Hybrid Event Là Gì? Dịch Vụ Tổ Chức Sự Kiện Hỗn Hợp - HoaBinhEvents

Tổ chức Hybrid Meeting với nhiều ưu đãi lớn tại HoaBinh Events

Loại hình tổ chức sự kiện Hybrid Event ngày càng trở nên phổ biến và thu hút. Nó được đánh giá là xu hướng tương lai của ngành công nghiệp sự kiện với nhiều ưu điểm vượt trội. Hãy cùng HoaBinh Events tìm hiểu tất tần tật về HyBrid Event – Sự kiện hỗn hợp qua bài viết dưới đây nhé!

Hybrid Event là gì?

Sự kiện hết hợp giữa “thực” và “ảo”

Hybrid Event là loại hình sự kiện mà ở đó có sự kết hợp giữa hai yếu tố “thực” - có người tham dự và “ảo” - người tham dự không có mặt trực tiếp tại sự kiện. Họ thông qua các công cụ công nghệ hỗ trợ như mạng xã hội (Twitter, LinkedIn, Facebook, Youtube); thảo luận nhóm online; công cụ audio hay video hỗ trợ (Skype, Zoom)…để tham gia sự kiện. Do đó, Hybrid Event còn được biết đến với cái tên là sự kiện hỗn hợp.

Hybrid Event có ưu điểm gì?

Trong bối cảnh dịch covid vẫn chưa được dập tắt trên toàn Thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, sự quay trở lại của các sự kiện trực tiếp với lượng lớn người tham dự là khá khó khăn bởi lệnh các lệnh phong toả, lệnh giãn cách xã hội… Mặt khác, để chuyển đổi hoàn toàn từ sự kiện trực tiếp sang sự kiện trực tuyến là một thách thức lớn cho các công ty tổ chức sự kiện. Do đó, sự kiện hỗn hợp là biện pháp tối ưu hơn. Loại hình sự kiện này chiếm được sự quan tâm của cả giới làm nghề lẫn công chúng bởi những ưu điểm như sau:

• So với những sự kiện truyền thống, việc thực hiện Hybrid Event không tốn quá nhiều chi phí nhưng vẫn đạt được kết quả tương ứng.
• Tổ chức sự kiện hỗn hợp giúp bảo vệ môi trường tối ưu vì giảm thiểu được lượng lớn rác thải không cần thiết ra môi trường.
• Hybid Events xoá nhoà mọi khoảng cách về không gian và thời gian. Dù bạn đang ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào cũng có thể tham gia sự kiện chỉ với một chiếc smartphone hoặc một chiếc cái laptop.

Quy trình tổ chức sự kiện Hybrid

• Thiết lập mục đích, mục tiêu, loại hình của sự kiện: Mỗi sự kiện có tính chất và đặc điểm khác nhau. Do đó, cần xác định mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được. Mục tiêu càng rõ ràng càng dễ thực hiện và đo lường.
• Lập kế hoạch cho sự kiện: Phác thảo sơ bộ thời gian, địa điểm, khách mời, quy mô, agenda cho sự kiện…
• Lựa chọn nền tảng công nghệ cho sự kiện: Nếu sự kiện hỗn hợp chỉ mang tính chất quảng bá thêm cho chương trình thì một số công cụ phát trực tiếp qua mạng xã hội như youtube, facebook, twitter, instagram…đều có tính năng phát trực tiếp (livestream). Riêng đối với các sự kiện như hội thảo, hội nghị cần có nhiều tính năng hơn thì cần phải sử dụng đến những nền tảng chuyên về sự kiện trực tuyến như Zoom, Webex, Microsoft Teams…
• Truyền thông, quảng bá cho sự kiện: Các sự kiện cần được truyền thông đồng bộ trên các kênh sẵn có
• Viết kịch bản cho sự kiện: Kịch bản cho sự kiễn hỗn hợp và trực tuyến không cần quá dài dòng, chỉ nhấn vào điểm đặc sắc và lồng ghép nhiều yếu tố tạo bất ngờ
• Triển khai, đánh giá

Các thiết bị cần có trong sự kiện Hybrid

Bàn trộn data video giúp chuyển hình ảnh lên zoom

Dưới đây là list các thiết bị cơ bản cần có:

• Thiết bị trình chiếu bao gồm: màn Led, tivi, cable kết nối , cabture hình ảnh web presenter, bàn trộn hình ảnh, camera 4K…
• Thiết bị âm thanh: Amate, Micro cầm tay, micro để bàn, mixer, soundcard…
• Thiết bị kết nối: Máy tính, điện thoại, ipad, đường truyền internet, tai nghe chống ồn…

Điều quan trọng nhất trong một Hybrid Event?

Trải nghiệm và tương tác là điều làm nên mạch cảm xúc cho sự kiện

Theo ý kiến của các chuyên gia, điều quan trọng nhất khi tổ chức một sự kiện chính là sự tương tác, điều này làm nên mạch cảm xúc cho toàn bộ chương trình. Hybrid Event có thể tổ chức cùng lúc với hàng ngàn người tham dự trực tuyến mà vẫn có thể đáp ứng nhu cầu của một số người muốn tham gia trực tiếp trong sự kiện. Tuy nhiên, việc kết nối giữa những người tham dự trực tiếp hay trực tuyến với các diễn giả, khách mời là điều không hề dễ dàng chút nào.

Thứ hai, khi tổ chức sự kiện hỗn hợp cũng cần lưu ý đến các trải nghiệm cho khách hàng. Mỗi nhóm khách hàng khác nhau được thiết kế một hành trình trải nghiệm riêng biệt trên các nền tảng khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo sự đồng nhất về thời gian và chủ đề chung.

Bí kíp tổ chức Hybrid Event thành công

Để lập kế hoạch và tổ chức sự kiện cho cả trải nghiệm trực tiếp và trực tuyến là một bài toán khó với các nhà tổ chức sự kiện. Việc đầu tiên phải khảo sát và nghiên cứu nhu cầu của thị trường để xác định những vấn đề cần cải thiện. Từ đó, điều chỉnh kế hoạch sự kiện sao cho phù hợp với từng trường hợp. Dưới đây là một số kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện:

Địa điểm tổ chức đáp ứng tốt yêu cầu về công nghệ được ưu tiên hàng đầu

Với sự kiện trực tuyến – Virtual Events và sự kiện hỗn hợp - Hybrid Event, công nghệ là yếu tố mấu chốt cho mọi trải nghiệm. Bởi vậy, khi lên kế hoạch cho một sự kiện kết hợp, bạn nên chọn một địa điểm phù hợp với yêu cầu lắp đặt các thiết bị công nghệ hiện đại, đồng bộ để thực hiện các hạng mục như phát trực tiếp mà không gặp trở ngại.

Điều chỉnh cách tổ chức phù hợp với đối tượng tham dự

Sự kiện kết hợp vừa có người tham dự trực tiếp và vừa có người tham dự trực tuyến. Vì vậy, cần phải cố gắng phục vụ và đáp ứng cùng lúc trải nghiệm cho cả hai nhóm đối tượng này. Ngoài việc có những trải nghiệm được thiết kế giống nhau thì cũng sẽ có những trải nghiệm khác biệt như hoạt động kết nối, tương tác đặt câu hỏi… giữa người tham dự và diễn giả; Mộ số cách thức tương tác như chia nhóm và tổ chức các cuộc trò chuyện video …là điều các nhà tổ chức có thể áp dụng để giúp những khách mời tham dự trực tuyến không có cảm giác bị bỏ rơi. 

Khi lựa chọn sự kiện để tham dự, người tiêu dùng không thiếu sự lựa chọn. Nhưng những sự kiện làm cho họ cảm thấy được thể hiện mình, thể hiện cá tính cũng như suy nghĩ của bản thân lại được ưu tiên hơn cả. Do đó, đội ngũ tổ chức sự kiện phải khéo léo tích hợp đa trải nghiệm vào sự kiện trực tuyến hay sự kiện kết hợp của mình.

Tận dụng dữ liệu

Sự kiện trực tuyến là loại hình chiếm ưu thế lớn trong khả năng cung cấp, phân tích và đo lường nguồn dữ liệu hiệu quả. Đa số các nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến hiện nay đều được tích hợp tính năng báo cáo. Việc tận dụng các kết quả dữ liệu để nghiên cứu ra hành vi cũng như mức độ tương tác của khán giả tham dự sự kiện trực tuyến, nhằm chứng minh hiệu quả cũng như mức độ quan tâm của người tham dự đối với chương trình và là công cụ đo lường hiệu quả chương trình đối với nhà tổ chức, nhà tài trợ. Việc tận dụng nguồn dữ liệu hiệu quả giúp nhà tổ chức biết được những gì đã và đang xảy ra trong suốt quá trình thực hiện chương trình trực tuyến và rút ra những bài học kinh nghiệm và chiến thuật phù hợp trong các sự kiện tương lai

HoaBinh Events – đơn vị tiên phong trong tổ chức sự kiện hỗn hợp Hybrid Event

Dự án do HoaBinh Events tổ chức

Với hơn 12 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, HoaBinh Events là một trong những công ty đầu tiên tiếp cận với sự kiện Hybrid. Cùng với đội ngũ nhân viên giỏi chuyên môn và hệ thống thiết bị hiện đại, chúng tôi cam kết đem lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất.

Sử dụng dịch vụ Hybrid Meeting của HoaBinh Events từ 20/2 đến hết 30/6/2022, quý khách hàng sẽ nhận được những ưu đãi cực hấp dẫn dưới đây: 

• Tặng gói thiết kế sự kiện
• Giảm 10-20% phí gói họp online chuyên nghiệp
• Tặng gói minigames tương tác trị giá 3-5 triệu đồng
• Tặng voucher từ 1 -15 triệu (áp dụng cho các dịch vụ tiếp theo)

Để trải nghiệm dịch vụ Hybrid Event ngay hôm nay, hãy gọi tới Hotline 0913 311 911 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất!