Tìm hiểu những quy định về tổ chức hội nghị, hội thảo

Tổ chức hội nghị, hội thảo là một trong những hoạt động được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Thông qua hoạt động này, doanh nghiệp có thể thảo luận, tiếp thu ý kiến từ đối tác, khách hàng để từ đó biết cách khắc phục những vấn đề còn tồn tại và phát triển sản phẩm dịch vụ mới phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Tuy nhiên pháp luật hiện hành có quy định như thế nào về hoạt động này? 

Chị Minh Xuân công tác tại công ty Casper cho biết: “Hằng năm, đơn vị của tôi có khá nhiều chương trình gặp gỡ khách hàng, giới thiệu sản phẩm…Mỗi dịp như vậy, chúng tôi thường cộng tác với các công ty chuyên về lĩnh vực này. Họ sẽ take care cho mình từ A-Z, từ việc xin cấp phép, xây dựng kịch bản, lên ý tưởng, khách mời…rất bài bản.”.

Xin cấp phép

Các cuộc thảo luận giữa doanh nghiệp với khách hàng có tầm ảnh hưởng nhất định đến quan điểm và nhìn nhận của những người tham dự. Do đó, nhằm đảm bảo chất lượng nội dung của các chương trình và thuận tiện hơn cho các cơ quan chức năng có thẩm quyền trong công tác quản lý, pháp luật hiện nay bắt buộc doanh nghiệp tổ chức hội nghị hội thảo phải xin giấy phép.

Theo đó, nội dung của các chương trình này phải hợp pháp. Cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ thực hiện việc xác định và kiểm tra nội dung đó.

 Hội nghị là một trong những hoạt động được nhiều doanh nghiệp quan tâm

Hồ sơ xin cấp phép

Theo nguyên tắc hiện hành thì doanh nghiệp cần phải chuẩn bị trước hồ sơ để gửi lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét. Chi tiết hồ sơ sẽ có sự khác biệt theo từng đối tượng.

Đối với tổ chức trong nước

Bộ hồ sơ phải bao gồm đầy đủ những thông tin về:

• Mục đích thực hiện và nội dung của chương trình
• Thời gian diễn ra và địa điểm cụ thể; địa điểm khảo sát, tham quan nếu có.
• Các thành phần trong đội ngũ tổ chức
• Số lượng khách tham dự, danh sách các đại biểu
• Kinh phí thực hiện

Cần cung cấp đầy đủ thông tin về chương trình để xin phép thực hiện

Với các tổ chức nước ngoài

Hồ sơ xin phép cho doanh nghiệp nước ngoài sẽ bao gồm những thông tin sau:

• Mục đích diễn ra và nội dung của chương trình
• Thời gian và địa điểm diễn ra 
• Thành phần tham gia, số lượng đại biểu nước ngoài và đại biểu Việt Nam
• Đội ngũ nhân sự thực hiện
• Thành phần đại biểu trong nước và quốc tế
• Đối với chương trình về lĩnh vực du học, doanh nghiệp nước ngoài cần bổ sung thêm một số giấy tờ gồm: Chứng nhận đăng ký hoạt động dịch vụ tư vấn du học, giao dịch, thư từ chứng nhận đại diện quốc tế tham dự chương trình, các tài liệu khác có liên quan như nội dung đào tạo, trường đào tạo, học bổng…

Cơ quan có thẩm quyền

Theo pháp luật hiện hành, để thuận tiện cho quá trình xem xét và quản lý của nhà nước, việc cấp phép sẽ do 2 cơ quan thực hiện. Đó là

• Sở Ngoại vụ chịu trách nhiệm giải quyết hồ sơ cho các cơ quan, đơn vị của Việt Nam 
• Sở Thông tin truyền thông giải quyết đơn xin cho các cơ quan, đơn vị nước ngoài 

Có 2 cơ quan thực hiện cấp giấy phép tổ chức chương trình

Trên đây là thông tin pháp lý về quy định tổ chức hội nghị hội thảo. Hy vọng rằng những thông tin này sẽ hữu ích với các đơn vị doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ thêm thông tin về quy trình này, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.