Đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm nào uy tín và chuyên nghiệp

Tổ chức hội chợ là hoạt động không hề dễ dàng với các đơn vị chưa có nhiều kinh nghiệm. Nó đòi hỏi lượng công việc khổng lồ từ khâu lên kế hoạch, chuẩn bị hậu cần đến tổ chức thực hiện, nghiệm thu sau sự kiện… Để đảm bảo hội chợ diễn ra thành công, hãy tham khảo dịch vụ của các đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm uy tín và chuyên nghiệp. 

Tại sao nên thuê đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm?

Tổ chức hội chợ triển lãm là cơ hội để các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu rộng rãi và thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ mạnh mẽ hơn. Quá trình tổ chức đòi hỏi một kế hoạch kỹ càng và chu đáo. Cùng với đó đơn vị tổ chức phải có kinh nghiệm nhất định trong ngành nghề này nếu không sẽ để lại nhiều sai sót và ảnh hưởng tới hình ảnh doanh nghiệp của bạn.

Các sai sót thường gặp là:

• Kế hoạch tổ chức hội chợ thiếu chi tiết

• Ý tưởng tổ chức không phong phú, ít sự đột phá

• Phát sinh nhiều hạng mục, chi phí so với ngân sách dự kiến ban đầu.

Do đó, để tối ưu hiệu quả của hội chợ triển lãm rất cần đến các đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm chuyên nghiệp!

Bí quyết chọn đơn vị tổ chức hội chợ uy tín

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị tổ chức hội chợ. Điều này vừa là thuận lợi cũng vừa là khó khăn với các doanh nghiệp vì không phải đơn vị nào cũng mang đến dịch vụ chất lượng và chuyên nghiệp. Bởi vậy, chúng ta hãy cân nhắc, lựa chọn kỹ càng dựa trên các tiêu chí như sau:

Kinh nghiệm, năng lực 

Kinh nghiệm và năng lực của đơn vị tổ chức hội chợ là tiêu chí hàng đầu mà các doanh nghiệp cần xem xét. Sự hiệu quả, chất lượng dịch vụ mà đơn vị cung cấp sẽ được thể hiện qua các phản hồi từ khách hàng cũ. Điều này cũng phản ánh được năng lực, kinh nghiệm và sự uy tín của đơn vị.  

Thế mạnh chuyên môn

Chọn đơn vị có thế mạnh chuyên môn trong ngành hội chợ triển lãm là một tiêu chí không thể bỏ qua. Đây cũng chính là yếu tố thể hiện giá trị, năng lực của đơn vị để được khách hàng trao niềm tin. Điều đó cũng giống như việc ứng tuyển vào một công ty, các ứng viên có chuyên môn luôn được nhà tuyển dụng ưu tiên hơn các ứng viên trái ngành để công việc thuận lợi, hiệu quả hơn. 

Tác phong chuyên nghiệp

Đơn vị tổ chức hội chợ triển lãm uy tín nhất định phải có phong cách làm việc chuyên nghiệp. Đây là yếu tố làm nên sự thành công của hầu hết các đơn vị. Với tác phong chuyên nghiệp, các đơn vị sẽ đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc đúng kế hoạch, và thỏa mãn các yêu cầu khắt khe của doanh nghiệp,...

Cung cấp đa dạng dịch vụ

Lựa chọn đơn vị cung cấp càng nhiều dịch vụ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa vấn đề phát sinh chi phí cho sự kiện. Vif quá trình tổ hội chợ triển lãm cần khá nhiều hạng mục như: âm thanh ánh sáng, thiết kế và lắp đặt gian hàng, sân khấu, các thiết bị cần thiết khác,... Bên cạnh đó, sự đa dạng dịch vụ sẽ giúp đơn vị dễ dàng quản lý, kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện, tránh những tổn thất không đáng có. 

Có mối quan hệ tốt với giới truyền thông và chính quyền

Để thực hiện một sự kiện hội chợ, triển lãm thì doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục xin cấp giấy phép, đăng ký gian hàng hội chợ. Thủ tục này sẽ mất khá nhiều thời gian, công sức. Vậy nên nếu hợp tác với các đơn vị uy tín, được chính quyền địa phương tin tưởng thì bước này sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn. 

Ngoài ra, nếu đơn vị tổ chức hội chợ có quan hệ tốt với các công ty truyền thông thì việc quảng bá thông tin sự kiện, doanh nghiệp cũng hiệu quả hơn bao giờ hết.

Như vậy, có khá nhiều tiêu chí để lựa chọn đơn vị tổ chức uy tín. Doanh nghiệp cần kết hợp các nguồn thông tin từ website, kênh truyền thông của đơn vị với những thông tin báo chí cũng như những nhận xét của khách hàng cũ…để có sự lựa chọn sáng suốt nhất!

Quy trình tổ chức sự kiện hội chợ triển lãm 

• Khách hàng liên hệ với công ty chuyên tổ chức hội chợ để đưa thông tin yêu cầu cơ bản như: loại hình hội chợ, thời gian diễn ra, quy mô gian hàng…

• Đơn vị tổ chức tư vấn ý tưởng, kế hoạch tổ chức cho khách hàng

• 2 bên thống nhất chi phí và tiến hành ký hợp đồng dịch vụ

• Đơn vị tổ chức sự kiện chuẩn bị nhân sự, thiết bị, địa điểm tổ chức, xưởng sản xuất,…theo đúng yêu cầu của khách hàng. Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa 2 bên

• Tổ chức thực hiện hội chợ triển lãm

• Kết thúc sự kiện, đơn vị tổ chức tổng hợp báo cáo cho khách hàng

Một số dự án tổ chức hội chợ mà HoaBinh Events đã thực hiện

HoaBinh Events đã có 15 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện nói chung và tổ chức hội chợ triển lãm nói riêng. Dưới đây là một số dự án hội chợ triển lãm tiêu biểu:

Ngày hội du lịch Đài Loan

Ngày hội du lịch Đài Loan diễn ra từ ngày 9-10/12/2023 tại Vạn Hạnh Mall, thành phố Hồ Chí Minh. Với các hoạt động nổi bật như khám phá ẩm thực xứ Đài, giao lưu văn hoá, trải nghiệm một số phong tục tập quán như tạ cầu thần linh, tặng bao lì xì, viết câu đối…, hội chợ đã  thu hút hàng ngàn lượt khách tham dự. Không gian sự kiện nổi bật với concept tết truyền thống Nhật Bản với các chi tiết trang trí như lồng đèn đỏ thả treo, cây anh đào, gian hàng sơn đỏ…Các hàng mục HoaBinh Events thực hiện gồm có: thi công gian hàng, setup sảnh, âm thanh - ánh sáng, MC - vũ đoàn nhóm nhảy, in ấn,...

Hội chợ và triển lãm công nghệ WCO 2023

Đây là sự kiện quốc tế thường niên lớn nhất của Tổ chức Hải quan thế giới WCO. Năm 2023, sự kiện được tổ chức tại Việt Nam với chủ đề: “Đón đầu kỷ nguyên số: Ứng dụng công nghệ, Thúc đẩy đổi mới và Nuôi dưỡng thế hệ Hải quan kế cận chuyên nghiệp”. Tại phần triển lãm đã có 48 gian hàng giới thiệu các công nghệ mới của các doanh nghiệp liên quan tới lĩnh vực hải quan và thương mại. 

Triển Lãm Công Nghệ Thông Tin Ấn Độ - ASEAN 

Triển lãm India - ASEAN ICT Expo với chủ đề “Kết nối số trong Cách mạng công nghiệp 4.0” là hoạt động nằm trong khuôn khổ Hội nghị xúc tiến đầu tư quốc tế ngành TT và TT Việt Nam 2018 (Vietnam ICT Investment Forum -VIIF) do Bộ Thông tin và Truyền thông tổ chức. 

Sự kiện diễn ra ngày 27/9/2018 tại Hà Nội với sự tham gia của 30 doanh nghiệp viễn thông và CNTT Ấn Độ và Việt Nam. Các doanh nghiệp tham gia Triển lãm đã giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ, giải pháp viễn thông và CNTT cùng các giải pháp IoT ứng dụng trong các ngành kinh tế xã hội như smart city, quản lý giao thông, nông nghiệp, ngân hàng…

Tổng kết

Tổ chức hội chợ đòi hỏi lượng công việc khổng lồ từ khâu lên kế hoạch, chuẩn bị hậu cần đến tổ chức thực hiện, nghiệm thu sau sự kiện. Với kinh nghiệm và thế mạnh của mình, HoaBinh Events hiểu rõ mình cần làm những gì để đạt được tiêu chuẩn theo các hạng mục đó. Chúng tôi sẽ lên kế hoạch chi tiết loại bỏ những công đoạn dư thừa nhằm tối ưu hiệu quả và chi phí cho quý khách hàng.

Nếu bạn đang cần tìm kiếm một công ty tổ chức hội chợ triển lãm uy tín và chuyên nghiệp, hay các dịch vụ lẻ như: thiết kế và thi công gian hàng triển lãm.... hãy gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và báo giá cụ thể. Hotline 0939.311.911 - 0918.640.988 của chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ quý khách 24/7. 

HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng