Nhân sự phục vụ - Yếu tố quan trọng quyết định thành công của sự kiện

Nhân sự phục vụ giữ vai trò quan trọng bậc nhất quyết định thành công của mỗi sự kiện. Hãy cùng HoaBinh Events tìm hiểu A-Z về đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện nhé!

Nhân sự phục vụ sự kiện – Họ là ai?

Nhân sự múa trống hội trong sự kiện khai trương

Đội ngũ nhân sự phục vụ tham gia vào sự kiện sẽ phụ thuộc vào quy mô và tính chất của của sự kiện đó. Có sự kiện chỉ có từ 1-2 nhân sự nhưng cũng có những sự kiện mà con số nhân sự phục vụ lên tới cả ngàn người.

Xét một cách khái quát nhất, đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện sẽ được chia theo nhóm chức năng, nhiệm vụ như sau:

• Events Manager/ Quản lý sự kiện: Là người lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện.
• Event supervison/ Giám sát sự kiện: Đây là người quản lý theo từng hạng mục trong sự kiện như điều phối tiệc, quản lý PGs, quản lý celeb (người nổi tiếng), phụ trách truyền thông…
• Event executive/ Điều phối sự kiện: Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager.
• Đội ngũ cộng tác viên: Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, chạy những công việc phát sinh. tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự cộng tác viên tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi. Đội ngũ này bao gồm:
• Nghệ sỹ các loại hình nghệ thuật
• MC
• PG, PB, lễ tân
• Nhân viên an ninh

…

• Bộ phận event: Ở bộ phận này sẽ chia ra làm 2 bộ phận nhỏ hơn là account và executive. Account sẽ là những người đi nhận yêu cầu từ khách hàng, mang về, lên ý tưởng và viết kế hoạch, báo giá, sau đó mang đi trình bày với khách hàng. Theo sát account trong quá trình lên kế hoạch chính Executive để sau đó họ sẽ triển khai kế hoạch đó ra để thành một event.
• Bộ phận thiết kế: Bộ phận này chuyên thiết kế tất cả những hạng mục mà account mang về.
• Bộ phận hậu cần: Đây là bộ phận sẽ thực hiện những công việc liên quan đến hậu cần như sắp xếp trang thiết bị, sản xuất các hạng mục phục vụ cho event, vận chuyển, bảo quản vật dụng event.

Những bộ phận nhân sự này sẽ hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện một event hoàn chỉnh.

Nhân sự phục vụ sự kiện cần đáp ứng những tiêu chí nào?

Mỗi vị trí nhân sự có những tiêu chí khác nhau

Nhân sự phục vụ sự kiện tham gia vào tất cả các khâu tổ chức của sự kiện từ việc lên ý tưởng, sắp xếp và thực hiện chương trình. Do đó, yêu cầu về chất lượng nhân sự trong tổ chức sự kiện được coi là vô cùng khắt khe.Ở mỗi vị trí, các nhân sự phục vụ cho sự kiện đều cần có những kỹ năng, phẩm chất riêng. Tuy nhiên, tựu chung lại chúng ta có thể điểm danh một vài tiêu chí cần thiết sau đây:

Giỏi về chuyên môn

Làm việc gì cũng vậy chứ không riêng gì sự kiện, luôn đòi hỏi một nền kiến thức nhất định để đảm bảo sự thành công.

Có óc sáng tạo

Sự kiện ấn tượng có sức hút hết sức đặc biệt đối với công chúng

Mỗi một sự kiện diễn ra điều có một mục đích riêng do đó sự sáng tạo được coi là yếu tố quan trọng nhất trong yêu cầu về nhân sự phục vụ và là nhân tố sống còn của sự kiện. Sự kiện càng được tổ chức độc đáo, ấn tượng càng có sức hút hết sức đặc biệt đối với công chúng.

Kỹ năng giao tiếp tốt

Có thế nói nhân sự phục vụ sự kiện là người “làm dâu tram họ”. Bởi vậy họ cần có khả năng giao tiếp tốt để luồng công việc diễn ra một cách hiệu quả nhất. Cần cứng rắn và mềm mỏng đúng lúc tối ưu hoá cơ hội và hạn chế rủi ro.

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy đến đối với một việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Khả năng tổng hợp, lên kế hoạch

Khi tổ chức sự kiện, đội ngũ nhân sự cần phải biết tổ chức mọi vấn đề một cách hợp lý, từ sắp xếp cơ sở vật chất, dự trù chi phí tổ chức, quản lý con người…Bên cạnh đó, cần bao quát tất cả các chi tiết nhỏ nhất để đảm bảo mọi thứ vận hành một cách trơn tru.

Kỹ năng làm việc nhóm

“Một cây làm chẳng nên non/ Ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Một sự kiện thành công không thể nào chỉ nhờ một cá nhân nhân sự nào đó mà cần có sự phối hợp hợp tác với nhiều người trong nhóm, vì thế khả năng làm việc nhóm tốt cũng rất cần thiết với nhân sự sự kiện.

Khả năng chịu được áp lực công việc cao

Nghề tổ chức sự kiện thường không thể lường trước được bất cứ điều gì có thể xảy ra. Không ít sự kiện có những vấn đề phát sinh thậm chí ngay trước thềm sự kiện. Do đó, người làm sự kiện cần có Khả năng chịu được áp lực công việc cao để giải quyết mọi áp lực, mọi vấn đề của công việc.

Kinh nghiệm sắp xếp nhân sự phục vụ sự kiện

Sắp xếp nhân sự hợp lý góp phần tạo nên sự kiện thành công

Có quan điểm cho rằng, nhân sự phục vụ sự kiện quyết định 80% thành công của chương trình. Quan điểm này là hoàn toàn chính xác. Do đó, công việc đầu tiên trước mỗi event chính là họp, thảo luận và phân chia công việc cũng như cách bố trí nhân sự phục vụ trong tổ chức sự kiện. Mỗi nhân sự đều có một chuyên ngành riêng, cũng như đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ một lĩnh vực dày dặn kinh nghiệm. Vì vậy người quản lý sự kiện cần bố trí nhân sự đúng với trình độ chuyên môn để có thể khai thác hết khả năng của họ, giúp họ hết lòng với công việc. Nhân sự thực hiện thì cần nắm bắt hết những công việc họ cần thực hiện, để sẵn sàng xử lý công việc một cách hiệu quả nhất. Và đừng quên phải luôn có kế hoạch dự phòng: Để đề phòng những tình huống xấu có thể xảy ra trong khi thực hiện sự kiện, sẽ tốt hơn nếu bạn biết được phải làm gì khi có sự cố xảy ra.

HoaBinh Events – đơn vị cung cấp nhân sự phục vụ sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu

HoaBinh Events cung cấp nhân sự phục vụ sự kiện chuyên nghiệp

Được thành lập từ năm 2008, HoaBinh Events đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, sự kiện và được nhiều khách hàng, đối tác tin cậy. Có được thành công đó là nhờ vào đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, trẻ trung, tài năng và được đào tạo bài bản.

Đội ngũ nhân sự phục vụ sự kiện của HoaBinh Events luôn sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng trong việc lên ý tưởng, thiết kế, xây dựng kịch bản, khả năng nắm bắt công việc và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm…

Hiện nay, HoaBinh Events đã và đang triển khai dịch vụ cung cấp nhân sự phục vụ sự kiện bao gồm:

PG/PB, lễ tân: PG/PB chạy roadshow, PG giới thiệu sản phẩm mới, lễ tân đón khách, lễ tân cắt băng khánh thành, kí kết hợp đồng…

MC: cung cấp MC dẫn chương trình, cung cấp MC hoạt náo, cung cấp MC đám cưới – tiệc cưới, cung cấp MC song ngữ,….

Nghệ sỹ các loại hình bao gồm: ca sĩ, ban nhạc – nhóm nhạc, nhóm múa đương đại, nhóm múa trống nước, nhóm múa trống hội, nhóm múa lân sư rồng, nhóm nhảy, nhóm nhảy LED-Dance, nhóm nhảy kid…

Nghệ nhân các loại hình nghệ thuật như: ảo thuật gia, chú hề vặn bóng, nghệ nhân vẽ tranh cát, thầy đồ vẽ tranh thư pháp (thường có các sự kiện tất niên, tân niên), nghệ nhân hướng dẫn làm bánh trung thu (thường có trong các sự kiện trung thu cho thiếu nhi)…

Nhân sự studio: Quay phim, chụp hình sự kiện

…

Dịch vụ cung cấp nhân sự phục vụ sự kiện của HoaBinh Events cam kết sẽ đưa ra những gói giải pháp hợp lý cho chương trình, sự kiện của Quý khách! Với kinh nghiệm và thế mạnh sẵn có, chúng tôi luôn mong muốn mang đến cho quý khách sự hài lòng cao nhất với chất lượng dịch vụ tốt nhất. Hãy liên hệ với HoaBinh Events khi bạn có nhu cầu thuê nhân sự tổ chức sự kiện theo số Hotline – 0913 311 911