Tìm hiểu các bước chi tiết để tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp

Tổ chức hội nghị, hội thảo là hoạt động được thực hiện phổ biến trong các đơn vị, doanh nghiệp nhằm phục vụ nhiều mục đích khác nhau duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng… Hoạt động này muốn diễn ra thành công suôn sẻ cần trải qua nhiều hạng mục chuẩn bị và kế hoạch triển khai tỉ mỉ.   

Anh Nguyễn Khải - chuyên viên điều hành tại HoaBinh Events chia sẻ: “ Thông thường, các hoạt động chính trong các chương trình này là thảo luận về một vấn đề thực tiễn nào đó; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề... Đây cũng là cơ hội gặp gỡ, giao lưu giữa doanh nghiệp với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông báo chí và nâng cao nhận diện thương hiệu.”.

Hoạt động chính trong các chương trình này là thảo luận về một vấn đề thực tiễn nào đó

Ý nghĩa mang lại

Hoạt động tổ chức hội nghị, hội thảo mang lại nhiều ý nghĩa quan trọng như:

• Xây dựng thương hiệu: Nhiều doanh nghiệp xem đây như 1 hoạt động marketing nhằm nâng cao sự uy tín và hình ảnh thương hiệu của mình. Các chương trình sẽ được thực hiện theo phong cách phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, giúp đưa hình ảnh công ty đến gần khách hàng hơn.
• Tạo lòng tin: Những chương trình được thực hiện với mục đích chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức sẽ thu hút sự quan tâm của nhiều người. Khi sự kiện diễn ra thành công, doanh nghiệp sẽ tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, tạo dựng lòng tin với thương hiệu mạnh mẽ hơn.
• Quảng bá sản phẩm, dịch vụ: Qua các chương trình này, doanh nghiệp cũng có thể quảng bá sản phẩm, dịch vụ, video giới thiệu doanh nghiệp…khiến người xem ghi nhớ.
• Giải quyết các vấn đề: Những người chủ trì, diễn giả hoặc khách tham gia sẽ cùng nhau thảo luận về vấn đề tồn đọng và đưa ra cách giải quyết chúng.

Hội nghị khách hàng toàn quốc DK Bike 2023

Chi tiết quy trình thực hiện chuyên nghiệp?

Tổ chức hội nghị, hội thảo thành công cần chuẩn bị nhiều hạng mục và kế hoạch triển khai tỉ mỉ. Cách thức thực hiện sẽ bao gồm 7 bước cụ thể như sau:

Xác định chủ đề 

Đầu tiên, bạn cần xác định rõ ràng chủ đề của chương trình là gì. Việc xác định được đúng chủ đề sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều khi xây dựng nội dung và lên kế hoạch cho các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình một cách chi tiết và hiệu quả nhất. Chủ đề cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện rõ mục đích chương trình và lợi ích mà người tham dự có thể nhận được.

Cần xác định rõ ràng chủ đề của chương trình là gì

Lên kế hoạch tổ chức

Bước tiếp theo là bạn cần lên kế hoạch cùng kịch bản cụ thể cho chương trình. Thông thường, mỗi chương trình sẽ bao gồm những công việc sau:

• Mục tiêu cần đạt được
• Xác định nội dung, kịch bản chi tiết
• Thời gian và địa điểm diễn ra
• Kinh phí cần chuẩn bị để thực hiện
• Thuê đơn vị hậu cần
• Lên danh sách khách mời
• Xây dựng chương trình 

Bắt tay chuẩn bị 

Có rất nhiều công việc bạn cần chuẩn bị, đó là:

• Chuẩn bị không gian 
• Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
• Các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, xe đưa đón đại biểu
• Truyền thông cho sự kiện
• In ấn tài liệu khách mời

Không gian tổ chức chương trình cần trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết

Thực hiện chương trình

• Đón tiếp khách mời tham dự 
• Điều phối chương trình theo đúng kịch bản
• ...

Bạn có thể tham khảo mẫu timeline phổ biến dưới đây

Đánh giá sau chương trình

• Đánh giá nội dung chương trình
• Đánh giá hiệu quả sự kiện dựa trên thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng cũng như kết quả hoạt động truyền thông

Trên đây là quy trình tổ chức hội hội thảo chuyên nghiệp đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ nhất. Sau khi nắm rõ các bước chi tiết này, bạn hoàn toàn có thể bắt tay vào các công đoạn chuẩn bị cũng như thực hiện chương trình một cách dễ dàng!