Các loại chi phí tham gia hội chợ triển lãm mà các doanh nghiệp cần biết

Tham gia các hoạt động hội chợ triển lãm là một cách thức marketing hiệu quả cho thương hiệu, giúp tiếp cận, quảng bá hình ảnh đến người tiêu dùng, từ đó thúc đẩy doanh thu cũng như thu hút nhà đầu tư. Với những công ty, doanh nghiệp tham gia lần đầu tiên chắc hẳn sẽ rất băn khoăn về các loại chi phí tham gia hội chợ triển lãm, hiểu được điều đó, HoaBinh Events sẽ tổng hợp chi tiết những thông tin cần thiết cho các bạn ở bài viết dưới đây.

Chi phí thuê mặt bằng gian hàng hội chợ triển lãm

Chi phí đầu tiên mà các doanh nghiệp cần chi trả trong chi phí tham gia hội chợ triển lãm là chi phí thuê mặt bằng gian hàng. Các chi phí này sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như:

• Quy mô, số lượng người tham gia

• Vị trí gian hàng

• Diện tích gian hàng

• Các phụ kiện cần thuê của ban tổ chức

• Kiểu gian hàng mà doanh nghiệp muốn thuê

• Và các yếu tố khác

Các doanh nghiệp nhỏ hay mới tham gia thì nên thuê các gian hàng với kích thước vừa đủ, phổ biến. Ví dụ như lựa chọn kích thước gian hàng  18m2 (3mx6m) hoặc 36m2 (6mx6m).

Giá thuê mặt bằng gian hàng hội chợ sẽ không cố định, dao động từ 1.000.000- 5.000.000 đồng với các gian hàng tiêu chuẩn và từ 6.000.000-8.000.000 đồng với các gian hàng có diện tích lớn và tự dựng.

Bên cạnh đó còn phát sinh thêm một loại chi phí tham gia hội chợ triển lãm đó là chi phí ký quỹ cho gian hàng. Chi phí ký quỹ là chi phí đảm bảo các doanh nghiệp không được làm hư hại đến sàn nhà và sẽ được hoàn trả khi kết thúc triển lãm. Phần phí này sẽ dao động khoảng trên 1.000.000 đồng/m2

 

Phí quản lý gian hàng hội chợ triển lãm

Cũng được tính theo m2, phí quản lý gian hàng hội chợ sẽ cao khi diện tích gian hàng lớn. Tính trung bình rơi vào từ  150.000/m2 Chi phí này bao gồm các loại như phí vệ sinh, dọn dẹp và bảo vệ trông coi gian hàng. Chi phí sẽ được đóng trực tiếp cho quản lý tòa nhà.

Chi phí điện năng tiêu thụ cho gian hàng

Phí phải trả cho phần điện tiêu thụ của gian hàng hội chợ là một khoản chi phí bắt buộc. Phần phí này sẽ được tính theo số thiết bị điện mà gian hàng sử dụng như bóng đèn, ổ cắm,... Chi phí này không cố định, phụ thuộc vào số lượng bóng đèn, ổ cắm mà gian hàng sử dụng sẽ có các mức phí khác nhau. Chi phí này sẽ được hướng dẫn đóng khi đăng ký và thuê mặt bằng gian hàng.

Chi phí cho gian hàng

Ngoài các chi phí bắt buộc trên cũng còn các chi phí khách cần quan tâm khi setup gian hàng đó là: 

Chi phí trang trí nội thất cho gian hàng

Để có một gian hàng thu hút khách hàng tham quan thì việc trang trí gian hàng là rất cần thiết. Chi phí trang trí nội thất cho gian hàng sẽ dao động tùy vào quy mô, sản phẩm trưng bày và mục tiêu chiến lược của công ty. Một số yếu tố cần xem xét khi tính toán chi phí cụ thể bao gồm: 

• Chi phí thuê dịch vụ thiết kế ý tưởng gian hàng. Chi phí này sẽ biến động tùy thuộc vào mục tiêu và mong muốn của doanh nghiệp. Doanh nghiệp mong muốn có một gian hàng ấn tượng, độc đáo và chất lượng cao thường tốn chi phí hơn.

• Chi phí vật liệu trang trí: Đây là khoản chi phí sử dụng để xây dựng gian hàng như gỗ, kim loại, vải hay những vật liệu xây dựng cần thiết. Bên cạnh đó là các chi phí chi cho các phụ kiện trang trí như đèn, cây nhân tạo, bàn ghế,...Ngoài ra, nếu doanh nghiệp muốn có hiệu ứng ánh sáng gây chú ý có thể đầu tư hệ thống ánh sáng chất lượng hơn.

• Kích thước và quy mô của gian hàng: Kích thước của gian hàng cũng ảnh hưởng đến chi phí trang trí nội thất. Gian hàng càng lớn thì chi phí trang trí càng cao.

• Các sản phẩm công nghệ tương tác khách hàng: Nếu doanh nghiệp mong muốn có các yếu tố tương tác với khách hàng như sử dụng máy chơi game, các phương tiện truyền thông tương tác hay màn hình cảm ứng thì sẽ mất một khoản phí riêng và cần được xem xét. 

Chi phí vận chuyển vật liệu và sản phẩm

Đây cũng là khoản chi phí quan trọng chiếm một phần trong chi phí tham gia hội chợ triển lãm của các doanh nghiệp. Chi phí vận chuyển và vật liệu và sản phẩm phụ thuộc vào những yếu tố nhất định. Ví dụ:

• Khoảng cách vận chuyển: Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến chi phí vận chuyển. Khoảng cách vận chuyển càng xa thì chi phí càng cao.

• Phương tiện vận chuyển: Có nhiều loại phương tiện di chuyển vật liệu, sản phẩm khác nhau như xe tải, container,... Mỗi phương tiện có một mức phí khác nhau tùy vào loại hàng hóa và thời gian giao hàng.

• Loại hàng hóa: Đây cũng là một yếu tố có ảnh hưởng lớn đến chi phí vận chuyển. Các sản phẩm có tính chất khác nhau sẽ có mức chi phí khác nhau. Ví dụ các sản phẩm công nghệ, dễ hư hỏng sẽ có thể làm tăng chi phí.

• Thời gian vận chuyển: Trong trường hợp doanh nghiệp mong muốn vận chuyển trong thời gian ngắn thì chi phí sẽ cao hơn

• Dịch vụ bảo hiểm: Đây là dịch vụ phụ, chiếm một phần nhỏ nhưng giúp bảo vệ chất lượng cho sản phẩm

Chi phí bảo hiểm và thuê kho lưu trữ

Chi phí bảo hiểm và thuê kho lưu trữ sẽ thay đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, chi phí bảo hiểm có thể ảnh hưởng bởi giá trị và loại hình bảo hiểm, chi phí thuê kho ảnh hưởng bởi địa điểm và loại kho,... Dưới dây, HoaBinh Events sẽ giúp bạn tổng hợp các yếu tố cụ thể: 

Đối với các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bảo hiểm:

• Giá trị của hàng hóa: Với các sản phẩm có giá trị càng cao thì chi phí bảo hiểm cũng sẽ tăng theo

• Loại bảo hiểm: Hiện nay có khá nhiều loại hình bảo hiểm như bảo hiểm mất mát, bảo hiểm cháy, bảo hiểm toàn diện. Tùy từng loại bảo hiểm sẽ có mức chi phí khác nhau.

• Thời hạn bảo hiểm: Nếu các bạn chỉ mong muốn làm bảo hiểm trong khoảng thời gian diễn ra sự kiện thì chi phí sẽ thấp hơn.

Đối với các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê kho lưu trữ

• Có yêu cầu bảo quản đặc biệt: Những loại sản phẩm cần điều kiện bảo quản tốt như kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ,.. thì các chi phí sẽ cao hơn.

• Loại kho, kích thước và các dịch vụ đi kèm: Tùy vào các loại hoặc kích cỡ kho bạn chọn như kho thường, kho lạnh hay kho chống cháy sẽ có các mức phí khác nhau. Bên cạnh đó nếu yêu cầu các dịch vụ đi kèm như bảo vệ, quản lý kho thì chi phí sẽ tăng thêm

Chi phí nhân sự

Tùy vào quy mô triển lãm thì cần những nguồn nhân lực khác nhau, các doanh nghiệp cần sắp xếp các nhân sự sao cho hợp lý với từng khâu như: đón khách, phát tờ rơi, tiếp thị sản phẩm, khâu PR, bán hàng, khâu ghi nhận thông tin phản hồi từ khách…, để có một sự kiện hội chợ triển lãm diễn ra một cách trơn tru. Các doanh nghiệp có thể lựa chọn nguồn nhân lực tại chính công ty mình để tối ưu chi phí hoặc lựa chọn thuê nhân sự ngoài để tạo sự chuyên nghiệp hơn.

Chi phí họp báo hoặc truyền thông trước sự kiện:

Đây là một chi phí không bắt buộc, bởi khá tốn kém. Hoạt động này thường phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn ngân sách lớn, mong muốn quảng bá hình ảnh và thương hiệu đến nhiều khách hàng hơn. Chi phí hoạt động này bao gồm các chi phí như: 

• Chi phí chuẩn bị tài liệu và nội dung cho buổi họp báo và chiến dịch truyền thông như chi phí viết bài, media truyền thông,..

• Chi phí thuê địa điểm

• Chi phí thuê các công cụ truyền thông

• Chi phí thuê các nhân sự như chuyên gia truyền thông, MC,..

• Chi phí quảng cáo

Các chi phí khác

Ngoài ra, còn các chi phí  khác sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp như:

• Chi phí đồng phục, ăn uống

• Chi phí truyền thông

• Chi phí in ấn tài liệu truyền thông

• Chi phí sản xuất ấn phẩm, hàng mẫu

• Chi phí quà tặng

• Chi phí tài trợ

• Chi phí hoạt động sự kiện

Một số chi phí tham gia hội chợ triển lãm không cố định

Mỗi một doanh nghiệp khi tổ chức hội chợ sẽ có mức ngân sách và thi công riêng biệt nên các chi phí sẽ không cố định và phụ thuộc vào nhiều yếu tố như;

• Quy mô doanh nghiệp, mức độ đầu tư của doanh nghiệp.

•  Địa điểm và thời gian diễn ra hội chợ triển lãm.

•  Diện tích của gian hàng, vật liệu thi công của gian hàng.

• Phương án thi công mà doanh nghiệp lựa chọn...

Nếu quý khách hàng không đủ nguồn lực cũng như thời gian có thể lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội chợ triển lãm trọn gói. HoaBinh Events có thể hỗ trợ cung cấp trọn gói các dịch vụ thiết kế gian hàng, thuê trang thiết bị bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, dịch vụ thuê PG và PB,... nếu quý khách hàng có nhu cầu.

Kết luận

Chi phí tham gia hội chợ triển lãm cần có kế hoạch cụ thể và chi tiết sao cho phù hợp với mức ngân sách đã đề ra. Trải qua hơn 15 năm hoạt động, HoaBinh Events có thể hỗ trợ quý khách hàng tổ chức một sự kiện hội chợ triển lãm hoàn chỉnh nhất. Nếu quý khách có nhu cầu hãy liên hệ với chúng tôi qua số hotline 0939.311.911 - 0918.640.988 để được tư vấn chi tiết nhất nhé!

HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng