Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng quan trọng ra sao với doanh nghiệp?

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là chiếc chìa khoá vạn năng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm tạo sự gắn kết giữa khách hàng và doanh nghiệp. Có thể nói, đây là một chương trình cần thiết cho sự hưng thịnh trong trong tương lai của doanh nghiệp.

“Chương trình tri ân là dịp quan trọng để doanh nghiệp bày tỏ sự trân trọng đối với khách hàng và đối tác đã tin tưởng và đồng hành cùng doanh nghiệp thông qua các hình thức: Tặng quà, khuyến mãi, ưu đãi, vòng quay may mắn, lễ vinh danh khách hàng…”

Tri ân khách hàng có tầm quan trọng ra sao?

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng không chỉ có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp mà còn mang lại nhiều lợi ích cho chính khách hàng. Cụ thể như sau:

Đối với doanh nghiệp

Hội nghị tạo tiền đề cho doanh nghiệp gửi lòng biết ơn chân thành tới những khách hàng thân thiết, giúp mối quan hệ giữa khách hàng với doanh nghiệp càng bền chặt. Đồng thời, giúp nâng tầm hình ảnh thương hiệu, củng cố lòng tin khách hàng dành cho doanh nghiệp.

Sự thành công của hội nghị tri ân tạo bước đà giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng, bồi đắp lòng trung thành với thương hiệu. Ngoài ra, còn là đòn bẩy để thu hút, tiếp cận những khách hàng tiềm năng mới, tạo nên chất keo dính chặt hơn mối quan hệ mật thiết giữa khách hàng và doanh nghiệp.

Đối với khách hàng

Qua hội nghị tri ân, khách hàng có thể cảm nhận được sự quan tâm sâu sắc của doanh nghiệp đối với mình. Đồng thời, cũng là cơ hội để khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm hay doanh nghiệp, giúp lưu lại dấu ấn khó phai trong tâm trí khách hàng.

Tổ chức hội nghị tri ân khách hàng là chiếc chìa khoá vạn năng 

Tìm hiểu các bước thực hiện, tổ chức chương trình

Để có một buổi lễ tri ân thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo tất cả các hạng mục trước - trong và sau sự kiện. Dưới đây là các bước chi tiết:

Xin cấp phép tổ chức

Khi muốn tổ chức một sự kiện tri ân khách hàng, doanh nghiệp cần hoàn tất các thủ tục pháp lý cần thiết. Đặc biệt, quan trọng nhất là giấy xin phép tổ chức tiệc tri ân do sở Văn Hóa – Thể thao – Du lịch cấp.

Lên danh sách khách mời

Danh sách khách mời là những người góp mặt và là chủ chốt tạo nên thành công của buổi lễ tri ân. Do đó, bạn cần xác định danh sách này từ sớm và cân nhắc 2 yếu tố: thành phần và số lượng. Xác định danh sách khách mời càng chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn: địa điểm tổ chức, thời gian cụ thể, kinh phí dự trù, kế hoạch tổ chức chương trình…phù hợp nhất.

Cần xác định danh sách khách mời từ sớm

Lên concept cho chương trình

Sau khi đã có danh sách khách mời và chọn lựa xong bối cảnh bữa tiệc. Bạn hãy suy nghĩ ý tưởng kế hoạch tổ chức chương trình. Ý tưởng và chủ đề bữa tiệc cần có những đột phá để tạo nên sức hút cho buổi tiệc. Tuy nhiên, ý tưởng cần phải phù hợp với mục đích của chương trình và tình hình tài chính thực tế. Một ý tưởng thú vị sẽ góp phần mang đến sự hài lòng và ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng sau buổi tiệc.

Lập kế hoạch hội nghị chi tiết và tiến hành thực hiện

Khi lập kế hoạch chi tiết của sự kiện tri ân khách hàng bạn cần có cái nhìn tổng thể buổi tiệc và lường trước được các vấn đề thường xảy ra sai sót như:

• Chuẩn bị: Các thành phần như thiệp mời, quà tặng, sân khấu, banner...là không thể thiếu. Bạn cần lên thiết kế và chuẩn bị từ sớm.
• Triển khai: Các công việc như trang trí sân khấu, setup hội trường, setup âm thanh, ánh sáng, tiệc ăn uống, nhân sự, vệ sinh, an ninh,… cũng cần được triển khai chu đáo và kiểm tra tỉ mỉ chu trước khi chương trình diễn ra ít nhất từ 1 đến 2 ngày.

Bên cạnh đó, đừng quên lập một kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra như: vấn đề thời tiết, người dẫn chương trình, an ninh…

Đừng quên lập một kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống có thể xảy ra

Kịch bản chi tiết

Để chương trình tri ân diễn ra thành công, hãy xây dựng kịch bản xuyên suốt chương trình. Kịch bản này sẽ bao gồm các bước quan trọng sau: Đón khách - Giới thiệu chương trình - Văn nghệ - Ăn uống - Rút thăm trúng thưởng - Bế mạc - Tiễn khách

Bài viết trên đây hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng với doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào về cách tổ chức lễ tri ân cũng như muốn có một sự kiện hoàn hảo nhất, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ.