Tổ chức hội nghị HoaBinh Events - Dịch vụ tổ chức đẳng cấp quốc tế

Tổ chức hội nghị, hội thảo là cụm từ quá quen thuộc đối với tất cả mọi người nói chung và những người tổ chức sự kiện nói riêng. Tuy có nhiều mục đích khác nhau nhưng đa số các hội nghị đều mang tính chất trang trọng nên cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Do đó mà rất nhiều đơn vị đã tìm đến các trung tâm tổ chức hội nghị, sự kiện để hợp tác. Mặc dù vậy, giữa vô vàn trung tâm, đâu mới là lựa chọn tốt nhất với chất lượng và giá cả hợp lý nhất? Hãy cùng HoaBinh Events tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Tổng quan về tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị, hội thảo để thảo luận vấn đề thực tiễn

Hội thảo, hội nghị là sự kiện của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tập thể nào đó được thực hiện để thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. Không chỉ vậy, tổ chức hội nghị còn là cơ hội để các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức gặp gỡ và trao đổi giúp gắn kết mối quan hệ và quảng bá hình ảnh.

>>Tham khảo bài viết: Hội nghị trực tuyến là gì? Tổ chức hội nghị, hội thảo trực tuyến

7 loại hình tổ chức hội nghị, hội thảo phổ biến

Có rất nhiều loại hình tổ chức hội thảo

Tùy thuộc vào mục đích của doanh nghiệp, tổ chức mà các hội nghị lại có những hình thức thực hiện khác nhau. Dưới đây là 6 hình thức tổ chức được sử dụng phổ biến nhất hiện nay mà quý khách có thể tham khảo ngay.

• Hội thảo khoa học

Đầu tiên phải nói đến chính là hội thảo khoa học. Đây là hình thức hội thảo tổ chức nhằm thảo luận hoặc công bố kết quả nghiên cứu khoa học của các tổ chức, cá nhân. Các chuyên gia, diễn giả sẽ trình bày các vấn đề và cùng thảo luận cùng những người có liên quan hoặc đang hoạt động và nghiên cứu cùng lĩnh vực. Do đó, hội thảo này không nhằm mục đích quảng bá hình ảnh doanh nghiệp.

• Workshop

Phổ biến không chỉ ở thế giới mà còn được biết đến rộng rãi tại Việt Nam chính là Workshop. Đây là một hình thức hội thảo có mục đích chia sẻ kiến thức trong một lĩnh vực nhất định như marketing, tài chính, ngân hàng,.. Không chỉ vậy, hội thảo này còn cung cấp các ví dụ thực tế trong ngành nghề để người tham gia nắm rõ hơn về các thông tin. Khác với các hội nghị khác, quy mô của Workshop chỉ trong khoảng từ 10 – 20 người.

• Hội thảo du học

Đây là hội thảo giải đáp thắc mắc của người tham dự về vấn đề du học. Điển hình như chương trình học như thế nào, học bổng du học khoảng bao nhiêu hay cuộc sống tại nước ngoài sẽ diễn ra như thế nào. Ngoài mục đích chia sẻ kiến thức, những hội thảo du học còn có mục đích tìm kiếm khách hàng. Họ sẽ thông qua hội thảo này để chuyển đổi những người có thắc mắc (khách hàng tiềm năng) thành những người tham gia và họ sẽ hoạt động bán thông tin lại cho các công ty chuyên về du học.

• Hội nghị Nhà nước

Hội nghị Nhà nước thường có tính trang trọng cao cần chuẩn bị kỹ lưỡng

Các hội nghị này thường được tổ chức cố định vào một số ngày trong năm hoặc diễn ra tùy theo mục đích thảo luận của các cấp Nhà nước. Đặc điểm của hình thức hội nghị này chính là tính chất trang trọng tuyệt đối của nó. Mỗi hội nghị thường được lên kế hoạch từ nhiều tháng trước và chuẩn bị một cách cẩn thận đến từng chi tiết.

• Tập huấn

Tập huấn sẽ tương tự như workshop nhưng với quy mô lớn hơn và thường diễn ra trong nội bộ tổ chức, ban ngành. Thông thường, các buổi tập huấn sẽ xoay quanh việc nâng cao kiến thức cùng kinh nghiệm thực tiễn cho nhân viên để thực hiện các công việc một cách hiệu quả nhanh chóng và chuyên nghiệp. Các buổi tập huấn có thể diễn ra ở công ty, tập thể hay bất kì tổ chức nào. Do vậy đây chính là một trong các hình thức hội nghị vô cùng được quan tâm.

• Hội thảo chuyên đề – chuyên môn

Đây chính là một buổi thảo luận xoay quanh một chủ đề chính và có một diễn giả duy nhất. Thông thường hội thảo này sẽ bàn luận về vấn đề liên quan đến thực tiễn trong công việc hoặc là cơ sở lý luận cho hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức.

• Hội nghị khách hàng

Đây là một sự kiện được doanh nghiệp tổ chức thường niên. Đa số khách mời chính là khách hàng hoặc các đối tác chiến lược của họ. Chủ đề và mục đích chính của chương trình là gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết. Đồng thời hội nghị này còn nhằm quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Bên cạnh đó họ cũng tận dụng hội nghị này như cơ hội để thăm dò ý kiến khách hàng nhằm phát triển hoạt động kinh doanh.

>>Tham khảo dịch vụ: Tổ Chức Hội Nghị, Hội Thảo Khách Hàng Trọn Gói - HoaBinh Events

6 bước quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo thành công

Để có được một buổi hội thảo chuyên nghiệp, thành công và tránh được những rủi ro không đáng có. Bởi vậy, cần thực hiện theo quy trình chi tiết cụ thể để tổ chức hội nghị chuẩn chỉnh nhất. Dưới đây là 6 bước quy trình giúp quý khách tổ chức hội nghị thành công.

• Bước 1: Xác định chủ đề chính

Quý khách hàng trước tiên cần đặc biệt lưu ý xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể. Đó chính là gốc rễ vấn đề và là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

• Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức khái quát

- Kế hoạch tổ chức hội thảo bao gồm 7 phần

- Mục đích, mục tiêu cần đạt được

- Nội dung chính

- Địa điểm, thời gian tổ chức

- Kinh phí dự trù

- Đơn vị tổ chức

- Lên danh sách khách mời

- Chương trình của hội thảo hội nghị

• Bước 3: Chuẩn bị chi tiết cho hội nghị, hội thảo

- Setup không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị

- Setup các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón

- Truyền thông cho sự kiện

- In ấn tài liệu

- Phát thư mời cho khách mời

• Bước 4: Tiến hành tổ chức

- Đón tiếp khách mời và người tham dự hội thảo

- Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện

• Bước 5: Kết thúc chương trình hội nghị, hội thảo

- Tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự

- Ghi biên bản cụ thể cho hội thảo

- Tiến hành thông báo kết luận

• Bước 6: Xử lý thông tin

- Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo

- Kiến nghị các tổ chức, đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung thảo luận

Lý do nên lựa chọn HoaBinh Events để tổ chức hội nghị

Với 15 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HoaBinh Events đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện hội nghị, hội thảo. Những hội nghị hội thảo đó không chỉ cho các doanh nghiệp lớn trong mà còn cả ngoài nước. Mỗi dịch vụ chúng tôi cung cấp đều được đảm bảo cả về chất lượng và chi phí. Để đem tới những dịch vụ tốt nhất cho Quý khách hàng đều là nhờ vào đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp yêu nghề luôn cố gắng hết mình trong mỗi hội nghị sự kiện. Mỗi khi tiếp nhận yêu cầu từ Quý khách hàng chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết cụ thể. Từ khâu lên kế hoạch đến mọi chi tiết diễn ra trong hội nghị đều được chúng tôi cân nhắc lựa chọn sao cho phù hợp nhất với yêu cầu cũng như ngân sách của Quý khách hàng. Đặc biệt, do sở hữu các thiết bị tổ chức chất lượng cao nên khi lựa chọn HoaBinh Events Quý khách hàng có thể tiết kiệm được nhiều chi phí để thuê thêm đồ bên ngoài.

Chính bởi vậy, nếu Quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức hội nghị vậy thì đừng bỏ qua dịch vụ tổ chức hội nghị của HoaBinh Events nhé! Chỉ cân nhấc máy gọi ngay đến hotline 0939.311.911, chúng tôi sẽ tư vấn cho Quý khách từ A - Z để đảm bảo có một hội nghị thành công rực rỡ!

HoaBinh Events rất vinh dự được đồng hành cùng Quý khách làm nên những hội nghị đẳng cấp!