Những lưu ý cho doanh nghiệp khi tổ chức hội thảo trực tuyến

Hiện nay, hội nghị, hội thảo trực tuyến (Webinar) là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong bối cảnh dịch bệnh diễn ra phức tạp. Hình thức hội thảo này giúp mang lại kiến thức và thông tin hữu ích cho người tham gia cũng như tạo khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp một cách hiệu quả!

Dưới đây là những lưu ý dành cho doanh nghiệp khi tổ chức hội thảo trực tuyến.

Truyển thông trước hội thảo

Để gây chú ý cho khách hàng, kêu gọi khách hàng tham dự và hưởng ứng hội nghị, hội thảo trực tuyến của mình, doanh nghiệp cần làm tốt việc truyền thông trước hội thảo. Trong thời đại số 4.0, doanh nghiệp có rất nhiều kênh truyền thông hiệu quả như email marketing, website, mạng xã hội, quảng cáo,…Lời khuyên cho các doanh nghiệp là nên lựa chọn những nội dung thông báo phù hợp và bắt mắt để thu hút được càng nhiều người tham gia càng tốt. Hãy cho khách hàng biết: Vì sao họ phải tham gia vào hội thảo? Y nghĩa và lợi ích gì của khách hàng khi tham gia hội thảo?...Nhờ đó, cơ hội quảng bá sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp cũng được tăng lên đáng kể. 

Truyền thông trước hội thảo trực tuyến nhằm thu hút khách tham dự

Xây dựng chủ đề, kịch bản hội thảo trực tuyến phù hợp

Chủ đề luôn được coi là “linh hồn” của mỗi hội thảo trực tuyến nói riêng và sự kiện nói chung. Do đó, các doanh nghiệp lên kế hoạch từ trước để đảm bảo có chủ để ấn tượng,ý nghĩa của nhằm thu hút khách hàng. Chủ đề của hội thảo trực tuyến cũng liên quan đến mục đích tổ chức của doanh nghiệp và mục đích tham dự của khách mời.

Chuẩn bị thiết bị trực tuyến

Các thiết bị trực tuyến cần đảm bảo khả năng nghe, nói và khả năng trải nghiệm của tất cả thành phần tham dự. 

Thiết bị trình chiếu

Các thiết bị này bao gồm: 

• Màn hình LED 
• Bộ điều khiển trung tâm
• Camera ghi hình
• Capture
• Bàn trộn
• ...

Thiết bị âm thanh

Các thiết bị bao gồm:

• Micro
• Loa
• Bàn trộn âm thanh
• Soundcard

Thiết bị & đường truyền kết nối

Bao gồm đường truyền mạng và những thiết bị kết nối khác như: máy tính, laptop, ipad... Đường truyền giữ vai trò quan trọng,  ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp trực tuyến của doanh nghiệp. Yêu cầu cần ở đường truyền là độ ổn định, có thể truyền tín hiệu nhanh và mạnh.

Tương tác với khách tham dự

Mội trường trực tuyến cho phép nhà tổ chức tương tác dễ dàng với khách mời

Nền tảng hội thảo trực tuyến tạo ra một môi trường cởi mở, có sự giao tiếp hai chiều giữa diễn giả và người tham gia. Các doanh nghiệp hãy tận dụng tối đa điều này và tích cực đặt ra các câu hỏi cho khách mời và xem họ trả lời như thế nào đồng thời để họ đặt câu hỏi ngược lại...Những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp nắm được mong muốn của khách hàng, từ đó có những biện pháp nhằm thu hút sự chú ý và giữ chân khách mời ở lại đến hết buổi hội thảo trực tuyến. 

Tối ưu thông tin truyền tải

Với hình thức hội thảo trực tuyến, doanh nghiệp cần tối ưu nội dung thông tin truyền thải sao cho thật ngắn gọn và có ý nghĩa cũng như chiều sâu để việc tiếp thu dễ dàng hơn. Những nội dung quá nhiều chữ sẽ khiến họ không thoải mái vì họ sẽ chỉ tiếp nhận được thông tin thông qua màn hình mà thôi. Típ hay dành cho doanh  nghiệp là nên sử dụng biểu đồ hoặc sơ đồ, đồ hoạ với các số liệu thống kê...để đưa những thông tin phức tạp trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. 

Biểu đồ, sơ đồ được ưu tiên sử dụng để đơn giản hóa thông tin

HoaBinh Events với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội thảo và là đơn vị tiên phong trong công nghệ trực tuyến cùng đội ngũ nhân sự tâm huyết, và giỏi chuyên môn chắc chắn sẽ mang tới cho quý khách hàng những dịch vụ tốt nhất với chi phí hợp lý nhất.

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện hay hội thảo, hãy liên hệ ngay với Hoabinh Events nhé!