), hoặc bộ phận lễ tân chào khách ra về cần vào vị trí sẵn sàng. Các bộ phận thư ký cần hoàn thiện biên bản hội nghị trong bước này. 

2.6. Tổng kết và đánh giá hội nghị

Sau khi các vấn đề được nêu ra trong hội nghị, các bộ phận cần xử lý lại thông tin và đánh giá lại. Từ đó tổng kết lại nội dung và thông báo cho các bộ phận liên quan. Bên cạnh đó các bạn cần đánh giá lại kết quả hội thảo dựa theo kết quả, số liệu thực tế so với dự tính trước khi tổ chức.

 

3. Những lưu ý trong quá trình tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị dù lớn hay nhỏ, luôn là một cơ hội để gây ấn tượng mạnh mẽ với đối tác/khách hàng. Việc này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tỉ mỉ để tránh những rủi ro không đáng có, sau đây là những lưu ý thường gặp.

- Chuẩn bị kỹ lưỡng về địa điểm tổ chức sự kiện: Tránh tình trạng đặt địa điểm quá muộn, khiến bạn phải đối mặt với việc mất chỗ hoặc sự không đáp ứng của nơi tổ chức với số lượng khách tham dự.

- Lựa chọn MC phù hợp, làm việc chặt chẽ về mặt kịch bản: MC đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông điệp đến khán giả và dẫn dắt chương trình đi đúng hướng theo kịch bản đã đề ra.  Vì vậy, việc chọn lựa MC phải được thực hiện một cách cẩn thận và MC cần được trao đổi kỹ về các chi tiết chương trình diễn ra trong hội nghị

- Quản lý hệ thống âm thanh, ánh sáng và thiết bị kỹ thuật: Đảm bảo mọi thiết bị kỹ thuật hoạt động một cách ổn định trước khi sự kiện diễn ra, để tránh những rắc rối không đáng có. Cần có buổi test, chạy thử, đảm bảo mọi thứ hoạt động nhuần nhuyễn trước khi hội nghị diễn ra.

- Phối hợp giữa các bộ phận tổ chức sự kiện phải nhịp nhàng. Mỗi bộ phận cần chuẩn bị và nắm chắc phần việc mà mình đảm nhiệm. Do đó, sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận làm chương trình là yếu tố quyết định đến thành công của hội nghị. 

- Chuẩn bị kỹ và có phương án dự phòng cho những tình huống có thể phát sinh. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết mọi tình huống không lường trước và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công, đúng theo kịch bản đã lên trước.

 

Trên đây là quy trình tổ chức hội nghị mà Hoabinh Events muốn gửi đến bạn. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có được buổi hội nghị thành công, mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Hoabinh Events - Đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện, du lịch MICE hàng đầu Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi chương trình. Nếu cần thêm sự tư vấn, hỗ trợ, hay tham khảo về chi phí tổ chức hội nghị khách hàng hãy liên hệ ngay Hoabinh Events nhé! 

 

Chi tiết liên hệ: 

HOABINH EVENTS - HOÀ BÌNH GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

* Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0913.311.911

* Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Các chi nhánh khác: Hoà Bình, Thái Lan, Singapore

* Website: hoabinhevents.com