Rủi ro khi tổ chức sự kiện online doanh nghiệp cần biết

Tổ chức sự kiện online hay còn gọi là Virtual Event đã trở thành hình thức hoạt động khả quan, và duy nhất trong mùa dịch để doanh nghiệp tiếp tục duy trì hình ảnh và thương hiệu. Trong tương lai gần dự đoán xu hướng này sẽ phát triển song hành với hình thức truyền thống. Vậy có những yếu tố nào cần lưu ý để hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện online này hay không?

Thực trạng rủi ro khi tổ chức sự kiện online

Quản trị rủi ro là một yếu tố không thể thiếu trong mọi quy trình hoạt động. Ngay trong hình thức tổ chức sự kiện truyền thống vốn luôn tồn tại 9 vấn đề nổi cộm, có thể dẫn đến các rủi ro khi tổ chức sự kiên online như sau:

• Ý tưởng, kịch bản sự kiện bị chệch hướng
• Target sai mục tiêu, nhu cầu của khách hàng
• Đối tác yêu cầu thay đổi thiết kế và kịch bản sát giờ
• Nhân sự tổ chức thiếu chuyên môn
• Thiếu thiết bị
• Các bộ phận hợp tác thiếu ăn ý
• Thời tiết xấu, phát sinh thiên tai
• Kỹ thuật gặp trục trặc trong chương trình
• Sự cố ngoài ý muốn: tai nạn, hỏa hoạn,...

(Một chương trình chuyên nghiệp cần hạn chế được rủi ro khi tổ chức)

Các rủi ro khi tổ chức sự kiện online có thể phát sinh

Khi chuyển sang hình thức tổ chức sự kiện online thì một số rủi ro trước đây có thể đã được lược bỏ nhưng vẫn tồn đọng nhiều lỗ hổng lớn trong đó.

Bảo mật thông tin

Nhắc đến họp mặt trực tuyến, rất nhiều người sẽ nghĩ ngay đến phần mềm Zoom Cloud Meeting bởi nó được sử dụng nhiều nhất thế giới hiện nay trong nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên đi kèm với nó thì hàng loạt bê bối bán tài khoản người dùng trên Dark Web đã bị các trang công nghệ khui ra.

Ban tổ chức cần đảm bảo 4 yếu tố sau để giảm thiểu nỗi lo về bảo mật dữ liệu cho cả đối tác và khách tham dự:

• Bảo mật ngay từ quá trình đăng ký: sử dụng cách thức đăng ký cá nhân và thông báo tới khách hàng về quyền bảo mật cho link thông tin đó.
• Sử dụng trình quản lý mật khẩu: có 1 số công cụ hiện nay có thể hỗ trợ tạo mật khẩu ngẫu nhiên để đảm bảo không ai sử dụng một mật khẩu dễ đoán cho nhiều nền tảng và dịch vụ. Tổng quan của các dữ liệu này sẽ được bảo mật trong hệ thống tổng của ban tổ chức.
• Kiểm soát việc tích hợp nền tảng: hạn chế điều này để tránh những rò rỉ bảo mật sẽ chảy về các bên trung gian trong sự kiện trực tuyến
• Bảo mật 2 lớp: đây là cách mà Gmail và Apple sử dụng để bảo vệ khách hàng của mình. Vậy nên ban tổ chức có thể áp dụng phương thức này đơn giản nhất là qua USB-C vật lý khi có người muốn truy cập vào nền tảng dữ liệu.

Đường truyền không ổn định

Đây là yếu tố quan trọng trong trải nghiệm dịch vụ cho người tham dự. Nó có thể xảy ra khi có sự cố phát sinh từ hạ tầng nhà mạng, đứt đường truyền cáp quang, … Vả cách để khắc phục rủi ro khi tổ chức sự kiện online này là nhà tổ chức linh động sắp xếp sẵn các phương án dự phòng để backup.

Tương tác đứt gãy

Sự kiện online có ưu điểm về không gian và quy mô nhưng ít nhiều cũng bị kéo theo sự đứt gãy liên kết của người tham gia, để khắc phục điều này thì kịch bản và mạch chương trình sẽ là yếu tố mấu chốt để lôi kéo bầu không khí trong đó.

(Sự kiện online có thể phủ sóng khách mời khắp toàn cầu)

Những yếu tố phòng tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện online

Bỏ túi ngay 1 vài lời khuyên sau để giúp doanh nghiệp có thể bình tĩnh đối đầu với rủi ro từ sự kiện trực tuyến:

Lựa chọn nền tảng phù hợp

• Với dạng chương trình ra mắt sản phẩm tại địa điểm chuẩn bị sẵn thì nên chọn hình thức phát sóng trực tiếp qua Facebook hoặc Youtube
• Với dạng hội nghị, trao đổi với khách hàng thì nên chọn hình thức tổ chức qua website như zoom, webinar, meet,...

Lựa chọn các thiết bị sản xuất

Đầu tư vào trang thiết bị tối tân, hiện đại sẽ mang tới những trải nghiệm mượt mà cho sự kiện. Nhất là các thiết bị ghi hình để hạn chế gián đoạn về âm thanh, hình ảnh và đường truyền.

Kết hợp ghi hình trước và phát trực tiếp

Để hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện online một cách bất ngờ, doanh nghiệp có thể lựa chọn làm song song các video ghi hình từ trước với chương trình trực tiếp, các media có sẵn sẽ giúp backup cho những thời điểm khó xử, lỗi,... cũng như đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt hơn.

Bảo mật thông tin trong sự kiện

Đảm bảo không có người ngoài tham dự vào trong buổi sự kiện trực tuyến nhằm phòng tránh rò rỉ thông tin và phá hoại nội bộ. Cách bảo mật đã được share rất chi tiết trong phần 2 của bài viết này.

Áp dụng bộ quy tắc ứng xử

Để kiểm soát và tối ưu được hành vi và lời nói của khách mời thì ban tổ chức nên chuẩn bị, soạn thảo trước các điều kiện, điều khoản và quy tắc sự kiện cho sự kiện đó cũng như các phương án xử lý cho tình huống xấu phát sinh.

Chương trình cần những nhân sự tổ chức có chuyên môn, trình độ cao

Nếu vẫn đang băn khoăn trong việc lựa chọn đơn vị chuyên tổ chức sự kiện online cho doanh nghiệp thì quý khách nhất định không thể bỏ qua cơ hội hợp tác với HoaBinh Events - với hơn 10 năm kinh nghiệm và chuỗi cơ sở lớn nhỏ trên toàn quốc, nhất định sẽ làm đối tác hài lòng về trọn gói dịch vụ với giá cả tốt nhất.

Trên đây là bài viết rủi ro khi tổ chức sự kiện online doanh nghiệp cần biết, mong rằng những thông tin bài viết mang đến hữu ích với bạn đọc. Mọi chi tiết cần hỗ trợ, trao đổi xin liên hệ HoaBinh Events theo thông tin dưới đây để được tư vấn và trao đổi trong thời gian nhanh chóng nhất.

“HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng”

Chi tiết liên hệ:

Hotline: 0918.640.988 - 0939.311.911

Hà Nội: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Email: info@hoabinhevents.com

Tham khảo bài viết liên quan:

• Top 4+ ý tưởng tổ chức sự kiện online thú vị cho doanh nghiệp
• Virtual Event Là Gì? Tổ Chức Sự Kiện Trực Tuyến