Công thức để trở thành một người tổ chức sự kiện xuất sắc
“Đam mê, sự sáng tạo là những yếu tố quan trọng của nghề tổ chức sự kiện nhưng nó chưa đủ để đánh giá về một người làm sự kiện xuất sắc”
Công thức để trở thành một người tổ chức sự kiện xuất sắc
Một người tổ chức sự kiện xuất sắc trước hết phải là người biết lập kế hoạch, vừa có cái nhìn bao quát, vừa biết chăm chút tới từng chi tiết nhỏ. Để trở thành người tổ chức sự kiện giỏi, cần rất nhiều thời gian. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ tới bạn đọc công thức để trở thành 1 người tổ chức sự kiện xuất sắc.
Đánh giá đúng về bản thân
Trước tiên, bạn cần hiểu rõ bản thân mình có những kỹ năng gì tốt, kỹ năng nào cần rèn luyện thêm, những kỹ năng đó có thể hỗ trợ gì cho bạn trở thành chuyên gia tổ chức sự kiện. Thực tế mà nói, kỹ năng để làm sự kiện thì có nhiều vô số kể và cần được rèn luyện, trau dồi trong suốt thời gian làm nghề. Tuy nhiên, một số tố chất thiết yếu cần phải có là: khả năng tổ chức, quản trị thời gian, ý tưởng sáng tạo, khả năng giao tiếp tốt, phản xạ nhạy bén.
Kỹ năng để làm sự kiện thì có nhiều vô số kể và cần được rèn luyện trong suốt thời gian làm nghề
Kinh nghiệm để trở thành người tổ chức sự kiện giỏi có thể đến từ mọi nơi, mọi lúc, từ các nguồn tư liệu sách vở, lớp học, mạng internet… Nhưng đáng tìm hiểu nhất chính là kinh nghiệm từ người đi trước. Đó chính là nguồn tư liệu chân thực nhất, sống động nhất trong bức tranh về tổ chức sự kiện.
Hiểu đúng về nghề Events
Làm sự kiện đòi hỏi nhiều kỹ năng tổng hợp
- Sự sáng tạo: Ở mọi chi tiết của sự kiện, sự sáng tạo đóng vai trò vô cùng quan trọng. Có một số ý kiến nhận định rằng, sáng tạo là khả năng trời phú, khó có thể học hỏi được. Tuy nhiên, sự sáng tạo có thể được trau dồi ít nhiều bằng cách chịu khó quan sát những gì xảy ra xung quanh. Những ý tưởng độc đáo có thể được bắt nguồn từ những điều nhỏ nhặt nhất trong cuộc sống. Để có thể sáng tạo hơn, chúng ta cũng có thể tìm đến những người sáng tạo để được thúc đẩy. Ngoài ra, đừng ngần ngại tham dự các khoá học để học hỏi những thông tin trong lĩnh vực mới nhất.
- Kỹ năng viết Kịch bản: kỹ năng viết kịch bản là điều không thể hoàn thiện ngay trong ngày một ngày hai mà đó là cả một quá trình. Mỗi ngày bạn viết một ít, đọc một ít vốn từ, câu văn của bạn sẽ đa dạng hơn đồng thời khả năng diễn đạt cũng tốt hơn, dần dần bạn có thể truyền tải ý tưởng của mình trôi chảy lên trang giấy.
- Kỹ năng viết Proposal: 1 Proposal được đánh giá hay thì ngoài sự sáng tạo còn phụ thuộc vào tính thuyết phục của dự án. Điều quan trọng nhất là cung cấp cho người đọc dự án tổng quan nhất về sự kiện sắp diễn ra một cách ngắn gọn, súc tích. Và để có được kỹ năng viết Proposal, bạn cần sử dụng thành thạo PowerPoint để có thể trình bày ý tưởng thông qua các biểu mẫu, infographic…
- Kỹ năng lên Checklist: Checklist sự kiện không có bất kỳ khuôn mẫu nào cả và. Tuy nhiên yếu tố rất cần để có thể hoàn thành tốt checklist cho Sự kiện, đó là sự tỉ mỉ, cẩn thận, chuyên nghiệp và một cái nhìn bao quát.
- Làm việc với nhà cung cấp: Để làm việc tốt với các nhà cung cấp, người làm sự kiện giỏi phải có khả năng giao tiếp và đàm phán; vừa cứng rắn vừa mềm mỏng nhằm đảm bảo tiến độ diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp. Những kỹ năng có thể trau dồi bằng kinh nghiệm của bản thân những người đi trước.
- Quản lý tài chính: Nguyên tắc quản lý tài chính cơ bản: thực tế về mức thu về của sự kiện; Luôn có các kế hoạch dự phòng... Để thông thạo việc quản lý ngân sách, trước hết bạn cần phải là một người biết điều phối nguồn tiền một cách tỉ mỉ và chi li để đảm bảo không vượt ngân sách đề ra. Kỹ năng này có thể được trau dồi từ kinh nghiệm của bản thân hoặc một vài khoá học.
- Triển khai và giám sát thực hiện: Đây là 2 kỹ năng chứa nhiều tố chất cần thiết nhất: Khả năng giao tiếp; Kỹ năng quản lý thời gian; Một ý chí kiên định; Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi; Tập trung vào từng chi tiết dù là nhỏ nhất…
- Hoạch định và quản lý rủi ro: Bất kỳ sự kiện nào cũng khó có thể tránh được những sai sót dù lớn hay nhỏ nhưng đối với một nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc đề ra những rủi ro và cách phòng ngừa cho chúng là một điều hết sức quan trọng. Càng nhiều rủi ro được dự đoán thì càng ít gây ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.
Chúng tôi vừa cùng nhau tìm hiểu về công thức để trở thành 1 người tổ chức sự kiện xuất sắc. Đam mê, sự sáng tạo là những yếu tố quan trọng của nghề tổ chức sự kiện nhưng nó chưa đủ để đánh giá về một người làm sự kiện xuất sắc. Nếu bạn yêu thích ngành nghề này, hãy giữ vững đam mê và không ngừng rèn luyện nhé!
