Cần chuẩn bị những gì cho cuộc họp hội nghị đầu năm?

Cuộc họp hội nghị đầu năm là hoạt động không thế thiếu tại các doanh nghiệp, tổ chức nhằm tổng kết các kết quả kinh doanh trong năm cũ và thảo luận và phân tích  để đưa ra giải pháp cho năm mới… Chính vì vậy cuộc họp này thường rất quan trọng và cần có sự chuẩn bị kỹ càng nhất. Bài viết dưới đây, HoaBinh Events sẽ chia sẻ những hạng mục cần chuẩn bị cuộc họp hội nghị đầu năm đạt hiệu quả cao nhất.

Mục tiêu tổ chức cuộc họp hội nghị đầu năm

Bất kỳ một cuộc họp được diễn ra đều có một mục tiêu cụ thể. Do đó, việc trước tiên cần làm là phải xác định được mục tiêu tổ chức là gì. Từ đó, bạn mới nắm được nội dung cần triển khai và cần chuẩn bị những gì để chương trình diễn ra thành công và tiết kiệm thời gian nhất. Thông thường, mục tiêu của các hội nghị đầu năm là thông báo về chiến lược và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp cho năm mới. Ngoài ra, đây cũng là dịp để nhân viên gặp gỡ, giao lưu và xây dựng văn hoá doanh nghiệp, tăng cường tinh thần đoàn kết và gắn bó.

Xác định đối tượng tham gia 

Đối tượng tham gia cuộc họp hội nghị đầu năm có thể thay đổi tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể của chương trình và nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mục đích chính là để tạo ra sự đồng thuận và cam kết từ tất cả các bên liên quan đến tổ chức bao gồm: ban lãnh đạo, tập thể CBNV (cũ và mới), đối tác, nhà cung cấp, khách hàng. Việc xác định đối tượng tham gia giúp xây dựng nội dung phù hợp nhất.

Chuẩn bị tài liệu giấy tờ

Để cuộc họp diễn ra tốt đẹp nhất, người tổ chức cần có sự chuẩn bị chu đáo với các tài liệu, giấy tờ như: báo cáo kinh doanh, phân tích thị trường, kế hoạch phát triển… Lời khuyên cho bạn là nên gửi tài liệu, giấy tờ này trước khi chương trình diễn ra để khách mời có sự chuẩn bị và đưa ra những giải pháp phù hợp, giúp tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao. Việc này còn tạo điều kiện để mọi người có thêm thời gian trao đổi và thảo luận các vấn đề liên quan sâu hơn.

Chuẩn bị thiết bị máy chiếu, âm thanh

Tại các cuộc họp hội nghị đầu năm của công ty thường sử dụng máy chiếu kết hợp mic để trình chiếu, phân tích tài liệu. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị đầy đủ và tiến hành kiểm tra kết nối ổn định về hình ảnh, âm thanh hoạt động tốt để tránh trường hợp bị giãn đoạn giữa chừng gây mất thời gian và ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.

Lựa chọn thời gian họp phù hợp

Lựa chọn khung giờ họp đầu năm phù hợp sẽ đảm bảo được mọi người tham gia được đông đủ và đúng giờ. Đây là vấn đề được mọi người quan tâm và cần tuần thủ đến đúng giờ, tránh để mọi người chờ lâu làm kéo dài cuộc họp và ảnh hưởng đến những người khác. Đặc biệt với người đến muộn sẽ tạo ấn tượng xấu và không được đánh giá cao. 

Chính vì vậy khi bắt đầu cuộc họp cần tổ chức đúng giờ đã hẹn, không để mọi người đến đông đủ mới bắt đầu.

Tăng cường tương tác

Không khí sôi động của cuộc họp hội nghị đầu năm có ảnh hưởng tích cực đến tinh thần làm việc của CBNV. Vì vậy, khi xây dựng nội dung chương trình, cần tạo ra những câu hỏi cho người tham gia có sự tương tác qua lại với nhau. Với vị trí người thuyết trình thì nên tránh nói liền mạch sẽ gây ra sự nhàm chán và không có tính qua lại, cần giao tiếp hay lắng nghe ý kiến nhận xét của người tham gia.

Hợp tác với đơn vị tổ chức cuộc họp hội nghị đầu năm chuyên nghiệp

Một đơn vị tổ chức hội nghị chuyên nghiệp sẽ giúp đảm bảo tiến độ cũng như chất lượng của chương trình. HoaBinh Events chính là  sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi luôn xác định tổ chức hội nghị hội nghị đầu năm cần có sự chuẩn bị chu đáo từ kịch bản, đến khâu chuẩn bị về thiết bị, nhân sự, và kiểm soát trong từng công đoạn của chương trình. 

Bên cạnh đó, chúng tôi cũng sở hữu đội ngũ nhân sự năng động, sáng tạo 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện. Chúng tôi cam kết đưa ra những giải pháp, kế hoạch chương trình phù hợp với mục đích, ngân sách của quý khách hàng

Trên đây là những hạng mục cần chuẩn bị cho cuộc họp hội nghị đầu năm đạt hiệu quả cao nhất. HoaBinh Events hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin bổ ích giúp bạn có sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp. Đừng quên liên hệ với chúng tôi qua số hotline - 0939.311.911/0918.640.988 để được hỗ trợ tổ chức hội nghị thành công. 

HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng

Địa chỉ:

Văn phòng Hà Nội: 27-29 Đoàn Thị Điểm, Đống Đa

Văn phòng Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Hải Châu

Văn phòng TP. Hồ Chí Minh: Số 5 Hoa Cau, Phú Nhuận

Các chi nhánh khác: Kim Bôi, Thái Lan, Singapore