Bảng báo giá chi tiết dịch vụ tiệc tất niên cho công ty

Tổ chức tiệc tất niên công ty là sự kiện quan trọng, diễn ra thường niên tại hầu hết các doanh nghiệp. Đây là cơ hội tuyệt vời để các phòng ban kết nối và đúc kết lại những thành tựu đã đạt được cũng như đặt mục tiêu phát triển cho năm mới. Sự kiện còn là một hình thức để ban lãnh đạo thể hiện sự quan tâm và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Vậy tổ chức tiệc tất niên cần những hạng mục nào và chi phí bao nhiêu? Dưới đây, HoaBinh Events gửi đến bạn bảng báo giá chi tiết dịch vụ tổ chức tiệc tất niên cho công ty cập nhật mới nhất. Đừng vội lướt qua nhé! 

Bảng báo giá chi phí tổ chức tiệc tất niên cho công ty cập nhật mới nhất 

Chi phí tiệc tất niên công ty là hạng mục cần được lưu ý kỹ trong kế hoạch tổng thể. HoaBinh Events gửi đến quý khách hàng bảng báo giá chi tiết dịch vụ tổ chức tiệc tất niên công ty mới nhất với đầy đủ các hạng mục như khu vực sự kiện, sân khấu, nhân sự, thuê địa điểm, thiết bị… 

>>> Bảng báo giá chi phí tổ chức tiệc tất niên cho công ty chỉ mang tính chất tham khảo

>>> HoaBinh Events có thể xây dựng báo giá theo nhu cầu thực tế của khách hàng

Chi phí khu vực sự kiện

Nội dung đầu tiên trong checklist chi phí tổ chức tiệc tất niên công ty phải kể đến là setup khu vực sự kiện. Đây là nơi khách mời theo dõi chương trình và dùng tiệc nên cần đảm bảo sự thoải mái và dễ dàng di chuyển. Một số dịch vụ tại khu vực sự kiện được cung cấp bởi HoaBinh Events bao gồm: 

 

Chi phí khu vực sân khấu 

Sân khấu là điểm nhấn cho toàn bộ buổi tiệc tất niên. Đây là nơi tập trung mọi ánh nhìn của khách mời nên việc đầu tư một sân khấu chuyên nghiệp và thể hiện đặc trưng của công ty là điều cần thiết. Các hạng mục cần có cho một sân khấu hoàn chỉnh bao gồm: 

 

Chi phí khu vực đón khách và check in

Khu vực check-in là “điểm chạm” đầu tiên của công ty với khách mời. Ngoài ra, đây cũng là nơi khách có những bức ảnh với sự kiện và lan tỏa chúng lên mạng xã hội. Vì vậy cần được trang trí sao cho thật ấn tượng. 

 

Chi phí nhân sự sự kiện

Nhân sự là yếu tố quan trọng trong hầu hết các chương trình. Bởi con người là tiền đề cho tất cả các hạng mục có trong sự kiện. Bảng giá chi phí thuê nhân sự cho một số nội dung tại HoaBinh Events cập nhất mới nhất bao gồm: 

 

Chi phí thuê địa điểm

Dựa vào quy mô và mức độ đầu tư cho buổi tiệc cuối năm mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các địa điểm tổ chức phù hợp. Nếu tiệc tất niên chỉ mang tính chất nội bộ, các thành viên trong công ty cùng quay quần bên nhau, thì sảnh công ty hoặc không gian nhà hàng nhỏ là lựa chọn hợp lý nhất.

Còn với những chương trình quy mô lớn, có sự tham dự của đối tác, cơ quan chính quyền địa phương… thì nên chọn thuê địa điểm bên ngoài. Khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc đến diện tích không gian, dịch vụ tính phí và không tính phí, các khoản phụ thu nếu có… để tối ưu chi phí.  

Chi phí thuê thi công

Không chỉ riêng tiệc tất niên mà hầu hết các sự kiện dù lớn hay nhỏ thì chi phí thi công là hạng mục bắt buộc để tạo nên sự thành công. Đội ngũ thi công cho một buổi tiệc cuối năm thường bao gồm: giám sát, thi công sân khấu, lắp đặt thiết bị… 

Chi phí quà tặng và khen thưởng

Sự kiện được đánh giá là thành công chỉ khi để lại được ấn tượng đẹp trong lòng khách mời hoặc người tham dự. Trong đó, tặng quà là phương thức hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để gửi lời tri ân chân thành đến khách hàng và nhân viên tại tiệc tất niên. 

 

Chi phí phát sinh

Dù có lên chuẩn bị chỉn chu đến đâu thì đều có những phát sinh bất ngờ trong buổi tiệc tất niên.  Vì vậy, khi lập dự toán ngân sách, bạn cần chuẩn bị trước một khoản cho các hạng mục “bên lề” kế hoạch. 

 

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức tiệc tất niên cuối năm cho công ty

Trong bối cảnh nền kinh tế suy thoái như hiện nay, tối ưu hóa chi phí cho các khoản bắt buộc tại công ty, bao gồm tiệc cuối năm là điều cần thực hiện. Vậy làm sao để cân bằng bài toán giữa yếu tố thẩm mỹ, ấn tượng, mãn nhãn với việc tiết kiệm chi phí doanh nghiệp? Dưới đây là các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí tổ chức tiệc cuối năm công ty mà HoaBinh Events tổng hợp cho bạn.

Số lượng khách mời

Phần lớn các khách mời trong tiệc tất niên đều là nhân viên công ty, ngoài ra còn có thêm đối tác, khách hàng thân thiết, nhà phân phối… Việc lập danh sách khách tham dự để tiện cho việc chọn địa điểm và chuẩn bị tiệc là điều cần thiết. Điều này cũng giúp công ty tránh tình trạng số lượng khách quá ít nhưng lại thuê địa điểm quá rộng hoặc ngược lại, gây lãng phí và ảnh hưởng chất lượng buổi tiệc. 

Công ty có thể tham khảo danh sách khách mời tiệc tất niên của những năm trước để có sự chuẩn bị phù hợp. Bên cạnh đó, để khách mời tham gia đầy đủ, nên gửi thiệp trước ít nhất là 7- 10 ngày để họ có thời gian chuẩn bị và sắp xếp công việc. 

Chọn đơn vị tổ chức

Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức tiệc tất niên công ty, thì giải pháp tối ưu là thuê đơn vị sự kiện bên ngoài. Với nhu cầu tổ chức tiệc cuối năm hiện nay, rất nhiều công sự kiện ra đời và mang đến các gói dịch vụ từ A - Z với mức giá vô cùng hấp dẫn. Tuy nhiên không phải ở đâu cũng thực hiện đúng cam kết. Trước khi ký kết hợp tác, quý doanh nghiệp cũng nên có sự tìm hiểu thật kỹ hồ sơ năng lực của họ. 

Dưới đây là 2 tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của một công ty tổ chức sự kiện mà bạn có thể tham khảo:

• Đánh giá các kênh truyền thông: Một đơn vị sự kiện có nhiều kinh nghiệm chắc chắn sẽ biết cách truyền tải thông điệp và ưu điểm của họ đến công chúng. Bởi đây là cách tạo ấn tượng đầu tiên và nhanh chóng nhất đến với khách hàng. Các kênh truyền thông như fanpage, website, youtube… là cơ sở để đánh giá chất lượng dịch vụ ban đầu. 

• Tham khảo các sự kiện công ty mà đơn vị đã từng tổ chức: Để có đánh giá khách quan nhất, bạn nên dành chút thời gian tham khảo thêm các loại hình sự kiện khác được tổ chức bởi đơn vị này như: lễ khai trương. khánh thành, khai mạc, hội nghị - hội thảo, gala dinner…Một công ty sự kiện chuyên nghiệp phải đảm bảo đồng nhất chất lượng dù trong bất kỳ dịch vụ nào. 

Địa điểm tổ chức

Việc khảo sát địa điểm, sảnh tiệc trước khi tổ chức tiệc cuối năm cho công ty là điều không thể bỏ qua. Tùy theo nhu cầu và quy mô sự kiện mà công ty có thể cân nhắc một số địa điểm như resort, nhà hàng, khách sạn, trung tâm tiệc… Tất nhiên, mỗi không gian khác nhau thì giá thuê cũng sẽ có sự biến động. Vì vậy, hãy cân nhắc thật kỹ dựa trên mục đích tổ chức để có sự lựa chọn hợp lý nhé!

Lưu ý, cuối năm cũng là thời điểm hầu hết các công ty đều tổ chức tiệc tất niên nên giá thuê sảnh chắc chắn sẽ cao hơn bình thường. Bạn cần thống nhất ý tưởng, kế hoạch tổ chức chi tiết nhanh chóng để liên hệ đặt lịch sớm nhất có thể. Hoặc nếu công ty sở hữu khuôn viên, sân sảnh rộng, hoàn toàn có thể tận dụng nơi đây để tổ chức chương trình cho công ty. Lựa chọn này vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa tăng thêm phần ấm cúng và gần gũi.  

Chi phí đưa đón

Địa điểm tổ chức tiệc quyết định lớn đến việc doanh nghiệp có cần dùng thêm một khoản phí cho dịch vụ đưa đón khách mời không. Với những vị khách là đối tác hay lãnh đạo cơ quan, chính quyền địa phương hoặc đại lý lớn… việc chuẩn bị xe đưa đón là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tận tâm của đơn vị tổ chức. Nếu công ty lựa chọn địa điểm diễn ra sự kiện ở khu vực trung tâm, không mất nhiều thời gian di chuyển, thì có thể cắt giảm được khoản chi phí này. 

Nên thuê đơn vị tổ chức tiệc tất niên công ty cuối năm hay không?

Câu trả lời của HoaBinh Events là CÓ. Bởi lẽ sự kiện nói chung và tiệc tất niên công ty nói riêng bao gồm nhiều công đoạn phức tạp, đòi hỏi người phụ trách phải có kinh nghiệm và hiểu biết về nó. Nếu chỉ phạm một lỗi nhỏ trong quy trình tổ chức cũng có thể dẫn đến chương trình thất bại.

Dưới đây là 5 lý do khiến doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cộng tác hơn là tự tổ chức: 

• Công ty tổ chức tiệc tất niên có đầy đủ kinh nghiệm và chuyên môn: Kinh nghiệm - Chuyên môn - Kỹ năng xử lý tình huống là 3 yếu tố đánh giá người làm sự kiện giỏi. Thế nhưng việc tổng hợp cả 3 yếu tố này là điều rất khó, đặc biệt là mảng kinh nghiệm thực tế. Các đơn vị sự kiện là nơi quy tụ của đội ngũ nhân sự tinh anh với trình độ chuyên môn cao và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu còn lại. 

• Tiết kiệm nhiều khoản chi phí không cần thiết: Bạn không nghe lầm đâu, thuê đơn vị bên ngoài thậm chí còn tiết kiệm hơn nhiều so với tự tổ chức đấy!  Nhờ mối quan hệ thân thiết với các nhà cung cấp, công ty events thường có được mức chiết khấu ưu đãi nhất cho khách hàng. Ngược lại, nếu tự thực hiện một chương trình mà chưa từng kết nối với các nhà hàng, khách sạn hay bên cho thuê thiết bị, bạn rất dễ bị chặt chém và lãng phí nhiều khoản tiền vô ích. 

• Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp không thể nào cân bằng được cả việc kinh doanh và chuẩn bị cho một sự kiện có tính chất quan trọng như tiệc tất niên. Dù có tinh thần trách nhiệm cao thế nào đi nữa, thì việc quán xuyến nhiều đầu việc không nằm trong chuyên môn cũng rất khó khăn. Thuê các đơn vị bên ngoài là cách giúp bạn “rảnh tay” để tập trung vào công việc tại công ty.

• Giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn: Quản lý rủi ro là hạng mục quan trọng mà các đơn vị nghiệp dư thường bỏ qua. Thực tế, hầu hết các events đều tiềm ẩn nhiều tình huống ngoài ý muốn. Nếu không có sự chuẩn bị cho các sự cố bất ngờ, chương trình rất dễ để lại ấn tượng xấu với khách mời, thậm chí là thất bại “toàn tập”. Các công ty sự kiện như HoaBinh Events luôn được đào tạo quy trình chi tiết để giải quyết các tình huống phát sinh bất ngờ, giúp giảm thiểu tối đa các rủi ro, đảm bảo chương trình thành công nhất có thể. 

Quy trình thuê Hoabinh Events tổ chức sự kiện tất niên cho công ty

Quy trình thuê Hoabinh Events tổ chức sự kiện tất niên cho công ty được mô tả trực quan ngay dưới đây: 

Quy trình thuê dịch vụ tổ chức tiệc tất niên công ty tại HoaBinh Events 

Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng 

Hoabinh Events tiến hành thu thập thông tin sơ lược về các yêu cầu của khách hàng cho buổi tiệc tất niên. Bao gồm: địa điểm diễn ra, số lượng khách mời dự kiến, thời gian và các yêu cầu khác về concept chương trình, hệ thống âm thanh, ánh sáng cùng với các dịch vụ đi kèm. Đây là cơ sở để chúng tôi thiết kế giải pháp phù hợp với từng công ty. 

Bước 2: Lên ý tưởng, kế hoạch dựa trên yêu cầu 

HoaBinh Events tin rằng, ý tưởng là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của hầu hết các sự kiện. Với các yêu cầu về tiệc tất niên đã được thu thập, bộ phận Ý tưởng của chúng tôi sẽ phối hợp chặt chẽ với khách hàng để đưa ra những idea mới lạ, tối ưu nhất. Các hạng mục chi tiết sẽ bao gồm: Concept trang trí, chi tiết về nội dung chương trình, thông điệp chính, các tiết mục nghệ thuật, bố trí âm thanh, ánh sáng và các dịch vụ đi kèm để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công trọn vẹn. 

Bước 3: Khảo sát địa điểm tổ chức tiệc 

Sau khi khách hàng đồng ý với kế hoạch sơ bộ và ý tưởng chương trình, HoaBinh Events sẽ tiến hành khảo sát chất lượng của địa điểm thực tế. Các tiêu chí đánh giá bao gồm: thiết kế sân khấu, backdrop; kiểm tra hệ thống điện, nước, wifi… Sau khi có được số liệu thực tế, chúng tôi sẽ cân chỉnh lại kế hoạch và ý tưởng sao cho phù hợp nhất. 

Bước 4: Gửi báo giá chi tiết và ký hợp đồng tổ chức tiệc tất niên 

Với các thông tin thu thập được, HoaBinh Events sẽ tiến hành lập bảng báo giá chi tiết dựa trên kế hoạch và cân chỉnh của khách hàng. Các hạng mục có trong bảng kê sẽ gồm: tiệc, trang thiết bị, phí thuê địa điểm, nhân sự, vận chuyển,...

Sau khi khách hàng xác nhận đồng ý với bảng báo giá của chúng tôi, HoaBinh Events tiến hành làm hợp đồng và xác nhận các thỏa thuận ràng buộc giữa hai bên để bắt đầu chuẩn bị tiệc. 

Bước 5: Chuẩn bị sự kiện 

Trước ngày diễn ra buổi tiệc, HoaBinh Events sẽ chuẩn bị đầy đủ các hạng mục như cam kết đã ký trong hợp đồng. Đội ngũ kỹ thuật phụ trách setup thiết bị, bố trí nhân sự, trang trí, chạy chương trình và xây dựng kế hoạch dự phòng rủi ro như mất điện, trời mưa, mất kết nối internet, sự cố về trang thiết bị… Việc chuẩn bị càng chi tiết thì càng đảm bảo tỷ lệ thành công của tiệc được cao nhất. 

Bước 6: Tổ chức tiệc tất niên cho công ty đúng kịch bản và timeline

Xuyên suốt quá trình diễn ra tiệc, nhân sự của HoaBinh Events sẽ liên tục giám sát để đảm bảo các nội dung được diễn ra theo đúng timeline. Hướng đến mục tiêu giúp khách hàng quảng bá thông điệp một cách hiệu quả nhất. 

Bước 7: Tổng kết, thanh toán hợp đồng 

Sau khi buổi tiệc tất niên kết thúc, chúng tôi sẽ tiến hành thu thập đánh giá kết quả chung. Song song đó, HoaBinh Events cũng rất sẵn sàng ghi nhận ý kiến đóng góp và phản hồi từ quý khách hàng để cải thiện, phát triển dịch vụ hơn. Cuối cùng là hoàn tất thanh toán các khoản còn lại. 

Các dịch vụ đi kèm với sự kiện tất niên tại Hoabinh Events

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, HoaBinh Events tự hào là một trong những đơn vị dẫn đầu lĩnh vực events, hội thảo, hội nghị… Bằng chính năng lực nghiệp vụ, chúng tôi là đơn vị đứng sau sự thành công của hàng trăm sự kiện lớn nhỏ mỗi năm.

Trong hạng mục tiệc tất niên cho công ty, HoaBinh Events còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ tiệc đi kèm, đảm bảo quý khách hàng có một chương trình ấn tượng, mãn nhãn và thành công nhất. Các dịch vụ sự kiện đi cùng với tiệc tất niên được chọn nhiều nhất tại HoaBinh Events bao gồm: 

• Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner

• Tiệc tất niên kết hợp Company Trip/ Team Building 

• Tiệc tất niên kết hợp Tiệc tri ân khách hàng 

• Tiệc tất niên kết hợp Sinh Nhật Công Ty

• Tiệc tất niên kết hợp Lễ khen thưởng nhân viên… 

Với 3 chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng và Hồ Chí Minh, HoaBinh Events cam kết đáp ứng tốt nhất nhu cầu tổ chức các loại hình sự kiện và thuê thiết bị tại Việt Nam. 

Các hình ảnh, video dự án tổ chức sự kiện tất niên cuối năm Hoabinh Events đã thực hiện

Với vị thế của một thương hiệu tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam, Hoabinh Events hiện là đơn vị đứng sau sự thành công của hàng loạt các buổi tiệc tất niên công ty quy mô lớn, nhỏ từ Bắc vào Nam. Dưới đây là một số sự kiện tất niên nổi bật được đảm nhận bởi HoaBinh Events: 

Kết luận

Tổ chức tiệc tất niên công ty là sự kiện có ý nghĩa quan trọng trong chặng đường hoạt động của doanh nghiệp. Nếu quý khách hàng đang băn khoăn tìm kiếm một đơn vị đủ tâm và đủ tầm để đảm nhận đầu việc quan trọng này, đừng vội bỏ qua các gói dịch vụ hấp dẫn tại HoaBinh Events. Liên hệ trực tiếp đến số hotline 0939.311.911 - 0913.311.911 để nhận bảng báo giá dịch vụ chi tiết nhất, sẵn sàng cho một buổi tiệc cuối năm thành công rực rỡ.