Kinh nghiệm kêu gọi tài trợ cho các sự kiện trực tuyến

Kêu gọi tài trợ cho sự kiện trực tuyến là một trong những khó khăn của người tổ chức. Bài viết dưới đây, HoaBinh Events sẽ chia sẻ cùng độc giả những kinh nghiệm kêu gọi tài trợ cho các sự kiện trực tuyến.

Kết nối nhà tài trợ với khán giả của sự kiện trực tuyến

Thông thường, các nhà tài trợ sự kiện bị thu hút bởi các gian hàng triển lãm vì ở đó, họ có thể giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Đó cũng là nơi nhà tài trợ kết nối với khách tham dự sự kiện để trả lời các câu hỏi về doanh nghiệp và xây dựng mạng lưới…Khi chuyển sang hình thức sự kiện trực tuyến, các nhà tài trợ lo ngại rằng khả năng tương tác với khán giả sẽ mất đi. 

Nhưng thực tế không phải vậy, với sự kiện ảo, sự tương tác giữa nhà tài trợ và khách mời có có khả năng tăng vọt. Bằng việc thiết kế một landing page triển lãm hoặc liên kết tài trợ ngay tại trang web sự kiện, nhà tài trợ và khách hàng có thể truy cập gian hàng, kết nối giao thương…trong suốt sự kiện. Ngoài ra, chúng ta cũng cần chú trọng đến các tính năng hỏi & đáp trực tiếp thông qua nền tảng họp mặt trực tuyến.

Nhà tài trợ tương tác với khách mời với gian hàng ảo

Quảng bá sự kiện trực tuyến bằng cách tối đa các ưu đãi kỹ thuật số

Dù là sự kiện trực tiếp hay trực tuyến thì các ưu đãi luôn là sức hấp dẫn khó thể chối từ với những người tham dự. Tuy nhiên, với sự kiện trực tuyến, thay vì những món quà lưu niệm như bút, sổ, móc chìa khóa...đã quá nhàm chán thì nên thu hút người tham dự bằng những gói combo, voucher điện tử giảm giá hoặc quy đổi ra quà...sẽ thu hút hơn rất nhiều.

Ưu đãi điện tử vừa đơn giản vừa tiết kiệm chi phí lại rất hấp dẫn

Bên cạnh đó, việc sử dụng những voucher điện tử không chỉ đơn giản, gọn gàng hơn mà còn rất tiết kiệm, ít tốn nhân lực...

Vấn đề duy nhất cần lưu ý ở đây là phải làm việc với các nhà tài trợ để đưa ra các mã khuyến mại, phiếu giảm giá sáng tạo mà người tham dự có thể sử dụng để kết nối với nhà tài trợ.

Kết nối trước sự kiện

Sự kết nối giữa sự kiện trực tuyến với khách sẽ bắt đầu từ sớm trước ngày diễn ra sự kiện. Lúc này, trang web của sự kiện sẽ đóng vai trò là trung tâm, cho phép nhà tài trợ kết nối với khách mời ở giai đoạn đăng ký, mua vé… Các nhà tài trợ có thể tạo các clip giới thiệu ngắn hoặc thiết kế banner đặt tại trang đăng ký để khách hàng có thể truy cập dễ dàng.

Có thể đặt banner quảng cáo giới thiệu nhà tài trợ để thu hút khách mời

Hiển thị thông tin nhà tài trợ trên mọi kênh

Khi gửi email cho những người tham dự để xác nhận đăng ký hay gửi vé mời chẳng hạn, bạn hoàn toàn có thể giới thiệu thông tin của nhà tài trợ bằng việc gửi liên liên kết trang web, liên kết gian hàng của họ...Ngoài ra, bạn có thể đăng bài về nhà tài trợ lên tài khoản mạng xã hội của sự kiện, thậm chí là trên tài khoản cá nhân của bạn và khuyến khích các nhà tài trợ chia sẻ những bài đăng này trên các kênh truyền thông của họ để tạo cơ hội quảng cáo chéo hiệu quả.

Một vài lưu ý quan trọng khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến

Doanh nghiệp cần lưu ý những điều dưới đây khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến:

Lựa chọn địa điểm 

Khi sự kiện được tổ chức trực tuyến thì vị trí hay quy mô của địa điểm tổ chức không còn là yếu tố quan trọng hàng đầu. Thay vào đó là những yêu cầu khắt khe về hạ tầng đường truyền mạng và hệ thống thiết bị hỗ trợ để phát trực tiếp sự kiện.

Sự kiện trực tuyến  yêu cầu khắt khe về hạ tầng đường truyền mạng và hệ thống thiết bị hỗ trợ

Thiết bị hỗ trợ

Thiết bị hỗ trợ giữ vai trò quan trọng quyết định thành công của sự kiện trực tuyến. Cần có sự đầu tư kỹ lưỡng về các thiết bị ghi âm, ghi hình, phát trực tuyến cần để đảm bảo sự kiện diễn ra được liên tục và xuyên suốt, nhất là đường truyền mạng phải đáp ứng được nhiều người dùng truy cập cùng lúc trong quá trình phát trực tiếp sự kiện.

Nền tảng trực tuyến

Hiện nay có khá nhiều nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến như Google Meet, Skype, Zoom, Youtube, Facebook, Instagram... Tuy nhiên, cũng cần hết sức lưu ý đến khả năng bảo mật của ứng dụng này.

Hiện nay có rất nhiều nền tảng trực tuyến để doanh nghiệp lựa chọn

Trải nghiệm khách hàng 

Trải nghiệm khách hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến cảm xúc của người tham dự, do đó cần tạo ra trải nghiệm xuyên suốt, liên tục kết nối và tương tác để tạo sự hứng thú cho khán giả.

Nội dung kịch bản sự sáng tạo

Kịch bản cần linh hoạt và sáng tạo để tạo nên những điểm nhấn cho sự kiện khiến người xem không thể rời mắt khỏi màn hình.

Hy vọng với những kinh nghiệm kêu gọi tài trợ và một vài lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến trên đây sẽ giúp các doanh nghiệp tổ chức sự kiện trực tuyến thành công, hiệu quả!