Những sai lầm khi tổ chức hội nghị mà nhiều doanh nghiệp mắc phải

Các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức các chương trình hội nghị như một sự kiện quy tụ những khách mời, những chuyên gia, đối tác hay các khách hàng nhằm họp bàn về những vấn đề quan trọng. Mặc dù việc chuẩn bị thực hiện luôn được chú trọng nhưng cũng khó mắc phải những sai lầm nhất định. Hãy tham khảo một số lỗi phổ biến dưới đây nhé!

“Những sự cố, rủi ro phát sinh khi thực hiện sự kiện là điều không ai mong muốn nhưng cũng khó tránh khỏi. Bởi vậy, trước mỗi chương trình, người thực hiện nên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để hạn chế đến mức tối thiểu những lỗi không đáng có làm ảnh hưởng đến chất lượng chương trình”.

Những sai lầm phổ biến

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay khi tổ chức hội nghị thường gặp phải những lỗi phổ biến như: cố tiết kiệm chi phí, nhân sự thiếu kinh nghiệm, kịch bản nhàm chán…

Cố tiết kiệm chi phí 

Muốn thực hiện được sự kiện nào đó thì vấn đề trước tiên cần đặt ra là phải đảm bảo về tài chính. Thực tế chung cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp đều mong muốn bỏ ra chi phí hạn chế nhất nhằm duy trì tốt các hoạt động khác trong đơn vị. Chính tâm lý cố gắng tiết kiệm kinh phí đã khiến cho chất lượng chương trình bị giảm sút.

Tiết kiệm là cần thiết, tuy nhiên cần tính toán để đặt ra một hạn mức chi tiêu cụ thể và nghiên cứu các phương án thực hiện cho phù hợp nhưng vẫn cần đặt vấn đề chất lượng chương trình làm ưu tiên. Điều này nhằm đảm bảo hiệu quả của sự kiện và để lại ấn tượng tốt về doanh nghiệp đối với các khách mời tham dự.

Tiết kiệm là cần thiết, tuy nhiên cần tính toán phù hợp, ưu tiên chất lượng

Kịch bản không có điểm nhấn

Tiết mục, điểm nhấn ấn tượng là yếu tố cần thiết cho mọi sự kiện. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm bắt được vấn đề này. Nguyên nhân là bởi họ chưa biết cách xây dựng kịch bản chương trình logic, thiếu tính cao trào và không được tạo được điểm nhấn quan trọng.

Sai lầm này khiến cho hội nghị không phát huy được tối đa hiệu quả đồng thời không đáp ứng được mục tiêu và định hướng mà doanh nghiệp đặt ra ban đầu.

Kịch bản thiếu tính cao trào là sai lầm khá phổ biến

Không gửi kịch bản giao tiếp tới từng khách hàng

Một sai sót nữa cũng rất phổ biến đó là việc các khách hàng tham dự không nắm bắt được diễn biến, kịch bản giao tiếp trong tổng thể nội dung chương trình.

Điều này gây ra những khó khăn như sau:

• Khách hàng không chủ động chuẩn bị được lời phát biểu, nêu ý kiến, nhận định của mình.
• Khách hàng khó theo dõi và nắm bắt tổng thể diễn biến cụ thể của hội nghị ra sao.
• Gây bất tiện cho khách hàng khi tính toán, linh hoạt sắp xếp thời gian tham dự sự kiện…

Nhân sự PG thiếu kinh nghiệm 

Đội ngũ nhân sự luôn là yếu tố rất quan trọng trong tổ chức sự kiện, trong đó có đội ngũ PG. Tuy không phải là những nhân sự chủ chốt nhưng PG góp phần không nhỏ trong sự thành công của chương trình vì họ là những gương mặt đại diện cho doanh nghiệp để tiếp đón và tạo thiện cảm với khách hàng.

Đội ngũ nhân sự luôn là yếu tố rất quan trọng trong tổ chức sự kiện

Việc chuẩn bị một đội ngũ PG có kinh nghiệm và năng lực sẽ hỗ trợ hiệu quả cho quá trình thực hiện chương trình được linh hoạt và ổn định.

Trên đây là một số sai lầm khi tổ chức hội nghị mà các doanh nghiệp thường gặp hiện nay. Mong rằng qua bài viết này, quý khách có thể tham khảo những thông tin được đưa ra để tránh lặp phải những sai sót tương tự. Nếu quý khách cần tư vấn hoặc hay hỗ trợ dịch vụ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ chuyên nghiệp, hiệu quả.