Tổ chức sự kiện HoaBinh Events - Dịch vụ chuyên nghiệp số 1 Việt Nam

Tổ chức sự kiện là thực hiện các chương trình hoạt động về nhiều lĩnh vực đa dạng như kinh doanh, giải trí, thể thao… qua các hình thức như hội nghị, họp báo, triển lãm trưng bày hay lễ hội… để truyền đi những thông điệp chính của những người làm sự kiện.

Tuy nhiên muốn tổ chức sự kiện thành công cần rất nhiều thời gian, công sức, ý tưởng cũng như trang thiết bị… và chắc chắn không phải điều dễ dàng. HoaBinh Events là một trong những công ty hàng đầu về tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo với hơn 13 năm kinh nghiệm hoạt động đảm bảo sẽ giúp cho công việc tổ chức sự kiện dễ dàng hơn bao giờ hết!

>>Toplist đánh giá HoaBinh Events tại đây     

Vai trò của tổ chức sự kiện và các loại hình sự kiện phổ biến

Vai trò của tổ chức sự kiện và các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện rất phổ biến trong tất cả các lĩnh vực của đời sống

Tổ chức sự kiện chính là thực hiện các phần của một sự kiện bắt đầu từ lúc hình thành ý tưởng tới khi hoàn thiện và kết thúc chương trình. Điều này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng khách hàng mục tiêu. Các sự kiện còn có mục đích đặc biệt hơn, chính là để đánh bóng cho thương hiệu của nhãn hàng nhằm tăng doanh số bán hàng.

Các mục đích chính của sự kiện thường là:

  • Hỗ trợ truyền thông, xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp, giúp cải thiện và thay đổi nhận thức của công chúng.
  • Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp

Sự kiện triển lãm ô tô

Loại hình sự kiện triển lãm

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Chính bởi vậy, tổ chức sự kiện thường có độ “bao phủ” rộng lớn gồm nhiều lĩnh vực như:

  • Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
  • Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
  • Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
  • Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
  • Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
  • Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
  • Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
  • Festive events: Lễ hội truyền thống, lễ hội thường niên, liên hoan, Festive,…
  • Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
  • Meetings: Là các buổi gặp gỡ thảo luận, gặp mặt giao lưu, họp hành, hội thảo,…
  • Seminars: Là các buổi hội thảo học thuật chuyên đề
  • Workshops: Bán hàng
  • Conferences: Là các buổi Hội thảo
  • Conventions: Là các buổi Hội nghị
  • Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
  • Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
  • Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
  • Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
  • Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Quy trình tổ chức sự kiện đảm bảo thành công

Quy trình tổ chức sự kiện đảm bảo thành công

Tổ chức sự kiện cần thực hiện theo quy trình một cách chặt chẽ

Việc tổ chức sự kiện cần được lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Có như vậy sự kiện mới diễn ra một cách thành công và hạn chế được những rủi ro đột xuất, không may có thể xảy ra gây thất bại nặng nề cho sự kiện.

Thiết lập mục tiêu cho sự kiện

Khi nói tới quy trình, bước đầu tiên cần phải chú ý chính là thiết lập các mục tiêu. Khi đã nắm được mấu chốt vấn đề và đích đến cần đạt được bằng những mục tiêu rõ rang thì những bước sau đó sẽ càng trở nên dễ dàng hơn.

Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Với sự kiện, đội ngũ nhân sự bao giờ cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện. Đặc biệt, người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối tất cả những hoạt động trong sự kiện cũng nắm vai trò vô cùng quan trọng.

Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện

Tuỳ thuộc vào tính chất sự kiện, cần xác định thời gian phù hợp, chú ý tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo; kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính đồng thời phải tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện để lựa chọn vị trí thích hợp nhất đảm bảo về cả mỹ quan và thời gian di chuyển.

Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện

Một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn sẽ giúp cho sự kiện trở nên độc đáo và nổi bật hơn cả.  Yêu cầu đặt ra với đội tổ chức sự kiện là cần tập trung sáng tạo tên sự kiện, đó sẽ là một khẩu hiệu thương hiệu ngắn và đáng nhớ để mô tả sự kiện. Tiếp đó thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Bước lập kế hoạch tổng thể đóng vai trò là một trong những bước quan trọng nhất. Bằng những thông tin đã được tổng hợp và đưa ra từ bước trước đó để làm bản kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Hãy chú ý tất cả các khoảng thời gian trước trong và sau sự kiện đều không được bỏ sót.

Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Thiết lập ngân sách là vô cùng khó, do vậy việc này cần phải được dự trù tính toán đầy đủ cho tất cả các hạng mục chính trong kế hoạch. Đặc biệt cần lưu ý thêm đầy đủ các khoản phí phát sinh như du lịch, chỗ ở cho khách hàng đặc biệt…

Xin tài trợ 

Xin tài trợ cho tổ chức sự kiện là một trong các khâu quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Khi chuẩn bị xin tài trợ bạn không nên lao ngay vào việc gửi email, gọi điện thoại hay xin gặp mặt một cách dồn dập. Hãy đặt lại những câu hỏi như:

"Hình ảnh của tổ chức tôi đang đại diện là gì?"

"Đối tác của tôi là ai?"

"Tôi cần biết những gì về họ?"

"Mục đích chính của tôi là gì?"

Khi nắm được những câu hỏi này thì phần việc còn lại sẽ đơn giản hơn rất nhiều, nó giúp bạn đi đúng trọng tâm và gây ấn tượng tốt với đối tác. Đừng quên thể hiện rõ ràng những công việc mà mình sẽ cùng giải quyết với đối tác. Hãy cho họ thấy sự chủ động và nhiệt tình của bạn. Tuy nhiên, nếu chỉ có vậy thì chưa đủ để xin tài trợ thành công, vì thế HoaBinh Events sẽ "mách" bạn một số tips nhỏ để cuộc đàm phán trở nên thuận lợi hơn.

Nguyên tắc đầu tiên bạn cần thể hiện cho đối tác của mình chính là "win - win", bạn cần cho đối tác thấy việc hợp tác với bạn đem lại cho họ những lợi ích thiết thực nào. Chắc chắn không ai lại bỏ qua một cơ hội tốt dành cho mình. Tiếp theo, khi tiếp cận đối tác, sự rõ ràng trong quan điểm và thể hiện hiểu biết của mình với họ sẽ là một điểm cộng lớn. Việc đó chứng tỏ bạn là một người nghiêm túc trong công việc và có thái độ chuyên nghiệp. Từ những gì bạn thể hiện đối tác sẽ có đánh giá tiêu cực hoặc tích cực hơn về tổ chức mà bạn đang đại diện. Khi gửi thư, email cho đối tác phải luôn nhớ rằng hình thức là điều quan trọng không kém gì nội dung. Bạn cần đảm bảo mọi thứ thật chuẩn chỉnh trước khi gửi nó tới đối tác. Còn đối với những cuộc gặp mặt trực tiếp, những lưu ý bạn không nên bỏ qua HoaBinh Events cũng đã nêu rõ ở trên. Bạn hãy giữ cho mình thái độ tự tin, nhiệt tình và đừng quên thể hiện rõ ràng ý muốn của mình cũng như "show" rõ được lợi ích của đối tác khi cùng hợp tác với bạn. Nắm được những điều này, chắc chắn việc xin tài trợ cho sự kiện của bạn không còn là điều gì quá phức tạp nữa.

Truyền thông cho sự kiện

Quảng bá được xem là bước không thể bỏ qua trong bất cứ quy trình tổ chức sự kiện hay hội nghị nào. Hãy bắt đầu quảng bá trực tuyến từ chính những kênh online của bạn như website, email hoặc các kênh mạng xã hội. Sau đó bạn cần lên kế hoạch cho những quảng cáo trả phí để mở rộng việc quảng bá của mình đồng thời khuyến khích khách hàng tham gia.

Sau sự kiện. cần gửi lời cảm ơn và tri ân tới các nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông cho sự kiện cũng như có thêm thông cáo báo chí và các bài viết truyền tải các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.

Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Việc đánh giá hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu. Sau đó dựa trên những kết quả thực tế từ sự kiện để tiến hành so sánh đồng thời tổng hợp với toàn đội để nhận xét và cùng rút kinh nghiệm.

HoaBinh Events – đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện của HoaBinh Events

Đội ngũ nhân sự HoaBinh Events

HoaBinh Events tự hào là một trong những công ty hàng đầu hoạt động về lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ mỗi năm. Không chỉ nhứng sự kiện Nhà nước như lễ kỷ niệm thành lập, lễ trao tặng danh hiệu… mà chúng tôi còn tổ chức các sự kiện doanh nghiệp như Lễ khởi công động thổ, mở bán bất động sản, sự kiện ra mắt sản phẩm …

Với 3 chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng và Sài Gòn, HoaBinh Events tự tin luôn luôn sẵn sàng đáp ứng tốt nhu cầu tổ chức sự kiện trên Toàn quốc bằng chính những dịch vụ chuyên nghiệp và đội ngũ nhân sự tận tâm, giỏi chuyên môn.

HoaBinh Events cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bao gồm:

  • Lên ý tưởng kịch bản chương trình
  • Xin giấy phép tổ chức
  • Địa điểm tổ chức
  • Trang thiết bị
  • Nhân sự phục vụ
  • Truyền thông, quảng cáo

Một điểm cộng trong dịch vụ tổ chức sự kiện ở HoaBinh Events chính là hệ thống trang thiết bị được đầu tư đáng kể cả về số lượng và chất lượng với những model mới và hiện đại bậc nhất. Một điều mà không phải công ty sự kiện nào cũng có. Do đó, Quý khách tiết kiệm được kha khá chi phí khi sử dụng dịch vụ của HoaBinh Events bởi hệ thống thiết bị có sẵn chứ không phải đi thuê lại qua một bên trung gian khác.

Đó là những lí do giúp HoaBinh Events nhận được sự tín nhiệm của nhiều cơ quan ban ngành như Bộ Y Tế, Bộ Giáo Dục, Bộ Giao thông vận tải…và các doanh nghiệp trong và ngoài nước như: Antao, Unicity, Gcoop, FLC, Brother, Habeco…

Khi quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với HoaBinh Events theo Hotline – 0913 311 911 để được tư vấn chi tiết cụ thể và hỗ trợ trọn gói!

>>> Xem thêm: Tổ chức hội nghị - hội thảo

Tổ chức sự kiện Quốc tế Thiếu nhi 1/6

Tổ chức sự kiện Quốc tế Thiếu nhi 1/6

Chào mừng ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6, Hoabinh Events cung cấp thiết bị, ý tưởng kịch bản và nhân sự phục vụ biểu diễn chuyên nghiệp. Hiểu được tâm lý của trẻ em, từ nhiều năm qua Hoabinh Events luôn sáng tạo ra những kịch bản chương trình vui nhộn và ý nghĩa dành cho các bé. Một chương trình Ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6 thường gồm các phần: phần tiệc, phần trò chơi và phần biểu diễn nghệ thuật.

Tổ Chức Trung Thu

Tổ Chức Trung Thu

Nhằm mang đến chất lượng dịch vụ hoàn hảo nhất nhưng có mức chi phí tiết kiệm, HoabinhEvents chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức chương trình trung thu trọn gói được trau chuốt mọi khâu từ lên ý tưởng, viết kịch bản đến thực hiện chương trình.

Tổ Chức Halloween

Tổ Chức Halloween

HoaBinhEvents, công ty tổ chức sự kiện với nhiều năm kinh nghiệm sẽ đảm bảo mang đến cho quý khách một lễ Halloween không chỉ đẹp, hoành tráng độc đáo, mang lại hiệu quả cao mà còn có thể tránh được những chi phí không đáng có.

Tổ Chức Giáng Sinh

Tổ Chức Giáng Sinh

Hiểu được nhu cầu muốn có một bữa tiệc Giáng Sinh thật ý nghĩa và tràn ngập niềm vui, dịch vụ tổ chức tiệc Giáng Sinh chuyên nghiệp của HoaBinhEvents luôn sẵn sàng tư vấn và thực hiện những ý tưởng tiệc độc đáo và thú vị nhất cho bạn.

Tổ Chức Lễ Ký Kết Hợp Đồng

Tổ Chức Lễ Ký Kết Hợp Đồng

Tổ chức lễ ký kết hợp đồng là sự kiện quan trọng đánh dấu sự hợp tác bền chặt giữa hai công ty, tổ chức. Các dự án về xây dựng, các cam kết thuê mặt bằng, các đơn hàng sản phẩm cần bán… luôn đi kèm theo ký kết giao kèo với nhau bằng một hợp đồng. Đặc biệt với các công trình giao thông, các công trình xây dựng mang tầm cỡ quốc tế, thường tổ chức các buổi lễ ký kết hợp đồng hết sức quy mô. 

Tổ Chức Lễ Khởi Công, Động Thổ

Tổ Chức Lễ Khởi Công, Động Thổ

HoabinhEvents – đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam nhận tư vấn, hỗ trợ, cung cấp trọn gói dịch vụ tổ chức lễ khởi công, động thổ với mức giá hấp dẫn và cạnh tranh nhất.

Tổ Chức Lễ Kỷ Niệm

Tổ Chức Lễ Kỷ Niệm

Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn, nhỏ, HoaBinhEvents là một trong những nhà tổ chức lễ kỷ niệm hàng đầu Việt Nam. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trong lĩnh vực sự kiện cùng với hệ thống thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại của chúng tôi sẽ mang đến cho bạn một lễ kỷ niệm thật ấn tượng và đáng nhớ

Tổ Chức Lễ Khai Trương

Tổ Chức Lễ Khai Trương

HoaBinhEvents – công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức lễ khai trương luôn sẵn sàng để hỗ trợ bạn. HoaBinhEvents đảm bảo sẽ mang đến cho bạn một lễ khai trương thật hoành tráng và gây được ấn tượng mạnh đối với đông đảo khách mời tham dự

Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm

Tổ Chức Lễ Ra Mắt Sản Phẩm

Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức lễ ra mắt sản phẩm, HoaBinhEvents tự tin có thể đảm bảo cho quý khách có một buổi lễ ra mắt sản phẩm đầy thu hút, độc đáo.

Tổ Chức Hội Chợ Triển Lãm

Tổ Chức Hội Chợ Triển Lãm

HoaBinhEvents chuyên nhận tổ chức hội chợ triển lãm, tổ chức hội chợ chuyên nghiệp từ khâu liên hệ mặt bằng, dàn dựng gian hàng, trang trí, quảng bá chương trình đến thiết kế gian hàng, cho thuê gian hàng tiêu chuẩn, gian hàng hội chợ, bàn ghế đẹp, lạ, sang trọng.

Tổ Chức Gala Dinner

Tổ Chức Gala Dinner

HoaBinhEvents tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu, chuyên tổ chức Gala Dinner cho các tổ chức, các doanh nghiệp trên khắp cả nước. Đến với HoaBinhEvents, bạn sẽ nhận được nhiều sự ưu đãi cũng như các gói dịch vụ đa dạng

Tổ Chức Biểu Diễn Nghệ Thuật

Tổ Chức Biểu Diễn Nghệ Thuật

Để giúp khách hàng giảm bớt áp lực khi phải tổ chức biểu diễn nghệ thuật, HoaBinhEvents – công ty tổ chức sự kiện hàng đầu nhận tổ chức biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp bao gồm các đạo diễn, biên đạo múa, ca sĩ, ngôi sao hàng đầu Việt Nam

Tổ Chức Tiệc Tân Niên

Tổ Chức Tiệc Tân Niên

Tổ chức tiệc tân niên là hoạt động ý nghĩa cho doanh nghiệp, tổ chức để bắt đầu một năm làm việc mới suôn sẻ, thuận lợi. Công ty tổ chức sự kiện HoabinhEvents cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tân niên chất lượng - giá cạnh tranh - đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp trên toàn quốc.

Tổ Chức Team Building

Tổ Chức Team Building

Nhờ khả năng tăng sức mạnh gắn kết tập thể, phối hợp nhịp nhàng hơn trong công việc cũng như hướng tới mục tiêu chung của công ty, Teambuilding – đã và đang trở thành một hoạt động thường niên của hầu hết doanh nghiệp. Đặc biệt, trong mùa lễ hội cuối năm, teambuilding được kết hợp trong nhiều sự kiện như tiệc cuối năm, tiệc giáng sinh...

Tổ chức Lễ Kick off dự án, Kick Off Meeting

Tổ chức Lễ Kick off dự án, Kick Off Meeting

Lễ kick off các dự án bất động sản là một sự kiện quan trọng trong kế hoạch truyền thông và quảng cáo của doanh nghiệp. HoabinhEvents tự tin mang lại những ý tưởng sáng tạo và hiện thực hóa những ý tưởng đó với đội ngũ nhân viên phát triển ý tưởng hết lòng với nghề và cơ sở vật chất hiện đại, tối tân nhất.

Tổ chức sự kiện 8/3 năm 2021 độc đáo và ấn tượng

Tổ chức sự kiện 8/3 năm 2021 độc đáo và ấn tượng

Ngày Quốc tế phụ nữ 8/3 hàng năm là sự kiện ý nghĩa đối với phụ nữ Thế giới nói chung và phụ nữ Việt Nam nói riêng. Vào ngày này, các đấng mày râu đều muốn thể hiện sự tri ân đối với một nửa thế giới bằng những món quà ý nghĩa nhất. Và để sự kiện 8/3 năm 2020 thêm phần độc đáo và ấn tượng hơn cả, hãy đồng hành cùng dịch vụ của HoaBinh Events nhé!

Tổ Chức Tiệc Cuối Năm

Tổ Chức Tiệc Cuối Năm

HoabinhEvents hiện đang là nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp dành được nhiều tình cảm của khách hàng trong thời gian qua. Đặc biệt, chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc cuối năm bao gồm kịch bản, âm thanh, ánh sáng, thiết bị, địa điểm tổ chức,… dựa theo nhu cầu, văn hóa doanh nghiệp và mục đích mà doanh nghiệp muốn hướng tới.

Tổ Chức Lễ Khánh Thành

Tổ Chức Lễ Khánh Thành

HoabinhEvents là đơn vị lâu năm trong lĩnh vực tổ chức lễ khánh thành sẽ mang đến cho khách hàng dịch vụ tổ chức lễ khánh thành hoàn hảo nhất.

Tổ Chức Lễ Hội, Sự Kiện Cộng Đồng

Tổ Chức Lễ Hội, Sự Kiện Cộng Đồng

Là một trong những nhà tiên phong trong lĩnh vực sự kiện của Việt Nam, HoaBinhEvents chuyên nhận tổ chức lễ hội, sự kiện cộng đồng một cách mới mẻ, sáng tạo và hấp dẫn