Bạn đã biết những bí quyết quan trọng để truyền thông hội nghị chưa?
Để buổi hội nghị, hội thảo diễn ra thành công, thu hút được nhiều người tham dự thì không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Nhất là với các chương trình thu phí hay mở cửa tự do, nếu không dành thời gian đầu tư cho việc tuyên truyền, quảng bá thì event của bạn dễ rơi vào tình trạng vắng người tham dự, dẫn đến thất bại.
“Thu hút người tham dự sự kiện không đơn giản chỉ là thành công trong việc mời họ đến tham dự chương trình của bạn, mà còn là để họ có những phản hồi tốt giúp nhiều người biết về thương hiệu của bạn hơn nữa!”
4 bí quyết truyền thông hội nghị hiệu quả
Để hoạt động quảng bá chương trình hiệu quả nhất, bạn cần chú ý đến nhiều vấn đề như thời gian tiến hành, chi phí, các kênh PR và nhiều yếu tố khác. Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng.
Xác định đối tượng khách mời chuẩn
Việc xác định đúng đối tượng khách tham dự hội nghị thực sự rất quan trọng. Bạn phải dự kiến được list khách mời tham dự chương trình và xem xét dựa trên các yếu tố gồm: Họ có đúng là đối tượng mục tiêu cho sự kiện lần này không? Họ thật sự có nhu cầu tham dự hay không? Họ có sẵn sàng đầu tư thời gian và chi phí để đến với bạn không?…Bạn hãy tự phác thảo cho mình một chân dung khách mời với đầy đủ các tiêu chí: độ tuổi, giới tính, sở thích, mối quan tâm thậm chí cả những nỗi băn khoăn của họ.
Để buổi hội nghị thu hút được nhiều người tham dự thì không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện.
Tận dụng tối đa mạng xã hội
Mạng xã hội là kênh marketing thu hút sự quan tâm, lan truyền, tạo ra tương tác hàng đầu. Lượng cập nhật mạng xã hội lớn nhất thuộc về trích dẫn và các loại hình hình ảnh, video được chia sẻ trong quá trình diễn ra sự kiện. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể tạo các bản tin chia sẻ rộng rãi, nghiên cứu hay thậm chí là các teaser, trailer, phát sóng trực tiếp chương trình của bạn.
Bên cạnh đó, vẫn nên vận hành cùng lúc các kênh PR truyền thống như dán poster, băng rôn, đặt standee ở những nơi tập trung đông người, decor không gian đẹp khách tham dự tham gia quay phim chụp ảnh kỷ niệm, đưa thông tin sự kiện lên website của công ty và cập nhật thông tin thường xuyên.
Mạng xã hội là kênh marketing thu hút sự quan tâm, lan truyền, tạo ra tương tác hàng đầu.
Các tương tác sau chương trình
Không nên bỏ qua công tác marketing sau sự kiện bằng những cách sau:
- Ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của chương trình, đăng tải lên các kênh truyền thông để mọi người thấy được chương trình của bạn thú vị, hấp dẫn đến chừng nào.
- Cổ vũ khách tham dự đăng lên trang cá nhân của các hình ảnh, video và bày tỏ trải nghiệm, cảm xúc vui vẻ của họ để mọi thứ được lan toả.
- Lắng nghe những phản hồi góp ý của khách mời để trở nên chuyên nghiệp hơn trong những lần tổ chức sau!
Tạo cảm giác thiệt thòi nếu không tham dự
Cảm giác thiệt thòi, thậm chí là sợ hãi khi bị bỏ lỡ một điều gì đó cực kỳ có giá trị. Vì vậy bạn nên dành sự quan tâm đặc biệt để tạo cảm giác FOMO nhằm tăng động lực tham dự cho khách mời. Với mục đích này, nội dung truyền thông của bạn nên tập trung vào những điều đặc biệt riêng có tại sự kiện như:
- Diễn giả, người có tầm ảnh hưởng lớn, khách mời nổi tiếng giàu kinh nghiệm.
- Hình ảnh hậu trường thể hiện sự chuẩn bị của bạn, để khách mời cảm thấy đây là một events hoành tráng, công phu không thể bỏ lỡ!
- Giới hạn chỗ ngồi – những gì càng hiếm thì giá trị của chúng càng cao.
- Quà tặng hấp dẫn: khách mời sẽ cảm thấy vô cùng thích thú và bất ngờ khi được nhận một món quà từ sự kiện. Đây cũng là cách marketing, branding cực kỳ hiệu quả!
Cảm giác thiệt thòi, thậm chí là sợ hãi khi bị bỏ lỡ một điều gì đó cực kỳ có giá trị.
Trên đây là những bí quyết quan trọng để truyền thông hội nghị làm sao để thu hút được nhiều người tham dự nhất. Chúng tôi hy vọng bạn đã có thêm được nhiều kiến thức bổ ích để áp dụng vào thực tế và tổ chức thành công nhiều chương trình. Nếu có thêm bất cứ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết nhất.
