Tổ chức lễ khánh thành nhà máy cần chuẩn bị những gì?

Lễ khánh thành nhà máy được doanh nghiệp, nhà máy tổ chức nhằm mục đích đánh dấu thời khắc công trình đã được hoàn thành và sẵn sàng đưa vào hoạt động. Việc tổ chức lễ khánh thành nhà máy còn được xem là cơ hội tốt để doanh nghiệp giới thiệu, quảng bá sản phẩm đến những khách hàng tiềm năng. Vậy, để tổ chức được chương trình lễ khánh thành thành công, thu hút được sự quan tâm từ dư luận và ghi được dấu ấn trong lòng khách mời, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những gì?  

Ý nghĩa của buổi lễ khánh thành nhà máy đối với doanh nghiệp 

Tổ chức lễ khánh thành nhà máy có ý nghĩa vô cùng quan trọng với các doanh nghiệp. Sự kiện này không chỉ dừng lại ở mục đích thông báo dự án thi công nhà máy đã hoàn thành mà còn giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của mình đến khách hàng đối tác. Bên cạnh đó, lễ khánh thành còn có ý nghĩa quan trọng về mặt tín ngưỡng đối với doanh nghiệp. 

Ý nghĩa về mặt tinh thần, tín ngưỡng

Theo quan niệm nhân gian “đất có Thổ Công, sông có Hà Bá”, tức là, ở bất kỳ vùng đất nào cũng có sự hiện diện của các vị thần. Do đó, tổ chức lễ khánh thành là một hình thức nhằm cầu xin các vị thần linh phù hộ doanh nghiệp kinh doanh thuận lợi và gặp nhiều may mắn.

Còn theo văn hóa Phương Đông, lễ khánh thành được xem là một nét văn hóa lâu đời. Buổi lễ diễn ra thành công được coi là sự khởi đầu may mắn và thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp về sau. 

Ngoài ra, tổ chức lễ khánh thành còn mang đến sự phấn khởi, quyết tâm và gắn kết cho các cán bộ nhân viên trong công việc. 

Ý nghĩa về mặt kinh doanh 

Lễ khánh thành có 2 ý nghĩa lớn đối với việc kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như sau: 

Xây dựng hình ảnh thương hiệu và quảng bá sản phẩm

Lễ khánh thành nhà máy là sự kiện lớn và quan trọng đối với doanh nghiệp. Những sự kiện này thường có sự tham gia của rất nhiều quan khách, trong đó cả đối tác và khách hàng tiềm năng. 

Vì thế, đây là dịp vô cùng thích hợp để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, thương hiệu và sản phẩm đến những vị khách tham dự buổi lễ. Sự kiện này cũng chính là cơ hội tốt để doanh nghiệp biến những đối tác/ khách hàng tiềm năng thành đối tác/khách hàng trong tương lai. 

Kết nối đối tác, khách hàng với doanh nghiệp 

Thông qua việc gặp gỡ khách hàng tại buổi lễ, doanh nghiệp có thể thu thập thêm thông tin, phản hồi, đánh giá từ phía khách hàng, đối tác về sản phẩm và dịch vụ. Từ đó, doanh nghiệp có thể vạch ra những hướng đi mới và hiệu quả hơn trong tương lai. 

Quy trình tổ chức lễ khánh thành nhà máy 

Quy trình tổ chức lễ khánh thành nhà máy thường được chia thành 3 giai đoạn. Ở mỗi giai đoạn, ban tổ chức cần phải chuẩn bị và thực hiện những công việc khác nhau. 

Giai đoạn 1: Lên kế hoạch tổng thể và chuẩn bị các nội dung liên quan đến sự kiện 

Đây là bước đầu tiên doanh nghiệp cần phải làm để có được sự kiện hoàn hảo nhất. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp phải chuẩn bị các nội dung như sau: 

• Khảo sát địa điểm tổ chức, bao gồm việc đo đạc không gian tổ chức, sân khấu, vị trí khách mời ngồi, không gian dùng tiệc, không gian tham quan,...

• Lên danh sách và số lượng khách mời cho lễ khánh thành.

• Lên ý tưởng chủ đề cho sự kiện.

• Xây dựng nội dung chương trình. 

• Thiết kế và in ấn băng rôn, standee, banner, thư mời,… theo chủ đề của sự kiện.

• In và phát thiệp mời trước ngày diễn ra sự kiện ít nhất 5 ngày. 

• Chuẩn bị trang thiết bị âm thanh, ánh sáng phục vụ cho sân khấu và bàn ghế. 

• Phân công và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân sự trong ban tổ chức. 

• Chuẩn bị bài phát biểu cho lễ khánh thành nhà máy.

• Triển khai chiến dịch truyền thông trước, trong và sau sự kiện.

Lưu ý: Trong bước này, doanh nghiệp phải chốt được địa điểm, thời gian, chủ đề của sự kiện và tất cả các công việc mà ban tổ chức cần phải chuẩn bị trước. Ban tổ chức chú ý hoàn thành các công việc này trong thời gian sớm nhất. 

Địa điểm tổ chức lễ khánh thành nhà máy thường là khuôn viên nhà máy. Bởi, khu vực này có không gian rộng rãi để dựng sân khấu và sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời. 

Giai đoạn 2: Tiến hành trang trí, dàn dựng sân khấu và các khu vực khác

Việc trang trí không gian tổ chức sự kiện, dàn dựng sân khấu nên được thực hiện từ sớm, thường là trước khi sự kiện diễn ra khoảng 2 tuần. Bởi, trong những trường hợp không may gặp phải sự cố, ban tổ chức sẽ có thời gian để sửa chữa, khắc phục các vấn đề đó nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và trơn tru. 

Trang trí khu vực bên ngoài: Ban tổ chức treo băng rôn dọc, băng rôn ngang, cờ phướn… xung quanh khu vực tổ chức lễ. 

Trang trí cổng chào đón khách: Ban tổ chức có thể lắp đặt cổng chào (thường là cổng hơi), trải thảm đỏ, trang trí cây cảnh xung quanh lối đi vào,...

Trang trí khu vực lễ chính: Đây là khu vực cần đầu tư nhiều thời gian và công sức để trang trí nhất. Ban tổ chức bố trí người để lắp đặt bạt nhà, sân khấu, backdrop sân khấu, trải thảm, bàn ghế khách mời, bàn ghế tiếp tân,… 

Trang trí khu vực lối vào của nhà máy: Ban tổ chức trang trí khu vực công trình mới và bố trí các biển báo chỉ hướng đi nhằm phục vụ cho việc tham quan công trình của khách mời được thuận tiện hơn. 

Trang trí khu vực chiêu đãi tiệc: Không gian này nên được bố trí gọn gàng và thuận tiện cho sự di chuyển của nhân viên, khách mời. Bàn ghế phải được sắp xếp khoa học. 

Khu vực “check in” của khách mời: Trong thời đại công nghệ số hiện nay, bất kỳ sự kiện nào đều không thể thiếu vắng được khu vực “check in”. Đây là nơi khách mời ghi lại những bức ảnh kỷ niệm và rất có thể họ sẽ chia sẻ lại những khoảnh khắc này lên các trang mạng xã hội. Điều này có thể giúp doanh nghiệp lan tỏa được hình ảnh sự kiện và thương hiệu đến đông đảo những người tham gia mạng xã hội khác. Do đó, ban tổ chức cần lưu ý trang trí khu vực này thật bắt mắt và nổi bật. 

Giai đoạn 3: Quy trình quản lý và thực hiện trong buổi lễ 

Các nhân sự trong ban tổ chức phải thực hiện đúng nhiệm vụ đã được phân công. Mỗi cá nhân, bộ phận phải hoàn thành tốt công việc của mình theo đúng kế hoạch để tránh làm ảnh hưởng đến bộ phận khác. 

Đón khách: Đội ngũ lễ tân mặc đồng phục hoặc áo dài đón khách tại cửa ra vào và hướng dẫn vị trí chỗ ngồi phù hợp cho từng vị khách. Khâu đón khách thường diễn ra trong khoảng từ 30 phút cho đến 1 tiếng. Với những vị khách đến sớm, lễ tân có thể hướng dẫn họ đến khu vực “check in” để chụp ảnh lưu niệm. 

Tiết mục văn nghệ mở màn: Chuẩn bị đến giờ chương trình chính thức bắt đầu, lễ tân hướng dẫn quan khách ổn định chỗ ngồi để theo dõi tiết mục văn nghệ mở màn. Thông thường, buổi lễ khánh thành nhà máy sẽ mở màn bằng một tiết mục văn nghệ sôi động nhằm thu hút sự chú ý từ phía khán giả.  

Giới thiệu đại biểu tham dự: Sau khi quan khách thưởng thức tiết mục chào mừng, MC bước lên sân khấu, chào mừng và cảm ơn sự tham gia của các vị đại biểu, khách mời. MC giới thiệu những vị đại biểu, khách mời quan trọng trong sự kiện này.

Bài phát biểu chúc mừng sự kiện khánh thành nhà máy: Bài phát biểu của đại diện nhà máy là phần không thể thiếu trong chương trình tổ chức lễ khánh thành nhà máy. Trong bài phát biểu, đại diện nhà máy phải thể hiện được sự cảm kích đối với những người đã góp công sức vào dự án. Bên cạnh đó, bài phát biểu cũng cần nêu được những cam kết về mặt lợi ích mà nhà máy sẽ mang đến cho khách hàng và đối tác trong tương lai.  

Nghi thức cắt băng khánh thành: Nghi thức cắt băng khánh thành diễn ra trước sự chứng kiến của toàn bộ các quan khách tham dự sự kiện. Tùy theo quy mô của nhà máy, số lượng vị đại biểu, khách mời trực tiếp tham ra vào nghi thức cắt băng khánh thành sẽ khác nhau. 

Ban tổ chức nên chọn số lượng người cắt băng khánh thành là 5 người, 6 người, 8 người, 9 người, 10 người hoặc 12 người. Người ta thường tránh các con số 4, 7 hoặc 13, bởi đây là những con số tượng trưng cho sự không may mắn và rủi ro. 

Múa lân - sư - rồng: Sau nghi thức cắt băng khánh thành, đội múa lân - sư - rồng sẽ biểu diễn tiết mục múa chúc mừng. Múa lân - sư - rồng không chỉ đơn giản là tiết mục mang đến không khí sôi động cho chương trình mà còn là nghi thức cầu mong may mắn, thuận lợi và hy vọng doanh nghiệp ngày càng phát triển trong tương lai. 

Dẫn khách mời đi tham quan nhà máy: Thông qua hoạt động tham quan này, khách mời tận mắt thấy được dây chuyền sản xuất hiện đại, quy trình tạo ra thành phẩm. Nhờ đó, họ sẽ cảm thấy an tâm và tin tưởng vào các sản phẩm mà nhà máy sản xuất ra. Ban tổ chức nên sắp xếp người hướng dẫn am hiểu về nhà máy và có thể giải đáp bất kỳ thắc mắc nào của khách mời. 

Chiêu đãi tiệc nhẹ: Thực đơn gồm nhiều loại bánh mặn ngọt khác nhau, hoa quả, trà, cà phê, nước ép hoa quả,… được trang trí đẹp mắt và bày biện sẵn trong khu vực chiêu đãi tiệc. Khách mời có thể vừa thưởng được hương vị của bánh ngọt vừa có thể trò chuyện với người đối diện mà vẫn rất sang trọng và lịch sự. 

Tiễn khách: Sau khi kết thúc chương trình, nhân sự được giao nhiệm vụ tiễn khách có mặt ở cửa để chào và tặng đồ lưu niệm cho khách mời nếu có.

Lưu ý: Trong suốt quá trình tổ chức lễ khánh thành, các trưởng bộ phận phải luôn theo dõi sát sao nhân sự và bao quát được toàn bộ công việc để kịp thời xử lý tình huống bất ngờ có thể xảy ra. 

Những lưu ý cần biết khi tổ chức lễ khánh thành nhà máy 

Chúng ta không thể lường trước được những sự cố nào có thể xảy ra trong sự kiện. Vì thế, để có được sự kiện khánh thành thành công thì cách tốt nhất là phải chuẩn bị kỹ càng các phần việc và nắm rõ được những lưu ý cần biết khi tổ chức chương trình. 

Chạy thử hệ thống âm thanh, ánh sáng… 

Nếu chỉ chuẩn bị kỹ lưỡng các thiết bị âm thanh, ánh sáng,… mà không chạy thử thì rất khó để đảm bảo rằng trong sự kiện các thiết bị này sẽ  được vận hành trơn tru. Trước khi sự kiện diễn ra ít nhất 1, 2 ngày ban tổ chức nên kiểm tra cẩn thận và cho chạy thử các thiết bị âm thanh ánh sáng,  nếu thiết bị gặp lỗi hãy khắc phục ngay. 

Lưu ý các vấn đề liên quan đến MC

MC là cầu nối trung gian để doanh nghiệp truyền tải thông điệp đến khách mời. Người MC phải tạo ra được không khí vui vẻ, sôi động cho sự kiện và giúp khán giả cảm thấy thoải mái, hào hứng lắng nghe. 

Vì thế, MC là nhân tố quan trọng quyết định đến sự thành công của buổi lễ khánh thành. Ban tổ chức cần phải tìm kiếm được người dẫn chương trình chuyên nghiệp và phù hợp với sự kiện. 

Sự phối hợp giữa các bộ phận trong ban tổ chức 

Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong ban tổ chức sẽ giúp chương trình diễn ra mượt mà hơn. Các bộ phận từ âm thanh, ánh sáng, đạo diễn sân khấu, MC,... phải cùng nhau chạy thử chương trình trước khi buổi lễ diễn ra để có được sự phối hợp nhuần nhuyễn. 

Ban tổ chức nên trang bị bộ đàm cho các trưởng bộ phận, mục đích chính là tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin giữa các bên. 

Tạm kết 

Tổ chức lễ khánh thành nhà máy bao gồm nhiều khâu, công đoạn phức tạp, đòi hỏi ban tổ chức phải có kinh nghiệm và thực sự am hiểu về quy trình tổ chức sự kiện. Do đó, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức lễ khánh thành, doanh nghiệp nên tìm kiếm và hợp tác với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp khác. 

HoaBinh Events với hơn 16 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện chắc chắn sẽ mang đến cho doanh nghiệp sự kiện lễ khánh thành thành công rực rỡ. Liên hệ ngay Hotline: 0939.311.911 - 0918.640.988 của chúng tôi để được tư vấn và giải đáp bất cứ vấn đề gì liên quan đến việc tổ chức sự kiện. 

------------------------------

HOÀ BÌNH GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

Hotline: 0939.311.911 - 0918.640.988

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Email: info@hoabinhevents.com