Hướng dẫn lập kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết, chuyên nghiệp nhất

Tổ chức hội nghị, hội thảo là một trong những hoạt động thiết yếu của hầu hết các đơn vị, công ty, doanh nghiệp hiện nay. Để đảm bảo hội nghị được tổ chức thành công và ấn tượng, việc đầu tiên bạn cần phải làm là xây dựng kế hoạch cụ thể. Bài viết dưới sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết, chuyên nghiệp nhất!

Theo các chuyên gia trong ngành tổ chức sự kiện: “Kế hoạch tổ chức thực chất là một bản chỉ dẫn giúp cho mọi hoạt động của hội nghị được triển khai khoa học, phù hợp nhất. Do đó, việc xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết, chuyên nghiệp thực sự không hề đơn giản”. 

Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết, chuyên nghiệp

Việc xây dựng kế hoạch cho mỗi hội nghị sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách tổ chức. Về cơ bản, một bản kế hoạch tổ chức hội nghị vẫn sẽ bao gồm các bước như sau:

Xác định mục tiêu tổ chức của hội nghị, hội thảo

Để tổ chức một sự kiện hội nghị, hội thảo hiệu quả chúng ta phải xác định được mục tiêu tổ chức trước tiên. Tương ứng với mỗi loại mục tiêu hội nghị sẽ có một loại hình tổ chức phù hợp. Chẳng hạn như, hội nghị khách hàng thì sẽ phù hợp với mục tiêu tri ân khách hàng, đối tác; workshop sẽ phù hợp với mục tiêu chia sẻ kiến thức... Khi đã xác định mục đích cụ thể, các hoạt động trong hội nghị sẽ được triển khai nhằm làm nổi bật mục đích đó.

Để tổ chức hội nghị hiệu quả chúng ta phải xác định được mục tiêu tổ chức trước tiên

Tương ứng với mỗi loại mục tiêu hội nghị sẽ có một loại hình tổ chức phù hợp

Xác định chủ đề của hội nghị 

Khi tổ chức hội nghị, hầu hết các doanh nghiệp đều mong muốn có một chương trình mang đậm dấu ấn thương hiệu. Vì vậy, chúng ta cần sáng tạo một chủ đề gắn với hình ảnh đặc trưng cũng như văn hóa của doanh nghiệp. Các hoạt động như: thiết kế không gian, trang trí sân khấu hay xây dựng nội dung chương trình…đều sẽ xoay quanh chủ đề này. 

Lên ý tưởng, kịch bản tổ chức 

Căn cứ vào mục tiêu và chủ đề của hội nghị, các ý tưởng tổ chức hội nghị sẽ được sáng tạo sao cho phù hợp nhất. Hiện nay, hầu hết các hội nghị thường được tổ chức đan xen với các hoạt động giải trí, văn nghệ, mini game kết nối nhằm thu hút sự chú ý và gây được ấn tượng với khách mời

Khi xây dựng ý tưởng, kịch bản tổ chức hội nghị, sáng tạo là yếu tố quan trọng hàng đầu để mang đến chương trình hội nghị hấp dẫn và mang đậm dấu ấn doanh nghiệp. 

Thông thường, timeline kịch bản tổ chức hội nghị sẽ được triển khai theo như sau:

  • Đón tiếp khách mời
  • Ổn định vị trí khách mời
  • Văn nghệ mở đầu 
  • Tuyên bố lý do, giới thiệu các khách mời tham dự hội nghị
  • Nội dung chính của hội nghị
  • Văn nghệ, mini game…
  • Kết thúc hội nghị.

Lên danh sách khách mời

Đây là việc làm rất cần thiết mỗi khi tổ chức hội nghị. Để chắc chắn không bỏ sót khách mời quan trọng, bạn nên rà soát lại danh sách khách mời nhiều lần trước khi tiến hành in ấn thư mời. 

Lên danh sách khách mời là việc làm cần thiết khi tổ chức hội nghị

Nên rà soát lại danh sách khách mời nhiều lần trước khi tiến hành in ấn thư mời

Chọn lựa thời điểm, địa điểm tổ chức hội nghị

Với các hội nghị có quy mô lớn, các trung tâm tổ chức sự kiện, trung tâm hội nghị, khách sạn,… là những địa điểm được ưu tiên lựa chọn vì có sức chứa đáp ứng được số lượng khách mời. Đồng thời, khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, bạn cần xem xét thêm các yếu tố về vị trí, hệ thống thiết bị, chất lượng dịch vụ…

Về thời gian tổ chức, lời khuyên cho bạn là nên lựa chọn những ngày cuối tuần để khách mời có thể dễ dàng sắp xếp công việc đến tham gia sự kiện. Dự trù ngân sách 

Để việc chi tiêu cho tổ chức hội nghị phù hợp với nguồn ngân sách được giới hạn, bạn cần có một bản dự trù kinh phí cần bỏ ra. Do đó, bạn nên khảo giá từng hạng mục để dự trù kinh phí sát nhất với giá trị thực tế nhất giúp hoạt động chi tiêu cho thuận lợi và dễ dàng hơn. 

Truyền thông cho hội nghị 

Công tác truyền thông cho hội nghị cũng là một yếu tố cần được chú trọng. Với hoạt động này, bạn cần tiến hành qua các giai đoạn trước sự kiện - trong sự kiện - sau sự kiện.

Tổ chức hội nghị diễn ra

Khi tổ chức hội nghị, người làm công tác tổ chức cần bám sát kịch bản để có những quyết định, chỉ đạo chính xác nhằm mang đến chương trình hội nghị chuyên nghiệp nhất. Ngoài ra, cũng cần theo sát mọi hoạt động về tiến độ công việc và thái độ làm việc của các bộ phận để mọi công việc được hoàn thành một cách tốt nhất.

Khi tổ chức hội nghị, người làm công tác tổ chức cần bám sát kịch bản

Cần theo sát mọi hoạt động về tiến độ công việc và thái độ làm việc của các bộ phận

Kết thúc hội nghị 

Sau khi kết thúc hội nghị, cần bố trí đội ngũ PG, lễ tân hướng dẫn khách ra về và gửi lời cảm ơn, quà tặng đến khách mời đã tham gia sự kiện. Sau đó, đội ngũ hậu cần sẽ nhanh chóng thu dọn thiết bị, dọn dẹp vệ sinh để bàn giao mặt bằng. Một cuộc họp tổng kết sau sự kiện nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm sau hội nghị cũng cần được tổ chức để các chương trình hội nghị sau này sẽ chuyên nghiệp hơn.

Hy vọng rằng, với những chia sẻ trong bài viết trên đây, các bạn cũng sẽ hiểu rõ hơn về cách lập kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết và chuyên nghiệp. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay khó khăn nào trong vấn đề tổ chức hội nghị, sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé!


Từ khóa:

0913.311.911