Cùng tìm hiểu chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo bao gồm những gì?
Tìm hiểu chi phí tổ chức hội nghị, hội thảo là rất quan trọng để đảm bảo sự kiện được thực hiện hiệu quả và đạt kết quả như mong đợi. Nếu không tính toán kỹ càng, chương trình của bạn có thể gặp phải một số vấn đề như: thiếu nguồn lực tài chính, lãng phí nguồn lực…
Chị Ngọc Mai - chuyên viên điều hành HoaBinh Events cho biết: “Để một chương trình được thực hiện thành công, cần phải chuẩn bị rất nhiều công đoạn, những công đoạn này lại liên quan đến một lĩnh vực và các nhà cung cấp khác nhau. Do đó cần có sự cân nhắc, phân bổ nguồn tài chính hợp lý cho từng hạng mục.”.
Các hạng mục chi phí khi tổ chức hội nghị, hội thảo?
Dưới đây là những hạng mục ngân sách cần thiết khi thực hiện các chương trình. Hãy đọc hết để không bỏ lỡ thông tin quan trọng nhé!
Thuê địa điểm
Việc lựa chọn địa điểm phụ thuộc vào mục đích chương trình và mức ngân sách đầu tư của từng đơn vị doanh nghiệp. Do đó, trước khi chọn ra một địa điểm phù hợp thì bạn nên tìm hiểu, khảo sát kỹ lưỡng. Lựa chọn cuối cùng là nơi sẽ đáp ứng được những tiêu chí về không gian, vị trí, cơ sở vật chất, chất lượng dịch vụ và ngân sách... Có như vậy công ty mới tiết kiệm được ngân sách để đầu tư cho những hạng mục khác nữa.
Địa điểm cần phù hợp với lượng khách mời
In ấn tài liệu
In ấn là hạng mục cần thiết để tổ chức thành công bất kỳ một sự kiện nào. Sự kiện càng lớn đòi hỏi càng nhiều các ấn phẩm như: phông nền backdrop, standee, hashtag, poster, tờ bướm, banner, tờ rơi, thiệp mời, thẻ đeo BTC,…
Lời khuyên cho bạn là nên tham khảo bảng giá từ nhiều đơn vị nhà in khác nhau để có được lựa chọn ưng ý và giá thành hợp lý nhất nhé! Thêm vào đó, các bạn cũng cần lưu gửi thiết kế cho nhà in sớm để kịp tiến độ và không bị tính giá lên quá cao vì in sát ngày.
Backdrop sự kiện
Thuê đơn vị thực hiện
Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là nhân tố mang tính quyết định rất lớn về khả năng thành công của chương trình. Bạn nên chọn những đơn vị đã có uy tín trên thị trường. Họ sẽ có giải pháp tối ưu tốt nhất cho chương trình của bạn. Đồng thời họ cũng sẽ list ra những hạng mục cần thiết xem xét nó có phù hợp với mức ngân sách mà bạn có thể đầu tư hay không!
Thuê người dẫn chương trình
Người dẫn chương trình (MC) đóng vai trò dẫn dắt sự kiện đi đến thành công và cũng là cầu nối giữa doanh nghiệp với khán giả, khách mời. Họ cũng là người kiểm soát chương trình diễn ra theo đúng kế hoạch và ứng phó các tình huống sơ suất có thể xảy ra trên sân khấu.
Giá thuê nhân sự này sẽ tùy thuộc vào kinh nghiệm, độ nổi tiếng và năng lực chuyên môn của từng người. Quan trọng nhất, bạn phải xem hình tượng của họ có phù hợp với chương trình của bạn hay không nhé!
Ngoài MC, chương trình cũng có thể cần thuê thêm các nhân sự khác như: ca sĩ, nhóm múa, KOLS…
MC dẫn dắt chương trình
Thuê trang thiết bị
Với hạng mục này, bạn hãy chú trọng đầu tư thật chỉn chu và đầy đủ để tránh những sự cố không hay xảy ra xuyên suốt chương trình. Trước khi sự kiện chính thức diễn ra, hãy kiểm tra kỹ từng vật dụng và chạy thử thiết bị để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ, mượt mà.
Ăn uống
Các chương trình thông thường thường có buổi tiệc trà giữa giờ để diễn giả và khách mời giải lao, thư giãn, nạp năng lượng. So với tiệc mặn kinh phí cho hạng mục này không cao bằng nhưng cũng cần phải xây dựng một menu chỉn chu, các đồ ăn, thức uống phải đảm bảo ngon mắt, ngon miệng và hợp vệ sinh nhằm thể hiện sự tôn trọng và tấm lòng với khách mời tham dự.
Teabreak HoaBinh Events thực hiện
Hy vọng những thông tin về chi phí tổ chức hội nghị hội thảo mà chúng tôi vừa truyền tải sẽ hữu ích với các bạn. Nếu quý khách hàng có nhu cầu tư vấn và hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi nhé!
