Hybrid Meeting và những điều cần biết
Hiện nay, phần nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu làm việc và gặp gỡ, hội họp theo hình thức Hybrid Meeting. Vậy Hybrid Meeting thực sự là gì? Vì sao chúng ta cần nó, và làm thế nào để tổ chức phòng họp Hybrid Meeting?...Hãy cùng khám phá những điều cần biết về Hybrid Event qua nội dung bài viết dưới đây nhé!
Định nghĩa Hybrid Meeting
Hybrid Meeting là cuộc họp kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến, một phần người tham dự sẽ tham gia trực tiếp từ phòng họp văn phòng và một phần khác tham gia từ xa với tính năng phát video trực tiếp và trình bày nội dung trực tuyến. Hybrid Meeting kết hợp các tính năng tốt nhất của cả hai loại cuộc họp: giao tiếp trực tiếp và cuộc họp trực tuyến, mang lại lợi ích cho việc chia sẻ thông tin, ghi lại và tương tác.
Hybrid Meeting là cuộc họp kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến
Trong Hybrid Meeting, trọng tâm là cộng tác liền mạch và chia sẻ nội dung cả trong phòng và từ xa. Mục đích cuối cùng là làm cho cuộc họp trở nên trực quan và đơn giản giống như các cuộc họp trực tiếp nhờ công nghệ họp: SWAPS và thiết bị ngoại vi AV , các nền tảng hội nghị truyền hình như Microsoft Teams , Zoom , Webex và mạng internet.
Tại sao chúng ta cần có Hybrid Meeting
Hybrid Meeting tạo ra sự hợp tác và thúc đẩy sự đổi mới
Khi các doanh nghiệp lựa chọn hình thức Hybrid Meeting tại nơi làm việc, họ có một số lý do phổ biến như hạn chế về thời gian, tiết kiệm ngân sách... Nhưng điều họ muốn thực sự là tạo ra sự hợp tác và thúc đẩy sự đổi mới ngay cả khi không phải tất cả mọi người đều cùng ở văn phòng.
- Khi tất cả mọi người đều mắc kẹt ở nhà hoặc ở xa, thật khó để một công ty phát triển, đổi mới và tiến bộ. Rõ ràng là phòng họp sẽ quay trở lại để kích hoạt chính xác những cuộc họp cần sự hiện diện thực tế trong phòng. Các cuộc họp Hybrid Meeting tập hợp ít nhất một phần lực lượng lao động lại với nhau về mặt thể chất và cho phép cộng tác ảo dễ dàng hơn với các thành viên trong nhóm từ xa.
- Các thành viên tham dự có thể ở khắp nơi trên thế giói, họ có múi giờ là lịch trình làm việc khác nhau khiến cho các cuộc họp trực tiếp không thể thực hiện được.
- Sự ra đời của các cuộc họp theo hình thức Hybrid Meeting mang lại hiệu quả với chi phí thấp là một giải pháp tuyệt vời để giải quyết các hạn chế đi lại và đáp ứng nhu cầu đi lại xanh và cải thiện tính bền vững.
- Gần đây hơn, các biện pháp giãn cách xã hội và cách ly trong đại dịch COVID-19 đã buộc mọi người phải tìm kiếm những cách thức hợp tác mới vừa an toàn lại vừa hiệu quả, Hybrid Meeting giúp tổ chức cách xa xã hội dễ dàng hơn.
Lưu ý khi tổ chức các cuộc họp kết hợp?
Công nghệ là yếu tố quyết định sự thành công của Hybrid Meeting
Việc kết hợp hình thức họp trực tuyến và trực tiếp không chỉ giúp cho bạn tiết kiệm chi phí mà còn mang đến nhiều tiện ích. Tuy nhiên, khi tổ chức bạn nên lưu ý một vài điểm sau:
Định hướng kế hoạch trực tuyến thông qua dữ liệu
Đa số các nền tảng đều được tích hợp các tính năng báo cáo. Vận dụng được các tính năng này, bạn sẽ đọc được tâm lý khách hàng, từ đó đưa ra phương thức, nội dung tổ chức thích hợp, tránh sự kiện bị nhàm chán & dĩ nhiên, tăng giá trị thương hiệu đáng kể.
Chọn địa điểm có năng lực công nghệ cao
Công nghệ là yếu tố quyết định sự thành công của bất kỳ cuộc họp trực tuyến hay kết hợp nào. Khi xây dựng kế hoạch cho cuộc họp Hybrid Meeting, điều cần thiết là các bạn cần chọn một địa điểm có thể đáp ứng được các yêu cầu cài đặt công nghệ mà bạn cần.
Như vậy, HoaBinh Events vừa chia sẻ những thông tin cơ bản nhất về Hybrid Meeting - hình thức tổ chức sự kiện họp kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức Hybrid Meeting, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé!
