Cách tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm ấn tượng cho doanh nghiệp
Hội nghị tổng kết cuối năm là một sự kiện thường niên có ý nghĩa quan trọng với các công ty, doanh nghiệp. Để tổ chức thành công sự kiện này theo cách chuyên nghiệp và ấn tượng nhất, cần rất nhiều yếu tố bao gồm: ý tưởng kịch bản sáng tạo kịch bản, quy trình sắp xếp tổ chức chỉn chu, tối ưu hóa chi phí…Bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây để nắm được cách tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm ấn tượng cho doanh nghiệp.
“Công việc tổ chức chương trình hội nghị tổng kết cuối năm tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại khó khăn muôn phần. Nếu doanh nghiệp không biết cách tổ chức sao cho khéo léo thì không khí của sự kiện sẽ rất dễ trở nên gượng ép, khó xử”
Hội nghị tổng kết cuối năm có ý nghĩa gì với doanh nghiệp?
Tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm là một dịp quan trọng để doanh nghiệp có thể nhìn nhận lại chặng đường hoạt động trong một năm đã qua, những thành tích gì đã đạt được và còn tồn tại vấn đề ở đâu? Đó là cách để lãnh đạo doanh nghiệp đặt ra định hướng phù hợp nhất cho chặng đường phát triển của năm sắp tới.
Bên cạnh đó, sự kiện được tổ chức dịp cuối năm này còn là cơ hội để vinh danh cán bộ nhân viên có thành tựu làm việc xuất sắc, nhằm thể hiện sự tri ân của ban lãnh đạo công ty với những đóng góp để công ty phát triển đi lên. Đồng thời, những món quà vinh danh như cúp, bằng khen,… sẽ giúp cán bộ nhân viên trong công ty có thêm động lực làm việc hiệu quả và cống hiến lâu dài.
Đặc biệt, vào dịp này, các phòng ban trong công ty sẽ được quây quần trò chuyện bên nhau, chia sẻ từ những điều thường nhật nhất. Đó chắc chắn sẽ là một kỷ niệm đẹp cho mỗi người. Qua đó, tinh thần đoàn kết của tập thể công ty cũng được nâng cao đáng kể!
Hội nghị cuối năm là một dịp để doanh nghiệp nhìn lại chặng đường hoạt động trong 1 năm đã qua
Ý tưởng thú vị cho lễ tổng kết cuối năm
Để tổ chức được những chương trình cuối năm ấm cúng và ý nghĩa thì bạn cần đặc biệt chú trọng về ý tưởng. Những ý tưởng mới mẻ sẽ mang đến không khí vui tươi, tạo sự hứng thú của người tham dự. Bên cạnh đó, các ý tưởng cũng cần phải phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo 2 ý tưởng tổ chức lễ tổng kết cuối năm đang phổ biến hiện nay:
- Chương trình tổng kết cuối năm kết hợp với du lịch team building: Ý tưởng tổ chức này được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì nó vừa mang tính tổng kết vừa mang tính khen thưởng, khích lệ cho những gì cán bộ công nhân viên sau 1 năm làm việc vất vả
- Chương trình tổng kết cuối năm kết hợp tri ân khách hàng: ý tưởng tổ chức này mang lại rất nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp vì thông qua sự kiện này, công ty có thể vừa tri ân cán bộ công nhân viên nội bộ vừa có thể và tri ân khách hàng, đối tác để tăng cường mối quan hệ gắn bó.
Để tổ chức được những chương trình cuối năm ấm cúng và ý nghĩa thì cần chú trọng về ý tưởng.
Chi tiết quy trình tổ chức chương trình tổng kết cuối năm
Với bất kỳ chương trình sự kiện hay hội nghị nào, để thực hiện thành công, bạn cần phải có sự đầu tư chỉnh chu mọi mặt từ khâu lên kế hoạch, chuẩn bị, setup…Thông thường, quy trình tổ chức chương trình hội nghị tổng kết cuối năm sẽ diễn ra theo quy trình chi tiết như sau:
Xác định chủ đề hội nghị
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một chủ đề riêng cần làm nổi bật trong chương trình hội nghị tổng kết cuối năm. Do đó việc xác định chủ đề hội nghị là việc tiên quyết cần thực hiện. Chỉ khi xác định được chủ đề này, chúng ta mới có thể tiếp tục triển khai cho những bước tiếp theo trong quy trình. Về cơ bản, các chủ đề được chọn thường sẽ tập trung vào việc làm nổi bật thương hiệu và văn hóa của mỗi doanh nghiệp
Xây dựng kế hoạch chi tiết
Kế hoạch chi tiết sẽ bao gồm những công việc mà bạn cần phải thực hiện:
- Xác định mục đích tổ chức của buổi hội nghị cuối năm
- Xây dựng ý tưởng tổ chức
- Xây dựng kịch bản hội nghị một cách chi tiết
- Lên list khách mời.
- Dự kiến thời gian, địa điểm để tổ chức.
- Dự trù kinh phí.
- Làm việc với các nhà cung cấp: thiết bị, đặt tiệc…
- Dự trù một số sự cố rủi ro có thể gặp phải để lên phương án ứng phó
Mỗi doanh nghiệp sẽ có một chủ đề riêng cần làm nổi bật trong chương trình hội nghị tổng kết cuối năm.
Chuẩn bị tổ chức chương trình
Ở bước này, các bạn cần thực hiện tốt những công việc sau:
- Truyền thông cho sự kiện để thu hút khách tham dự
- Gửi giấy mời tới danh sách khách mời
- Trang trí sân khấu, bục phát biểu, backdrop sự kiện, sắp xếp bàn ghế,…
- Setup thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu…
Tiến hành tổ chức chương trình tổng kết cuối năm
Theo kế hoạch, buổi lễ được chính thức tiến hành đúng kịch bản. Bạn nên theo dõi sát sao tất cả các nhân sự, các khâu để đảm bảo vận hành hội nghị trong tầm kiểm soát.
Sau khi chương trình tổ chức thực hiện xong, chúng ta sẽ tiến hành thu dọn đồ đạc, thiết bị. Nên chú ý tới việc dọn dẹp vệ sinh và bàn giao lại địa điểm. Đồng thời sẽ có họp bàn để đánh giá kết quả của hội nghị nhằm rút kinh nghiệm cho những chương trình sau.
Tổ chức hội nghị tổng kết cuối năm có thể nói là một sự kiện rất quan trọng của mỗi doanh nghiệp, mỗi công ty. Vì vậy, bạn phải chỉn chu và chuyên nghiệp nhất có thể. Vì vậy, nếu bạn còn có điều băn khoăn, cần tư vấn và hỗ trợ thêm, chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn. Bạn sẽ không còn phải lo lắng thêm nữa về toàn bộ các công việc như: lên ý tưởng, xây dựng kịch bản và setup thiết bị…
