Mách bạn cách chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo hiệu quả nhất

Ngày càng có nhiều địa điểm ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo đang tăng cao. Chính sự đa dạng này đôi khi lại khiến việc tìm kiếm một nơi thực sự uy tín, chất lượng trở nên khó khăn hơn. Hiểu được sự lo lắng đó, chúng tôi xin chia sẻ một vài tiêu chí lựa chọn nơi thực hiện chương trình hữu ích cho bạn!

Chị Ngọc Mai - một khách hàng của HoaBinh Events cho biết: “Tôi đã phải đau đầu khá nhiều để chọn ra một chỗ thích hợp cho sự kiện của mình giữa vô vàn lựa chọn khác nhau. Mặc dù cùng là nơi chuyên diễn ra sự kiện nhưng vẫn có sự khác nhau về các tiện nghi được cung cấp. Nhưng với dịch vụ trọn gói HoaBinh Events, mọi vấn đề trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.”.

Các tiêu chí lựa chọn

Việc chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của mỗi chương trình. Ghi nhớ những bí quyết dưới đây, chắc chắn bạn sẽ tìm được một nơi phù hợp nhất!

Về vị trí 

Tiêu chí đầu tiên là vị trí phải thuận lợi cho việc di chuyển của khách mời. Bạn nên chọn những nơi gần trung tâm thành phố hoặc nằm ở tuyến đường có mặt tiền lớn và rộng rãi và dễ tìm trên bản đồ. Nếu bạn chọn những nơi quá xa, khách mời sẽ phải tốn nhiều thời gian để di chuyển đến đó, ngoài ra còn có thể bị trễ thời gian hoặc lạc đường. Điều này sẽ khiến cho khách mời có cái nhìn không tốt về sự kiện, không khí chương trình dễ bị trùng xuống.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên lưu ý chọn nơi trung tâm có nơi giữ xe rộng rãi có thể chứa được tất cả phương tiện của khách mời. Đồng thời tối ưu sự thuận tiện để khách mời cảm thấy thoải mái nhất. 

Nên chọn những nơi gần trung tâm thành phố

Tối ưu cơ sở vật chất

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo, bạn cũng nên chú ý tới các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng được setup tại đó. Tính chất của các chương trình này là truyền đạt thông tin và tương tác với nhau. Vì vậy, những thiết bị âm thanh cần phải được bảo đảm và không xảy ra sự cố trong lúc sự kiện diễn ra. Ngoài ra còn cần có thêm các thiết bị khác như màn hình trình chiếu, máy chiếu, bút lông,... để giúp chương trình được suôn sẻ, thành công trọn vẹn. Không những vậy, cơ sở vật chất: bàn ghế, khăn trải bàn, nơ trang trí,...cũng cần đảm bảo vệ sinh, sạch sẽ nhằm tạo sự chỉnh chu, sang trọng cho chương trình.

Thực đơn đa dạng

Hầu hết các chương trình đều có hoạt động chiêu đãi khách mời bằng tiệc trà, tiệc finger food hoặc tiệc mặn… tuỳ theo tính chất của mỗi chương trình. Những bữa tiệc không chỉ đơn thuần là cung cấp năng lượng cho khách mời mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của đơn vị thực hiện. Dù là hình thức tiệc mặn hay ngọt, thì chúng ta đều nên xem xét chất lượng món ăn, nguyên vật liệu chế biến, sự chuyên nghiệp… Khi tìm nơi thực hiện chương trình, bạn cũng đừng quên xem xét dịch vụ này nhé!

Hình thức tiệc phù hợp với tính chất chương trình

Nhân viên chuyên nghiệp

Với những buổi hội nghị, hội thảo bạn nên chọn những nơi nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, phục vụ tận tâm với khách hàng. Tác phong nhân viên chính là điều bạn nên quan tâm để đưa ra lựa chọn hợp lý. Để hiểu rõ hơn về chất lượng dịch vụ hay thái độ của nhân viên tại nơi tổ chức, bạn có thể đọc các bài nhận xét trên mạng xã hội của các khách hàng đã sử dụng dịch vụ ở đây. Đặc biệt, bạn có thể đi trải nghiệm thực tế để có quyết định đúng đắn nhất.

An toàn của khách hàng 

Khi tìm kiếm nơi thực hiện chương trình, bạn cũng cân nhắc về độ an toàn tại đây. Các yếu tố cần xem xét cần thiết như lối thoát hiểm, biện pháp phòng cháy chữa cháy, phòng y tế… để đảm bảo sự an toàn cho khách mời.

Trên đây là một số tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo. Hy vọng những điều chia sẻ trên đây sẽ hữu ích cho các bạn. Hoabinh Events rất hân hạnh được hỗ trợ và đồng hành cùng bạn, khi cần tư vấn có thể liên lạc ngay với chúng tôi theo số hotline: 0939.311.911 - 0913.311.911