Bạn đã biết những bí quyết quan trọng để truyền thông hội nghị chưa?

Để buổi hội nghị, hội thảo diễn ra thành công, thu hút được nhiều người tham dự thì không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Nhất là với các chương trình thu phí hay mở cửa tự do, nếu không dành thời gian đầu tư cho việc tuyên truyền, quảng bá thì event của bạn dễ rơi vào tình trạng vắng người tham dự, dẫn đến thất bại. 

“Thu hút người tham dự sự kiện không đơn giản chỉ là thành công trong việc mời họ đến tham dự chương trình của bạn, mà còn là để họ có những phản hồi tốt giúp nhiều người biết về thương hiệu của bạn hơn nữa!”

1. Tầm quan trọng của việc truyền thông hội nghị là gì? 

Truyền thông hội nghị đóng vai trò then chốt trong việc quảng bá, tương tác với khách hàng tiềm năng trước, trong và sau sự kiện. Mục tiêu chính của truyền thông sự kiện là tạo sự chú ý, tăng cường nhận diện thương hiệu và đảm bảo thông điệp của sự kiện được truyền tải một cách hiệu quả.

Truyền thông hội nghị mang đến nhiều lợi ích, giúp kéo khách hàng tiềm năng đến với sự kiện của doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức:

• Thu hút khách hàng tiềm năng: Một chiến lược truyền thông tốt giúp tiếp cận đúng đối tượng mục tiêu và khuyến khích họ tham gia sự kiện, từ đó tăng tỷ lệ tham dự và mở rộng cơ hội kinh doanh.
• Tạo dựng hình ảnh và uy tín: Các chiến dịch truyền thông chuyên nghiệp và sáng tạo giúp nâng tầm hình ảnh và uy tín của thương hiệu, cũng như khẳng định sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp tổ chức.
• Xây dựng mối quan hệ lâu dài: Truyền thông liên tục giúp doanh nghiệp duy trì kết nối với khách hàng và đối tác sau sự kiện, tạo nền tảng vững chắc cho các quan hệ hợp tác trong tương lai.
• Tăng cường hiệu quả sự kiện: Truyền thông trước, trong và sau sự kiện giúp khách hàng hiểu rõ hơn về mục tiêu và nội dung của sự kiện, từ đó tăng cường sự tham gia và tương tác.
• Giảm thiểu rủi ro: Việc thông báo và cập nhật nhanh chóng giúp khách hàng giảm thiểu những rủi ro liên quan đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là khi có những thay đổi không mong muốn.

2. Tại sao nên truyền thông trước hội nghị? 

• Tạo sự chú ý và thu hút người tham gia: Việc truyền thông giúp giới thiệu sự kiện, thông báo các nội dung hấp dẫn và cung cấp thông tin chi tiết như diễn giả, chủ đề chính, hay lợi ích khi tham gia. Điều này sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng.
• Tăng khả năng nhận diện thương hiệu: Truyền thông trước hội nghị không chỉ giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp mà còn là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định vị thế của mình với khách hàng và đối tác.
• Chuẩn bị tâm lý cho người tham dự: Việc cung cấp trước thông tin về nội dung chương trình, thời gian, địa điểm giúp người tham dự có sự chuẩn bị tốt hơn, sắp xếp thời gian và lập kế hoạch tham gia dễ dàng hơn.
• Tăng tính tương tác và sự lan tỏa: Sử dụng các kênh truyền thông để khuyến khích người tham gia chia sẻ thông tin về hội nghị, giúp gia tăng sự tương tác và lan tỏa thông điệp rộng rãi.
• Đảm bảo tỷ lệ tham gia cao: Truyền thông trước sự kiện với các thông tin chi tiết sẽ giảm thiểu việc khách mời quên hoặc hủy tham gia vào phút cuối. Các lời nhắc và chiến dịch truyền thông liên tục sẽ giữ sự quan tâm của khách hàng ở mức cao.

  

3. 4 bí quyết truyền thông hội nghị hiệu quả

Để hoạt động quảng bá chương trình hiệu quả nhất, bạn cần chú ý đến nhiều vấn đề như thời gian tiến hành, chi phí, các kênh PR và nhiều yếu tố khác. Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng.

Xác định đối tượng khách mời chuẩn

Việc xác định đúng đối tượng khách tham dự hội nghị thực sự rất quan trọng. Bạn phải dự kiến được list khách mời tham dự chương trình và xem xét dựa trên các yếu tố gồm: Họ có đúng là đối tượng mục tiêu cho sự kiện lần này không? Họ thật sự có nhu cầu tham dự hay không? Họ có sẵn sàng đầu tư thời gian và chi phí để đến với bạn không?…Bạn hãy tự phác thảo cho mình một chân dung khách mời với đầy đủ các tiêu chí: độ tuổi, giới tính, sở thích, mối quan tâm thậm chí cả những nỗi băn khoăn của họ.

Tận dụng tối đa mạng xã hội

Mạng xã hội là kênh marketing thu hút sự quan tâm, lan truyền, tạo ra tương tác hàng đầu. Lượng cập nhật mạng xã hội lớn nhất thuộc về trích dẫn và các loại hình hình ảnh, video được chia sẻ trong quá trình diễn ra sự kiện. Vì vậy, bạn hoàn toàn có thể tạo các bản tin chia sẻ rộng rãi, nghiên cứu hay thậm chí là các teaser, trailer, phát sóng trực tiếp chương trình của bạn.

Bên cạnh đó, vẫn nên vận hành cùng lúc các kênh PR truyền thống như dán poster, băng rôn, đặt standee ở những nơi tập trung đông người, decor không gian đẹp khách tham dự tham gia quay phim chụp ảnh kỷ niệm, đưa thông tin sự kiện lên website của công ty và cập nhật thông tin thường xuyên.

Các tương tác sau chương trình

Không nên bỏ qua công tác marketing sau sự kiện bằng những cách sau:

• Ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ của chương trình, đăng tải lên các kênh truyền thông để mọi người thấy được chương trình của bạn thú vị, hấp dẫn đến chừng nào. 

• Cổ vũ khách tham dự đăng lên trang cá nhân của các hình ảnh, video và bày tỏ trải nghiệm, cảm xúc vui vẻ của họ để mọi thứ được lan toả.

• Lắng nghe những phản hồi góp ý của khách mời để trở nên chuyên nghiệp hơn trong những lần tổ chức sau!

Tạo cảm giác thiệt thòi nếu không tham dự 

Cảm giác thiệt thòi, thậm chí là sợ hãi khi bị bỏ lỡ một điều gì đó cực kỳ có giá trị. Vì vậy bạn nên dành sự quan tâm đặc biệt để tạo cảm giác FOMO nhằm tăng động lực tham dự cho khách mời. Với mục đích này, nội dung truyền thông của bạn nên tập trung vào những điều đặc biệt riêng có tại sự kiện như:

• Diễn giả, người có tầm ảnh hưởng lớn, khách mời nổi tiếng giàu kinh nghiệm.

• Hình ảnh hậu trường thể hiện sự chuẩn bị của bạn, để khách mời cảm thấy đây là một events hoành tráng, công phu không thể bỏ lỡ!

• Giới hạn chỗ ngồi – những gì càng hiếm thì giá trị của chúng càng cao. 

• Quà tặng hấp dẫn: khách mời sẽ cảm thấy vô cùng thích thú và bất ngờ khi được nhận một món quà từ sự kiện. Đây cũng là cách marketing, branding cực kỳ hiệu quả!

Trên đây là những bí quyết quan trọng để truyền thông hội nghị làm sao để thu hút được nhiều người tham dự nhất. Chúng tôi hy vọng bạn đã có thêm được nhiều kiến thức bổ ích để áp dụng vào thực tế và tổ chức thành công nhiều chương trình. Nếu có thêm bất cứ thắc mắc nào, bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết nhất. 

4. HoaBinh Events - Đồng hành cùng bạn tạo nên sự kiện thành công

Với hơn 16 năm kinh nghiệm và hàng nghìn sự kiện được tổ chức thành công, HoaBinh Events tự hào là đối tác đáng tin cậy của rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Từ việc lên ý tưởng, thiết kế sân khấu, đến cung cấp thiết bị âm thanh ánh sáng hiện đại, chúng tôi cam kết đem lại sự kiện hoàn hảo cho khách hàng.

• Dịch vụ đa dạng: Tư vấn, thiết kế, và triển khai sự kiện trọn gói với chất lượng cao.
• Đội ngũ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên HoaBinh Events luôn sáng tạo và tận tâm, đáp` ứng mọi nhu cầu khách hàng.
• Trang thiết bị hiện đại: Hệ thống âm thanh, ánh sáng tiên tiến đảm bảo sự kiện đẳng cấp.

HoaBinh Events không ngừng đổi mới, mang đến những giải pháp sáng tạo và linh hoạt để phù hợp với mọi yêu cầu của khách hàng. Dù là hội nghị, hội thảo hay lễ ra mắt sản phẩm, chúng tôi luôn chú trọng từng chi tiết để đảm bảo sự kiện diễn ra hoàn hảo và thành công nhất. 

Với phương châm "Chất lượng làm nên danh tiếng," chúng tôi không chỉ đáp ứng mà sẽ còn vượt xa mong đợi của khách hàng. Hãy để HoaBinh Events đồng hành cùng bạn trong hành trình tạo nên dấu ấn khó quên cho doanh nghiệp!

Chi tiết liên hệ: 

HOABINH EVENTS - HOÀ BÌNH EVENTS GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0918.640.988

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM 

Trang web: hoabinhevents.com/hoabinh-group.com