Những lưu ý cực kỳ quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Mỗi loại hình hội nghị có tính chất và quy mô tổ chức riêng nên sẽ có các yêu cầu khác nhau khi lựa chọn địa điểm tổ chức. Bài viết dưới đây là tổng hợp những lưu ý cực kỳ quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo.

“Hầu hết các doanh nghiệp đều đánh giá cao vai trò của của việc tổ chức hội nghị với mục đích quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thúc đẩy thương hiệu... Để góp phần tạo nên thành công của mỗi chương trình hội nghị, địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu. Do đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị cần phải được tiến hành chỉn chu nhất”

5 điều cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị

Vậy để chọn được một địa điểm phù hợp để tổ chức chương trình hội nghị cần những lưu ý những gì? Hãy tham khảo ngay 5 điều lưu ý dưới đây bạn nhé:

Phù hợp với quy mô, hình thức hội nghị

Quy mô hội nghị là yếu tố tiên quyết có ảnh hưởng trực tiếp đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức. Đối với những hội nghị, hội thảo chuyên môn có quy mô khách mời dưới 100 người thì việc chọn địa điểm tương đối dễ dàng. Bạn có thể tổ chức ngay tại hội trường, phòng họp lớn của cơ quan, tổ chức, các trung tâm sự kiện…Còn với những chương trình hội nghị có quy mô lớn, bạn sẽ phải cân nhắc phương án tổ chức tại không gian ngoài trời.

Ngoài ra, hình thức hội nghị cũng sẽ chi phối lựa chọn địa điểm tổ chức của ban. Nếu hội nghị của bạn mang tính chất sang trọng với những khách mời VIP, bạn cần những nơi tổ chức có hình thức đẹp và cao cấp như khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện, không gian resort ngoài trời… 

Hội nghị của bạn mang tính chất sang trọng cần địa điểm đẹp, cao cấp

Phù hợp với hầu hết khách mời

Khi đi khảo sát địa điểm, bạn cần chú ý xem giao thông đi lại tại đó có thuận lợi không? địa điểm có dễ tìm không…? Lời khuyên cho bạn là không nên chọn những địa điểm quá xa trung tâm thành phố. Ngoài ra, đối với những hội nghị diễn ra dài ngày, bạn cũng cần lựa chọn địa điểm gần với nơi lưu trú cho khách mời ở xa cũng như các địa điểm ăn uống lân cận. 

Đáp ứng yêu cầu thiết bị cho hội nghị

Chất lượng thiết bị âm thanh và ánh sáng là 2 yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến buổi hội nghị. Do đó, khi khảo sát địa điểm tổ chức, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thiết bị này. 

Bên cạnh đó, các hội nghị thường tổ chức tiệc trà vào giờ nghỉ giải lao. Vậy nên, bạn cũng cần kiểm tra các loại bàn trà, tách chén, thìa,dĩa, thức ăn và đồ uống…có phù hợp không. 

Ngoài ra, các thiết bị trình chiếu trong hội nghị như: màn LED; máy chiếu, màn chiếu… cũng cần được kiểm tra kỹ lưỡng về số lượng, chất lượng để đảm bảo hội nghị được diễn ra suôn sẻ nhất!

Khi khảo sát địa điểm tổ chức, cần kiểm tra tất cả các thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế...

An toàn cho khách tham dự

Với mọi sự kiện, hội nghị được tổ chức, AN TOÀN là tiêu chí quan trọng bậc nhất. Do đó, bạn cần chú ý đến các vấn đề gồm: công tác phòng chống cháy nổ, lối thoát hiểm, cách sơ tán, y tế của địa điểm tổ chức xem có đảm bảo an toàn cho người tham dự hay  không. Bên cạnh đó, bạn nên cân nhắc ưu tiên các địa điểm tổ chức hội nghị gần với các cơ quan chức năng như công an phường, bệnh viện, trạm y tế để thuận tiện trong những tình huống khẩn cấp. Tuy trong thực tế, những rủi ro này thường ít khi xảy ra nhưng chắc chắn bạn không nên chủ quan mà lơ là.

Nơi tổ chức có bãi đỗ xe rộng rãi

Lưu ý cuối cùng, tuy nhỏ nhưng lại rất quan trọng. Đó là bạn cần lựa chọn điểm tổ chức có thể bố trí chỗ đỗ xe có sức chứa thoải mái cho tất cả phương tiện xe máy và ô tô của khách mời. Thêm vào đó, lối ra vào của bãi xe cũng cần đáp ứng tiêu chí thoáng, rộng, dễ di chuyển để tránh gây ách tắc giao thông. 

Lối ra vào của bãi xe phải thoáng, rộng, dễ di chuyển để tránh gây ách tắc giao thông

Bài viết trên đây đã chia sẻ tới bạn đọc những điều lưu ý quan trọng khi tiến hành lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo. Chúng tôi hy vọng, những chia sẻ này sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm hữu ích cho bản thân. Nếu bạn cần tư vấn về nơi tổ chức hội nghị, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và cung cấp những dịch vụ tốt nhất nhé!