Kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình cho doanh nghiệp chi tiết

Bạn đang cần xây dựng kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu. Bạn chưa có nhiều kinh nghiệm và cảm thấy bế tắc không biết làm sao để lên ý tưởng và thực thi hiệu quả?

Hôm nay, HoaBinh Events sẽ hướng dẫn bạn các bước để lên kế hoạch tổ chức chương trình ngày hội gia đình thật hay và ý nghĩa nhé!

Ý nghĩa của việc tổ chức ngày hội gia đình đối với các doanh nghiệp?

Trước khi đi sâu vào các bước lập kế hoạch, việc thấu hiểu giá trị mà Ngày hội gia đình (Family Day) mang lại sẽ tạo động lực và định hướng đúng đắn cho toàn bộ quá trình.

Ngày hội gia đình là dịp để doanh nghiệp tri ân tới nhân sự, tăng cường tinh thần đoàn kết trong doanh nghiệp

• Gắn kết nhân viên và xây dựng lòng trung thành: Khi doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm đến gia đình của nhân viên, họ sẽ cảm thấy được trân trọng và xem công ty như ngôi nhà thứ hai. Đây là sợi dây gắn kết vô hình, tạo nên lòng trung thành và giảm tỷ lệ nghỉ việc của các nhân sự.

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh: Ngày hội gia đình là cơ hội để doanh nghiệp lan tỏa những giá trị cốt lõi như sự sẻ chia, đoàn kết và trân trọng yếu tố con người. Hoạt động tổ chức ngày gia đình Việt Nam tại các công ty đang trở thành một nét đẹp văn hóa, thể hiện sự phát triển bền vững.

• Tăng cường quảng bá hình ảnh thương hiệu: Một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp với những hình ảnh, khoảnh khắc đẹp sẽ là tư liệu truyền thông đắt giá. Điều này giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu tuyển dụng, thu hút nhân tài và tạo thiện cảm với cộng đồng.

• Tạo không gian giao lưu, thấu hiểu: Đây là dịp để các thành viên trong công ty, không phân biệt phòng ban, cấp bậc, được giao lưu trong một không gian thoải mái. Đồng thời, các thành viên trong gia đình cũng có cơ hội hiểu hơn về môi trường làm việc của người thân mình.

Kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình cho doanh nghiệp

Để biến ý tưởng về một ngày hội đáng nhớ thành hiện thực, một bản kế hoạch chi tiết và có hệ thống là yếu tố không thể thiếu. Dưới đây là 9 bước cốt lõi mà mọi doanh nghiệp cần thực hiện.

1. Xác định mục đích, yêu cầu

Đây là bước nền tảng, quyết định đến phương hướng và quy mô của toàn bộ chương trình. Doanh nghiệp cần trả lời rõ ràng các câu hỏi:

• Mục đích tổ chức là gì? Để tri ân nhân viên, kỷ niệm ngày thành lập công ty, ra mắt sản phẩm mới, hay đơn thuần là tăng cường sự gắn kết?

• Thông điệp muốn truyền tải là gì? "Gia đình là nền tảng", "Đồng hành cùng phát triển", "We are one family",...

• Yêu cầu về kết quả: Mong muốn bao nhiêu người tham gia? Mức độ hài lòng của người tham dự đạt bao nhiêu phần trăm? Tạo ra bao nhiêu tương tác trên mạng xã hội? Việc xác định mục tiêu theo tiêu chí SMART (Cụ thể - Đo lường được - Khả thi - Liên quan - Có thời hạn) sẽ giúp quá trình đánh giá hiệu quả sau này trở nên dễ dàng hơn.

2. Xác định đối tượng tham gia

Đối tượng chính là cán bộ nhân viên và gia đình của họ (vợ/chồng, con cái). Cần khảo sát trước để nắm được số lượng người tham dự dự kiến, đặc biệt là số lượng và độ tuổi của các em nhỏ. Thông tin này cực kỳ quan trọng để thiết kế các hoạt động, trò chơi và chuẩn bị thực đơn, quà tặng và gửi thiệp mời tham dự ngày hội gia đình cho phù hợp.

3. Lên ý tưởng, chủ đề chính cho chương trình

Chủ đề (concept/theme) là linh hồn của sự kiện, giúp kết nối tất cả các hoạt động thành một thể thống nhất và tạo dấu ấn riêng. Một chủ đề hấp dẫn sẽ khơi gợi sự tò mò và hào hứng cho người tham gia. Một vài gợi ý chủ đề độc đáo:

• "Back to Childhood - Vé về tuổi thơ": Tái hiện không gian và các trò chơi dân gian.

• "Amazing Race - Đường đua kỳ thú": Tổ chức theo hình thức các trạm thử thách, đòi hỏi sự phối hợp của cả gia đình.

• "Color Me Run - Đường chạy sắc màu": Một hoạt động thể thao vui nhộn, phù hợp với các công ty có nhiều nhân viên trẻ.

• "Hawaiian Party": Một bữa tiệc bãi biển sôi động với các điệu nhảy và trang phục rực rỡ.

• "Phiên chợ quê": Tái hiện không gian làng quê Việt Nam, một ý tưởng tuyệt vời khi tổ chức ngày gia đình Việt Nam để tôn vinh giá trị truyền thống.

Các trò chơi team building sôi động là linh hồn của một chương trình ngày hội gia đình thành công.

4. Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức

• Thời gian: Thường là cuối tuần (Thứ 7 hoặc Chủ Nhật) để đảm bảo các nhân sự và thành viên trong gia đình họ đều có thể tham dự. Các dịp như Quốc tế Thiếu nhi 1/6, Tết Trung thu, hoặc ngày Gia đình Việt Nam 28/6 là những thời điểm lý tưởng để tổ chức Family day.

• Địa điểm: Tùy thuộc vào chủ đề và ngân sách. Các lựa chọn phổ biến bao gồm:

• Khu du lịch sinh thái, resort ngoại thành: Không gian rộng rãi, trong lành, phù hợp cho các hoạt động ngoài trời.

• Công viên, sân vận động: Thuận tiện di chuyển, chi phí hợp lý.

• Nhà hàng, trung tâm hội nghị: Phù hợp với các chương trình có yếu tố tiệc tối, vinh danh, cần không gian sang trọng.

5. Xây dựng ý tưởng các hoạt động, trò chơi cho chương trình

Đây là phần nội dung chính thu hút người tham gia vì vậy ban tổ chức cần lưu ý xây dựng kịch bản tránh nhàm chán, một màu. Đồng thời, ý tưởng trò chơi cần có sự đa dạng trong các hoạt động để phục vụ mọi lứa tuổi:

• Khu vực cho trẻ em: Nhà phao, tô tượng, vẽ tranh cát, chú hề bong bóng, xiếc, ảo thuật.

• Trò chơi tập thể (Team building): Kéo co, nhảy bao bố gia đình, chuyền bóng tiếp sức, xây tháp,... Các trò chơi này cần đề cao sự phối hợp giữa các thành viên.

• Sân khấu chính: Các tiết mục văn nghệ "cây nhà lá vườn", gameshow sân khấu, chương trình bốc thăm trúng thưởng.

• Khu vực check-in: Thiết kế backdrop, photobooth sáng tạo theo chủ đề để mọi người lưu giữ khoảnh khắc.

6. Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản chi tiết (timeline) là xương sống của sự kiện, đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ, đúng giờ. Kịch bản chương trình ngày hội gia đình cần ghi rõ thời gian, nội dung hoạt động, người phụ trách và các ghi chú cần thiết.

• Ví dụ một kịch bản cơ bản:

• 08:00 - 08:30: Đón khách, check-in, nhận đồng phục/vòng tay.

• 08:30 - 09:00: Khai mạc, phát biểu, gửi lời chúc mừng ngày gia đình của Ban Lãnh đạo.

• 09:00 - 11:30: Bắt đầu các trò chơi team building, hoạt động tự do.

• 11:30 - 13:00: Ăn trưa, nghỉ ngơi.

• 13:00 - 14:30: Gameshow sân khấu, biểu diễn văn nghệ.

• 14:30 - 15:00: Bốc thăm trúng thưởng, trao giải.

• 15:00: Bế mạc, tặng quà và tiễn khách.

Lựa chọn địa điểm ngoài trời thoáng đãng giúp các gia đình có không gian vui chơi thoải mái

7. Phân bổ nhân sự phụ trách

Một sự kiện lớn không thể chỉ do một vài người đảm nhiệm. Cần thành lập ban tổ chức và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng tiểu ban:

• Ban nội dung: Chịu trách nhiệm về chủ đề, kịch bản, các trò chơi.

• Ban hậu cần: Phụ trách địa điểm, âm thanh, ánh sáng, ăn uống, quà tặng, vận chuyển.

• Ban truyền thông: Chịu trách nhiệm chụp ảnh, quay phim, đưa tin trước, trong và sau sự kiện.

• Ban an ninh - y tế: Đảm bảo an toàn và xử lý các tình huống phát sinh.

8. Dự trù chi phí tổ chức ngày hội gia đình

Ngân sách cần được lên kế hoạch chi tiết để tránh phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Các hạng mục chi phí chính bao gồm:

• Chi phí thuê địa điểm.

• Chi phí ăn uống (tiệc buffet, teabreak).

• Chi phí thiết kế, in ấn và thi công (backdrop, banner, standee).

• Chi phí nhân sự sự kiện (MC, hoạt náo viên, PG, an ninh, y tế).

• Chi phí thuê thiết bị (âm thanh, ánh sáng, màn hình LED).

• Chi phí quà tặng, giải thưởng.

• Chi phí vận chuyển.

• Chi phí dự phòng (khoảng 10-15% tổng ngân sách).

9. Kế hoạch quảng bá và truyền thông

Để sự kiện thực sự lan tỏa, công tác truyền thông phải được triển khai bài bản qua 3 giai đoạn:

• Trước sự kiện: Gửi email thông báo, teaser, poster trên các kênh nội bộ (group công ty, bảng tin). Mở form đăng ký để nắm số lượng.

• Trong sự kiện: Livestream, cập nhật hình ảnh liên tục lên mạng xã hội, khuyến khích nhân viên check-in với hashtag của chương trình.

• Sau sự kiện: Gửi email cảm ơn, đăng tải album ảnh, video recap tổng kết. Đây là cách để dư âm của ngày hội còn mãi.

HBE - Đơn vị tổ chức ngày hội gia đình uy tín, chuyên nghiệp

Việc xây dựng và thực thi một kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết như trên đòi hỏi rất nhiều thời gian, kinh nghiệm và nguồn lực. Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công mỹ mãn và giúp doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu chính là gắn kết nhân viên, việc lựa chọn một đối tác tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu.

Với gần 20 năm kinh nghiệm trong ngành, HoaBinh Events (HBE) tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt là các chương trình Ngày hội gia đình cho doanh nghiệp. Chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có một văn hóa và câu chuyện riêng, vì vậy HBE luôn mang đến những giải pháp được "may đo" riêng biệt.

HoaBinh Events đồng hành cùng doanh nghiệp tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ.

Khi lựa chọn HoaBinh Events, quý khách hàng sẽ nhận được:

• Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói: Từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch, đến triển khai và nghiệm thu chương trình, HBE sẽ thực hiện toàn bộ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.

• Ý tưởng sáng tạo, kịch bản độc đáo: Đội ngũ nhân sự của HBE luôn cập nhật các xu hướng mới nhất để mang đến những chương trình mới lạ, hấp dẫn.

• Hệ thống thiết bị hiện đại: Chúng tôi cung cấp đầy đủ thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, nhà bạt không gian,... chất lượng cao.

• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp: Từ đạo diễn, MC, đến đội ngũ kỹ thuật viên, hậu cần,... nhân sự của HBE đều là những người giàu kinh nghiệm và tận tâm.

Hy vọng rằng, với những chia sẻ chi tiết trên, quý doanh nghiệp đã có cho mình một cái nhìn tổng quan để xây dựng một kế hoạch tổ chức ngày hội gia đình thành công.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị đồng hành uy tín để biến ý tưởng về Ngày hội gia đình thành hiện thực, đừng ngần ngại liên hệ với HoaBinh Events. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, cho thuê thiết bị, cung cấp nhân sự sự kiện và các dịch vụ liên quan khác, cam kết mang đến cho doanh nghiệp của bạn một chương trình ý nghĩa và đáng nhớ.

—-------------------------

HOABINH EVENTS - CHẤT LƯỢNG TẠO DANH TIẾNG!

✪ Hà Nội: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

● Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng

● Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

● Chi nhánh khác: Thái Lan, Singapore

📲 WhatsApp/Zalo/Viber/Hotline: 0939 311 911 (Admin) - 0913 311 911 (Ms.Annie) - 0945 683 355 (Ms.Tracy)

🌐 hoabinhevents.com

📧 info@hoabinh-group.com