Nguyên tắc cần nhớ khi làm việc với nhân sự trong tổ chức sự kiện

“Tổ chức sự kiện là ngành nghề phát triển mạnh mẽ cùng với sự ra đời của hàng loạt công ty tổ chức sự kiện. Kéo theo đó, một loạt các dịch vụ đi kèm như cung cấp nhân sự sự kiện, cung cấp thiết bị sự kiện cũng gia tăng theo”

Làm việc với nhân sự sự kiện cần tuân theo nguyên tắc nào?

Các vấn đề về nhân sự luôn khiến người tổ chức sự kiện đau đầu vì thường phải đối mặt với nhiều rủi ro. Trên thị trường hiện nay, chưa có nhiều công ty chuyên biệt về việc đào tạo, quản lý và cung cấp nhân sự sự kiện. Ví dụ như nhân sự ca sĩ, người mẫu,..hầu hết dựa vào các mối quan hệ xã giao hoặc các công ty tổ chức sự kiện tự xin số điện thoại liên hệ trực tiếp. Do đó sẽ xuất hiện những mâu thuẫn vì những hợp đồng bằng miệng không chặt chẽ tạo nên sự lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp, ít nhiều gây hậu quả xấu đến chất lượng tổ chức sự kiện. Để làm việc tốt hơn với các nhân sự sự kiện, bạn hãy tham khảo những nguyên tắc dưới đây. 

Không làm việc qua điện thoại

Tổ chức sự kiện là 1 việc trọng đại trọng đại của các doanh nghiệp nên người tổ chức sự kiện không nên chỉ trao đổi công việc với nhân sự sự kiện qua điện thoại thôi. Mỗi sự kiện dù quy mô lớn hay nhỏ thì các nhân sự như: MC, ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa... vẫn giữ vai trò là linh hồn của sự kiện và chắc chắn người tổ chức sự kiện chớ “dại” mà mang linh hồn đó trao cho những nhân sự chỉ biết qua điện thoại, không có hợp đồng cùng với các điều khoản rõ ràng được. 

Người tổ chức sự kiện nên có hợp đồng cùng các điều khoản rõ ràng về thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, chi phí của nhân sự để cả đôi có sự ràng buộc nhằm mang đến sự thành công cho sự kiện.

Người tổ chức sự kiện không nên chỉ trao đổi công việc với nhân sự sự kiện qua điện thoại

Đảm bảo nhân sự sự kiện đến đúng thời gian 

Trong thực tế, không ít người tổ chức sự kiện phải “ thót tim” vì đến giờ sự kiện diễn ra mà vẫn không thấy MC, ca sĩ, PG-PB đâu cả. Tồi tệ hơn nữa là trong trường hợp đó số điện thoại của nhân sự còn không liên lạc được. Bởi vậy nên nhân sự mà công ty tổ chức sự kiện cung cấp phải đảm bảo việc đến đúng giờ như là một phép lịch sự đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của nhân sư sự kiện. Người tổ chức sự kiện cũng cần nắm bắt nhân sự sự kiện đó đến chương trình từ đâu, bằng phương tiện gì để chủ động lường trước được các rủi ro và có yêu cầu về thời gian đối với nhân sự sự kiện tham gia.

Yêu cầu đọc kịch bản trước 

Hầu hết các sự kiện đều cần có MC dẫn dắt chương trình. Để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi, MC phải đọc trước kịch bản để dẫn dắt đúng định hướng của sự kiện theo một hướng khác. 

Bên cạnh đó, với các vị trí nhân sự sự kiện khác, việc chia sẻ kịch bản chi tiết tới từng nhân sự sẽ đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ.

Để đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi, MC phải đọc trước kịch bản

Yêu cầu tổng duyệt 

Trong thực tế, có không ít trường hợp các ca sĩ, MC có tâm lý chủ quan với các sự kiện nhỏ hoặc quá bận chạy show nên không đến tổng duyệt, thử giọng, làm quen sân khấu…dẫn đến nhiều sự cố đáng tiếc. Lúc này, người chịu trách nhiệm lớn nhất là người tổ chức. Do đó, khi phải làm việc với các nhân sự sự kiện nhất là người nổi tiếng, người tổ chức sự kiện phải thuyết phục họ đến tham dự tổng duyệt đồng thời phải thuyết phục khách hàng bỏ dành một khoản chi phí tổng duyệt nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối của sự kiện.

Trên đây là một vài nguyên tắc làm việc với các nhân sự sự kiện. Hi vọng rằng, những người làm tổ chức sự kiện sẽ hiểu sự phức tạp của việc cung cấp và quản lý nhân sự sự kiện  và tích lũy được kinh nghiệm để có những cách làm việc hiệu quả!