Những điều cần lưu ý khi xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị hội thảo

Hội nghị hội thảo là một sự kiện tổ chức nhằm mục đích gặp gỡ, giao lưu, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm giữa các chuyên gia, nhà nghiên cứu, doanh nghiệp và những người có quan tâm đến một lĩnh vực nào đó. Sự kiện này cung cấp cho người tham gia một cơ hội để học hỏi và cập nhật thông tin mới nhất về lĩnh vực của mình thông qua các buổi diễn thuyết, bài thuyết trình, thảo luận, trao đổi kinh nghiệm và các hoạt động giao lưu khác.

Anh Nguyễn Hoàng, chuyên viên ý tưởng tại HoaBinh Events chia sẻ: “Các chương trình này có thể được thực hiện theo các cấp độ khác nhau, từ cấp địa phương đến cấp quốc tế, với quy mô và chủ đề khác nhau như khoa học, kinh doanh, công nghệ, y tế, giáo dục hoặc chính trị… Để sự kiện thành công tốt đẹp và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời, việc chuẩn bị khung nội dung chi tiết là điều cần lưu tâm.”.

5 quy tắc cần nhớ

Để đảm bảo rằng sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu, hãy ghi nhớ một vài quy tắc sau:

Nắm rõ mục đích, mục tiêu chương trình

Hội nghị, hội thảo được tổ chức nhằm gặp gỡ, thảo luận về vấn đề chung cộng đồng quan tâm. Do vậy chương trình cần đi đúng trọng tâm và giải quyết được những ý kiến, thắc mắc đưa ra trong suốt quá trình thảo luận. Cần tránh những nội dung lan man, dài dòng, không đúng định hướng, chủ đề. Theo đó, việc trước tiên chúng ta cần làm là phải hiểu rõ mục tiêu chương trình hướng đến mới có thể xây dựng kịch bản phù hợp.

Hội nghị doanh nghiệp

Lập kế hoạch đầy đủ

Với bất kỳ sự kiện nào, việc lập kế hoạch đầy đủ, chi tiết là cực kỳ quan trọng. Nó giúp bạn có thể dễ dàng kiểm soát toàn bộ hoạt động diễn ra trong chương trình. Từ đó đảm bảo về chương trình diễn ra đúng timeline, hạn chế những vấn đề phát sinh không cần thiết.

Chọn không gian, thời điểm phù hợp

Khi xây dựng bản chương trình hội nghị, hội thảo, việc lựa chọn không gian phù hợp sẽ giúp để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng, cũng như thể hiện được sự chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức.

Thêm vào đó, với đối tượng tham dự khác nhau sẽ có những thời gian thực hiện khác nhau, cần lưu ý điều này để số lượng khách mời đạt tỷ lệ cao nhất. 

Hội nghị khách hàng 

Chuẩn bị kỹ lưỡng, chỉn chu

Để chương trình hạn chế tối đa những sai sót không đáng có, công tác chuẩn bị, kiểm tra cần phải thực hiện kỹ lưỡng. Bên cạnh đó, bạn cũng nên xây dựng kế hoạch và phương án dự trù, dự phòng những tình huống phát sinh do điều kiện thời tiết, khách mời, dịch bệnh, thiên tai,…để có hướng xử lý kịp thời.

Mẫu kịch bản cơ bản

Thông thường, các mẫu khung chương trình hội nghị, hội thảo sẽ khác nhau tùy vào tính chất của từng sự kiện. Tuy nhiên, về cơ bản vẫn sẽ bao gồm 4 phần chính như sau:

Chào đón khách mời

Khách tham dự chương trình là những đối tượng vô cùng quan trọng, góp phần làm nên sự uy tín và chuyên nghiệp của các sự kiện. Thời gian đón tiếp khách mời phù hợp dao động từ 15 đến 30 phút. Cần căn chỉnh thời gian đối với từng khách, đảm bảo sự công bằng và chỉnh chu trong từng công đoạn.

HoaBinh Group đón đoàn đại biểu MICE tại Đà Nẵng

Khai mạc 

Phần khai mạc sự kiện sẽ là các tiết mục văn nghệ, giao lưu nhằm khuấy động không khí. Mỗi sự kiện bao gồm 1 đến 2 tiết mục, kéo dài trong vòng 15 phút là hợp lý nhất. Các tiết mục này cũng góp phần thể hiện thông điệp chủ đạo của sự kiện, đồng thời thể hiện cá tính và tinh thần của đơn vị, tổ chức, công ty hoặc người tham gia sự kiện. Điều này giúp khán giả cảm nhận được sự độc đáo và sáng tạo của sự kiện, đồng thời tạo cảm giác kích thích và hứng thú.

Nội dung chính

Hội nghị, hội thảo là nơi để các chuyên gia, nhà nghiên cứu, giáo viên, nhà quản lý, doanh nhân hoặc những người có kiến thức sâu rộng về chủ đề đó có cơ hội chia sẻ và trình bày những kiến thức, kinh nghiệm, quan điểm của mình đến với khán giả tham dự.

Các nội dung chính thường bao gồm các buổi diễn thuyết, bài phát biểu, trò chuyện, thảo luận nhóm, phân tích và đánh giá và có thể có sự trao đổi với khán giả để tăng tính tương tác và giải đáp thắc mắc.

Nội dung phải mang lại giá trị và kiến thức thực tiễn cho họ. Nó cũng phải được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu và thu hút được sự quan tâm của khán giả. 

Kết thúc

Ở phần này, doanh nghiệp sẽ gửi lời tri ân đến các vị khách mời và khán giả. Điều này thể hiện lòng biết ơn sâu sắc đến sự tham dự của các vị khách mời, đồng thời gửi đến họ thông điệp sự kiện và sự quan tâm của doanh nghiệp.

 Doanh nghiệp sẽ gửi lời tri ân đến các vị khách mời

Thông thường, việc gửi lời tri ân và cảm ơn có thể được thực hiện thông qua phát biểu của đại diện của doanh nghiệp, hoặc thông qua một thông điệp được trình chiếu trên màn hình. Nó cũng có thể đi kèm với việc trao các giải thưởng hoặc quà tặng cho các vị khách mời.

Trên đây là những điều cần lưu ý khi xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị, hội thảo. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn dễ hình dung và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong từng công đoạn. Nhằm tối ưu thời gian và hạn chế rủi ro cho chương trình, doanh nghiệp nên tìm kiếm đơn vị uy tín và chuyên nghiệp như HoaBinh Events. Với 15 năm kinh nghiệm, chúng tôi tự tin có thể đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu của quý khách!