Các loại chi phí tham gia hội chợ triển lãm mà các doanh nghiệp cần biết

Tham gia các hoạt động hội chợ triển lãm là một cách thức marketing hiệu quả cho thương hiệu, giúp tiếp cận, quảng bá hình ảnh đến người tiêu dùng, từ đó thúc đẩy doanh thu cũng như thu hút nhà đầu tư. Với những công ty, doanh nghiệp tham gia lần đầu tiên, chắc hẳn sẽ rất băn khoăn về các loại chi phí tham gia hội chợ triển lãm. Hiểu được điều đó, HoaBinh Events sẽ tổng hợp chi tiết những thông tin cần thiết cho các bạn ở bài viết dưới đây.

Chi phí thuê mặt bằng gian hàng hội chợ triển lãm

Chi phí đầu tiên mà các doanh nghiệp cần chi trả trong chi phí tham gia hội chợ triển lãm là chi phí thuê gian hàng triển lãm. Các chi phí này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như:

Quy mô, số lượng người tham gia
Vị trí mặt bằng triển lãm thuê
Diện tích gian hàng
Các phụ kiện cần thuê của ban tổ chức
Kiểu gian hàng mà doanh nghiệp muốn thuê
Và các yếu tố khác

Các doanh nghiệp nhỏ hay mới tham gia thì nên thuê các gian hàng với kích thước vừa đủ, phổ biến. Ví dụ như lựa chọn kích thước gian hàng 18m2 (3mx6m) hoặc 36m2 (6mx6m).

Giá thuê gian hàng hội chợ sẽ không cố định, dao động từ 1.000.000-5.000.000 đồng với các gian hàng tiêu chuẩn và từ 6.000.000-8.000.000 đồng với các gian hàng có diện tích lớn và tự dựng.

Chi phí thuê gian hàng hội chợ

Chi phí thuê gian hàng hội chợ

Phí quản lý và các khoản chi phí tham gia hội chợ triển lãm bắt buộc

Trong quá trình tham gia hội chợ, triển lãm, bên cạnh chi phí thuê mặt bằng, doanh nghiệp bắt buộc phải chi trả một số khoản chi phí tham gia hội chợ triển lãm do ban tổ chức hoặc đơn vị vận hành quy định như:

Phí ký quỹ gian hàng

Bên cạnh đó còn phát sinh thêm một loại chi phí tham gia hội chợ triển lãm đó là chi phí ký quỹ cho gian hàng. Chi phí ký quỹ là chi phí đảm bảo các doanh nghiệp không được làm hư hại đến sàn nhà và sẽ được hoàn trả khi kết thúc triển lãm. Phần phí này sẽ dao động khoảng trên 1.000.000 đồng/m2

Phí quản lý gian hàng và các khoản phí bắt buộc

Cũng được tính theo m2, phí quản lý gian hàng hội chợ sẽ cao khi diện tích gian hàng lớn. Tính trung bình rơi vào từ 150.000/m². Chi phí này bao gồm các loại như phí vệ sinh, dọn dẹp và bảo vệ, trông coi gian hàng. Chi phí sẽ được đóng trực tiếp cho quản lý tòa nhà.

Phí thẻ thi công

Đây là một khoản chi rất nhỏ nhưng cũng không thể không kể đến trong quá trình tổ chức hội chợ triển lãm. Phí thẻ thi công là chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để làm thẻ đeo cho đội thi công ra vào địa điểm trong quá trình dàn dựng. Phần phí làm thẻ này khoảng 110.000 VND/thẻ tên.

Chi phí điện năng và dịch vụ vận hành

Phí phải trả cho phần điện tiêu thụ của gian hàng hội chợ là một khoản chi phí bắt buộc. Phần phí này sẽ được tính theo số thiết bị điện mà gian hàng sử dụng như bóng đèn, ổ cắm,...

Chi phí này không cố định, phụ thuộc vào số lượng bóng đèn, ổ cắm mà gian hàng sử dụng sẽ có các mức phí khác nhau. Chi phí này sẽ được hướng dẫn đóng khi đăng ký và thuê mặt bằng gian hàng.

Chi phí thiết kế và thi công gian hàng

Để có một gian hàng thu hút khách hàng tham quan thì việc trang trí gian hàng là rất cần thiết. Chi phí thiết kế và thi công cho gian hàng sẽ dao động tùy vào quy mô, sản phẩm trưng bày và mục tiêu chiến lược của công ty. Một số yếu tố cần xem xét khi tính toán chi phí cụ thể bao gồm:

Chi phí thiết kế gian hàng

Chi phí thuê dịch vụ thiết kế ý tưởng gian hàng sẽ biến động tùy thuộc vào mục tiêu và mong muốn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp mong muốn có một gian hàng ấn tượng, độc đáo và chất lượng cao thường tốn chi phí hơn.

Chi phí thi công gian hàng

Chi phí thi công gian hàng là khoản ngân sách dành cho việc hiện thực hóa thiết kế thành không gian trưng bày thực tế tại hội chợ, triển lãm. Hạng mục này thường bao gồm chi phí vật liệu, nhân công lắp dựng, hệ thống điện – ánh sáng, in ấn backdrop, biển bảng,..

Mức chi phí sẽ phụ thuộc vào quy mô gian hàng, độ phức tạp của thiết kế và chất lượng vật liệu sử dụng, chẳng hạn:

Chi phí vật liệu trang trí: Đây là khoản chi phí sử dụng để xây dựng gian hàng như gỗ, kim loại, vải hay những vật liệu xây dựng cần thiết. Bên cạnh đó là các chi phí chi cho các phụ kiện trang trí như đèn, cây nhân tạo, bàn ghế,...
Kích thước và quy mô của gian hàng: Kích thước của gian hàng cũng ảnh hưởng đến chi phí trang trí nội thất. Gian hàng càng lớn thì chi phí trang trí càng cao.
Các sản phẩm công nghệ tương tác khách hàng: Nếu doanh nghiệp mong muốn có các yếu tố tương tác với khách hàng như sử dụng máy chơi game, các phương tiện truyền thông tương tác hay màn hình cảm ứng thì sẽ mất một khoản phí riêng và cần được xem xét.

Chi phí thiết kế và thi công gian hàng

Xem thêm:

Hội chợ ẩm thực trường học cần chuẩn bị những gì?

Menu hội chợ ẩm thực cần có gì để thu hút khách hàng?

Chi phí vận chuyển và lưu trữ

Vận chuyển và lưu trữ tuy không phải hai loại chi phí chính, nhưng nó cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoàn thiện gian hàng.

Chi phí vận chuyển vật liệu và sản phẩm

Đây cũng là khoản chi phí quan trọng chiếm một phần trong chi phí tham gia hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp. Chi phí vận chuyển, vật liệu và sản phẩm phụ thuộc vào những yếu tố nhất định. Ví dụ:

Khoảng cách vận chuyển: Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến chi phí vận chuyển. Khoảng cách vận chuyển càng xa thì chi phí càng cao.
Phương tiện vận chuyển: Có nhiều loại phương tiện di chuyển vật liệu, sản phẩm khác nhau như xe tải, container… Mỗi phương tiện có một mức phí khác nhau tùy vào loại hàng hóa và thời gian giao hàng.
Loại hàng hóa: Đây cũng là một yếu tố có ảnh hưởng lớn đến chi phí vận chuyển. Các sản phẩm có tính chất khác nhau sẽ có mức chi phí khác nhau. Ví dụ các sản phẩm công nghệ, dễ hư hỏng sẽ có thể làm tăng chi phí.
Thời gian vận chuyển: Trong trường hợp doanh nghiệp mong muốn vận chuyển trong thời gian ngắn thì chi phí sẽ cao hơn
Dịch vụ bảo hiểm: Đây là dịch vụ phụ, chiếm một phần nhỏ nhưng giúp bảo vệ chất lượng cho sản phẩm

Chi phí bảo hiểm và thuê kho lưu trữ

Chi phí bảo hiểm và thuê kho lưu trữ sẽ thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố. Chi phí bảo hiểm có thể ảnh hưởng bởi giá trị và loại hình bảo hiểm. Chi phí thuê kho ảnh hưởng bởi địa điểm và loại kho… Dưới dây, HoaBinh Events sẽ giúp bạn tổng hợp các yếu tố cụ thể:

Đối với các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bảo hiểm:

Giá trị của hàng hóa: Với các sản phẩm có giá trị càng cao thì chi phí bảo hiểm cũng sẽ tăng theo
Loại bảo hiểm: Hiện nay có khá nhiều loại hình bảo hiểm như bảo hiểm mất mát, bảo hiểm cháy, bảo hiểm toàn diện. Tùy từng loại bảo hiểm sẽ có mức chi phí khác nhau.
Thời hạn bảo hiểm: Nếu các bạn chỉ mong muốn làm bảo hiểm trong khoảng thời gian diễn ra sự kiện thì chi phí sẽ thấp hơn.

Đối với các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê kho lưu trữ

Có yêu cầu bảo quản đặc biệt: Những loại sản phẩm cần điều kiện bảo quản tốt như kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ,.. thì các chi phí sẽ cao hơn.
Loại kho, kích thước và các dịch vụ đi kèm: Tùy vào các loại hoặc kích cỡ kho bạn chọn như kho thường, kho lạnh hay kho chống cháy sẽ có các mức phí khác nhau. Bên cạnh đó nếu yêu cầu các dịch vụ đi kèm như bảo vệ, quản lý kho thì chi phí sẽ tăng thêm

Chi phí nhân sự vận hành gian hàng

Tùy vào quy mô triển lãm thì cần những nguồn nhân lực khác nhau. Các doanh nghiệp cần sắp xếp nhân sự sao cho hợp lý với từng khâu như đón khách, phát tờ rơi, tiếp thị sản phẩm, khâu PR, bán hàng, khâu ghi nhận thông tin phản hồi từ khách… để vận hành sự kiện trơn chu.

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn nguồn nhân lực tại chính công ty mình để tối ưu chi phí hoặc lựa chọn thuê nhân sự ngoài để tạo sự chuyên nghiệp hơn.

Chi phí nhân sự vận hành gian hàng

Chi phí marketing và truyền thông

Đây là một chi phí không bắt buộc, bởi khá tốn kém. Hoạt động này thường phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn ngân sách lớn, mong muốn quảng bá hình ảnh và thương hiệu đến nhiều khách hàng hơn. Chi phí hoạt động này bao gồm các chi phí như:

Chi phí sản xuất ấn phẩm, hàng mẫu
Chi phí quà tặng cho khách tham quan
Chi phí thuê các công cụ truyền thông
Chi phí thuê các nhân sự như chuyên gia truyền thông, MC,..
Chi phí quảng cáo
Chi phí chuẩn bị tài liệu và nội dung cho buổi họp báo và chiến dịch truyền thông như chi phí viết bài, media truyền thông,..

Chi phí cho hoạt động tại gian hàng và phát sinh

Ngoài các khoản chi phí cố định, doanh nghiệp cần dự trù thêm ngân sách cho các hoạt động vận hành thực tế tại gian hàng và những chi phí phát sinh trong suốt thời gian diễn ra hội chợ, triển lãm. Chẳng hạn:

Chi phí đồng phục, ăn uống: Dành cho đội ngũ nhân sự vận hành gian hàng, bao gồm trang phục nhận diện thương hiệu và chi phí ăn uống trong những ngày làm việc tại sự kiện.
Chi phí tổ chức hoạt động tại gian hàng: Bao gồm các hoạt động thu hút khách như minigame, trải nghiệm sản phẩm, biểu diễn, livestream hoặc các chương trình tương tác trực tiếp.
Chi phí tài trợ: Áp dụng khi doanh nghiệp tham gia với vai trò nhà tài trợ, nhằm gia tăng độ phủ thương hiệu trong khuôn khổ chương trình.
Chi phí phát sinh khác: Bao gồm các khoản ngoài kế hoạch như sửa chữa, bổ sung vật tư, chi phí in ấn gấp, hoặc điều chỉnh thiết kế trong quá trình vận hành.

Ngoài các chi phí cố định, chi phí gian hàng còn thay đổi phụ thuộc vào các yếu tố sau đây:

Quy mô doanh nghiệp, mức độ đầu tư của doanh nghiệp.
Địa điểm và thời gian diễn ra hội chợ triển lãm.
Diện tích của gian hàng, vật liệu thi công của gian hàng.
Phương án thi công mà doanh nghiệp lựa chọn...

Kết luận

Tất cả các khoản mà chúng tôi liệt kê trên đây, hy vọng có thể hữu ích cho bạn trong quá trình hạch toán chi phí tham gia hội chợ triển lãm. Nếu có bất kỳ khó khăn nào trong quá trình lên kế hoạch tổ chức hội chợ triển lãm thì đừng ngần ngại liên hệ với HoaBinh Events để được tư vấn chi tiết nhé.

HoaBinh Events, với kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đặc biệt chúng tôi có thế mạnh trong ngành tổ chức hội chợ triển lãm, có thể giúp bạn tạo nên gian hàng ấn tượng, thu hút khách tham quan.

Dưới đây là một số gian hàng hội chợ triển lãm mà HoaBinh Events tổ chức hoặc đồng tổ chức để bạn tham khảo: