Lưu ý chọn thời điểm tổ chức hội nghị đầu xuân đảm bảo đông khách

Hội nghị là hình thức sự kiện được các doanh nghiệp đơn vị ưu tiên lựa chọn khi muốn chia sẻ thông tin, kiến thức hoặc giao lưu kết nối với các cá nhân, tổ chức khác. Hội nghị đầu xuân được xem như sự khởi đầu trong năm mới nên đặc biệt được chú trọng. Vậy tổ chức hội nghị đầu xuân như thế nào? Lựa chọn thời điểm tổ chức như thế nào để tăng hiệu quả hội nghị? Hãy để Hoabinh Events sẽ chia sẻ cho bạn trong bài viết này nhé!

1. Tại sao nên tổ chức hội nghị đầu xuân

Trước tiên để trả lời câu hỏi này chúng ta cần làm rõ đầu xuân cụ thể là thời gian nào? Mùa xuân tại Việt Nam thường được tính từ tháng 1 đến tháng 3 Âm lịch. Đầu xuân của một đơn vị, doanh nghiệp là nhắc đến quãng thời gian sau kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán.

Vậy tại sao nên tổ chức hội nghị vào thời điểm đầu xuân?

- Năng lượng tươi mới và tích cực của mùa xuân: Sự cộng hưởng của không khí đất trời và con người thời điểm đầu xuân vô cùng đáng quý. Mọi người, mọi vật đều ở trong trạng thái vui vẻ và hưng phấn, dễ dàng tiếp nhận những điều mới lạ.

- Tâm lý mong đợi, háo hức của cộng đồng sau kỳ nghỉ Tết dài ngày: Ra xuân mọi người thường bắt tay vào việc lập kế hoạch và mục tiêu cho năm mới. Nếu hội nghị của bạn xuất hiện vào thời gian này, chắc chắn tỷ lệ người tham dự sẽ rất cao, hội nghị của bạn sẽ có tên trong danh sách những việc cần làm của mọi người. 

- Tạo điểm chạm cho thương hiệu với khách hàng và đối tác: Khai xuân là một lý do cực kỳ chính đáng để các đơn vị/doanh nghiệp có thể lấy đó làm lý do kết nối với khách hàng. Sau thời gian nghỉ dài ngày, mọi cá nhân vẫn còn đang đắm chìm trong những bữa tiệc bên gia đình, những chuyến du xuân cùng bạn bè… Hội nghị đầu xuân chính là dịp để các tổ chức/đơn vị/doanh nghiệp hiện diện trước mặt công chúng.

- Tạo nét văn hóa doanh nghiệp: Nhiều doanh nghiệp đã tạo thói quen cho đối tác/khách hàng của mình thông qua hội nghị đầu xuân. Điều này được xem như một nét văn hóa của doanh nghiệp, tạo điểm nhấn trong lòng các khách mời và khiến họ nhớ tới đơn vị tổ chức mỗi dịp xuân đến.

- Tạo lòng tin và gây dựng uy tín với công chúng: Việc đưa ra những vấn đề tồn tại mà mọi người quan tâm sau đó giải quyết ổn thỏa sẽ khiến các khách hàng, đối tác cảm thấy được thỏa mãn. Bất cứ ai nhận được giá trị họ mong muốn từ doanh nghiệp đều có sự tin tưởng và quyết tâm gắn bó với doanh nghiệp đó.

- Củng cố mối quan hệ với khách hàng cũ và tìm kiếm cơ hội kết nối với khách hàng mới thông qua các chương trình trong hội nghị. Rất nhiều quan hệ hợp tác, giao thương, bạn hàng… đều có xuất phát điểm chung là hội nghị đầu xuân của doanh nghiệp. 

2. Lựa chọn thời điểm tổ chức hội nghị đầu xuân

2.1. Tại sao phải lựa chọn thời điểm phù hợp dịp đầu xuân để tổ chức hội nghị

Không phải thời điểm nào đầu xuân tổ chức hội nghị cũng đem lại kết quả tuyệt vời. Thời gian tổ chức vẫn cần bám sát vào mục đích và mục tiêu của hội nghị và phù hợp với phần đông khách mời tham dự để:

- Đảm bảo số lượng khách mời sẽ đến tham dự hội nghị: 

- Đảm bảo chất lượng chương trình, các thông điệp, nội dung hội nghị đưa ra sẽ tiếp cận được đông đảo công chúng.

- Giúp khách hàng cảm nhận được sự tinh tế của doanh nghiệp từ khâu tổ chức

- Đảm bảo mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp (tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ hợp tác thành công, số lượng khách hàng mới, số lượng đơn hàng….)

2.2. Những lưu ý lựa chọn thời điểm tổ chức hội nghị đầu xuân đảm bảo thành công

Nếu không khéo léo lựa chọn thời điểm, hội nghị đầu xuân của bạn rất có thể sẽ thất bại. Sau đây là một số lưu ý mà Hoabinh Events muốn gửi đến bạn khi muốn tổ chức hội nghị vào quãng thời gian đẹp đẽ này:

- Thời gian tổ chức hội nghị cần tránh những ngày lễ tế truyền thống. Bởi rất nhiều cá nhân đã sắp xếp hành trình của mình trong suốt những ngày lễ đầu xuân. Rằm tháng giêng, giỗ tổ Hùng Vương… là những ngày chúng ta thường dành cho gia đình, bạn bè, hội nghị của bạn sẽ không được ưu tiên trong những ngày này.

- Thời gian tổ chức hội nghị nên phù hợp với lịch làm việc chung của đơn vị tổ chức và đại đa số khách mời. Không nên tổ chức vào buổi tối để tránh ảnh hưởng tới lịch trình cá nhân của khách mời.

- Không nên tổ chức ngay lập tức sau khi kỳ nghỉ Tết kết thúc: Bởi những ngày đầu quay lại công việc, các đơn vị/cá nhân thường có lịch khai xuân cùng đồng nghiệp, đối tác. Dư âm của kỳ nghỉ Tết vẫn tồn tại rất mạnh mẽ. Nếu tổ chức hội nghị thời gian này, rất có thể khách mời sẽ ít tham gia, thiếu sự tập trung vào nội dung của hội nghị.

- Không nên tổ chức quá muộn làm mất ý nghĩa của thời điểm đầu xuân. Khách hàng có thể nghĩ rằng doanh nghiệp/tổ chức thiếu chuyên nghiệp và tinh tế khi chủ đề không phù hợp với thời điểm tổ chức.

3. Gợi ý một số loại hình tổ chức hội nghị đầu xuân được yêu thích

3.1. Hội nghị chuyên đề

Hội nghị chuyên đề là hội nghị có nội dung nhấn mạnh vào một chủ đề cụ thể. Bạn sẽ thường bắt gặp loại hình này trong hội nghị của các tổ chức, đơn vị, hiệp hội, cơ quan, xí nghiệp, doanh nghiệp. Mục đích của hội nghị chuyên đề rất rõ ràng, có định hướng. Người tham dự sẽ được chia sẻ lượng thông tin, kiến thức hay kinh nghiệm về chủ đề đã định.

Ảnh 6:

3.2. Hội nghị hội thảo

Đây là loại hình kết hợp giữa hội nghị và hội thảo. Thông thường những hội nghị hội thảo sẽ có sự tham dự của các diễn giả. Họ sẽ đóng vai trò trình bày và dẫn dắt chủ đề chính, các khách mời có thể đặt câu hỏi và tham gia thảo luận cùng diễn giả sau đó. 

3.3. Hội nghị triển lãm

Hội nghị triển lãm cũng là một loại hình hội nghị kết hợp với triển lãm sản phẩm dịch vụ. Trong quá trình tổ chức hội nghị, các doanh nghiệp sẽ có cơ hội trưng bày sản phẩm và giới thiệu dịch vụ của mình đến đông đảo khách mời tham dự. Mục đích của hội nghị triển lãm chính là quảng bá sản phẩm, dịch vụ; gia tăng cơ hội kết nối kinh doanh hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng. 

3.4. Hội nghị gala dinner

Hội nghị gala dinner chính là loại hình hội nghị có kết hợp với tiệc tối để thiết đãi khách tham dự.  Một hội nghị gala dinner sẽ bao gồm 2 phần, các khách mời sẽ tham gia vào các chương trình hoạt động của hội nghị trước, sau đó sẽ là ăn tối thư giãn cùng các tiết mục văn nghệ, giải trí. Hội nghị kết hợp với tiệc tối là sự lựa chọn đầu tiên của các doanh nghiệp khi muốn rút ngắn khoảng cách, tạo mối quan hệ thân mật và gắn kết với khách mời. 

 4. Hoabinh Events - Đơn vị tổ chức hội nghị đầu xuân chuyên nghiệp

Hoabinh Events, một thương hiệu trong hệ sinh thái của Hòa Bình Group. Hoabinh Events tự hào  đã có kinh nghiệm 15 năm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện, du lịch MICE tại Việt Nam. Với vị thế dẫn đầu, Hoabinh Events hiện nay đang là đối tác thân thiết của hơn 3000 cơ quan, doanh nghiệp trong nước cũng như các tổ chức quốc tế UNDP toàn cầu, Ngân hàng Thế giới, đại sứ quán,  doanh nghiệp FDI và các tổ chức chính phủ và phi chính phủ.

Mỗi năm, Hoabinh Events đã tổ chức trên 1000 chương trình đa dạng về quy mô, phong phú về hình thức, đem đến những thời khắc ấn tượng, khó quên trong lòng khách hàng và người tham dự.

Khi hợp tác tổ chức hội nghị đầu xuân cùng Hoabinh Group các bạn sẽ có được:

- Dịch vụ tổ chức trọn gói, tổng thể từ việc tổ chức hội nghị đến các nhu cầu booking phòng khách sạn, booking xe di chuyển, booking vé máy bay, booking tour du lịch cho thành viên đoàn và các khách mời tham dự, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí.

- Các thiết bị tổ chức luôn được đảm bảo 2 yếu tố: Hiện đại nhất - Chuyên nghiệp nhất. Đảm bảo chất lượng chương trình đạt chuẩn hoặc trên chuẩn đề ra.

- Nhân sự được đào tạo bài bản chất lượng quốc tế sẵn sàng hỗ trợ 24/7 mọi mong muốn, yêu cầu từ phía khách hàng.

- Công ty có tiềm lực tài chính mạnh mẽ, pháp lý rõ ràng, sẵn sàng đảm nhận các chương trình, sự kiện quy mô lớn, hoành tráng, có yêu cầu kỹ lưỡng về năng lực nhà tổ chức.

Hội nghị đầu xuân là cơ hội tốt để tăng cường và mở rộng các mối quan hệ  giữa đối tác với đối tác, giữa doanh nghiệp với khách hàng. Hoabinh Events hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp các bạn biết cách nắm bắt thời điểm tổ chức hội nghị thích hợp, từ đó gặt hái được thành công rực rỡ hơn mong đợi. Đừng quên việc lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín cũng sẽ giúp tối ưu hiệu quả hội nghị nữa đấy. Hoabinh Events rất hân hạnh nếu được đồng hành cùng doanh nghiệp/đơn vị bạn. Mọi câu hỏi, thắc mắc cần được tư vấn hãy liên hệ ngay với Hoabinh Events theo thông tin dưới đây nhé! 

 

Chi tiết liên hệ:

HOABINH EVENTS - HOÀ BÌNH GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

* Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0918.640.988

* Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Các chi nhánh khác: Hoà Bình, Thái Lan, Singapore

* Website: hoabinhevents.com/hoabinh-group.com