Dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện trọn gói hấp dẫn nhất 2024

Nhân sự là nhân tố quyết định 90% sự thành công của các sự kiện bởi con người điều hành mọi hoạt động diễn ra ở sự kiện và đưa ra những ý tưởng thiết kế sáng tạo mà máy móc không thể làm được. Để sự kiện diễn ra thành công, các nhân sự chia thành từng nhóm với nhiệm vụ khác nhau và hỗ trợ lẫn nhau. Dưới đây là những thông tin HoaBinh Events tổng hợp về dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện của chúng tôi, các bạn có thể tham khảo nhé.

Nhân sự sự kiện là những ai?

Nhân sự sự kiện là những người đảm bảo sự kiện được diễn ra trơn tru nhất, đáp ứng nhu cầu của khách tham gia. Họ là những người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện các sự kiện. Một số công việc cụ thể cần làm đó là:

• Nghiên cứu đối tượng tham gia và mục tiêu tổ chức sự kiện để lên các ý tưởng cho chương trình

• Từ kết quả nghiên cứu trên, lập kế hoạch, xây dựng kịch bản sự kiện 

• Nghiên cứu tìm kiếm và  lựa chọn các đơn vị hợp tác, hỗ trợ cho event phù hợp nhất

• Tiến hành tổ chức sự kiện, điều phối các hoạt động của chương trình như quản lý các hoạt động trong sự kiện, đảm bảo các thời gian biểu được thực hiện đúng kế hoạch.

• Giải quyết vấn đề: Có những phương án dự phòng để xử lý tình huống không mong muốn phát sinh, đảm bảo mọi vấn đề được giải quyết nhanh chóng và hiệu quả nhất

Xuất phát từ tính chất của công việc, nhân sự sự kiện cần những yêu cầu về các kỹ năng cần được đáp ứng như: 

• Kỹ năng tổ chức: kỹ năng lập kế hoạch, quản lý thời gian và tổ chức công việc là rất những kỹ năng quan trọng và tiên quyết cần có đối với nhân sự sự kiện

• Kỹ năng giao tiếp: Với tính chất công việc cần tương tác với rất nhiều người nhu khách hàng, đối tác, đồng nghiệp thì kỹ năng giao tiếp tốt rất được ưu tiên.

• Khả năng sáng tạo: Nhân sự có khả năng sáng tạo, có những ý tưởng mới lạ sẽ thu hút được sự chú ý của khách hàng hơn.

• Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

• Kỹ năng quản lý chi tiêu

• Cập nhật liên tục

• Tư duy phân tích và giải quyết vấn đề: Có khả năng phân tích tình huống và đưa ra các giải pháp hợp lý khi gặp phải vấn đề trong quá trình tổ chức sự kiện.

• Tinh thần làm việc nhóm: Tổ chức sự kiện là hoạt động kết hợp linh hoạt giữa các nhóm làm việc, nên cần những nhân lực có tinh thần và kỹ năng làm việc nhóm cao.

Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện đòi hỏi nhân sự thời gian làm việc liên tục và khá bận rộn nên khả năng chịu được áp lực, tâm lý và thái độ làm việc chuyên nghiệp cũng là những yếu tố rất cần thiết.

Vị trí và vai trò của nhân sự sự kiện

Quản lý sự kiện - Event Manager

Event Manager có vai trò là người quản lý sự kiện hay nói cách khác là người phụ trách chính toàn bộ sự kiện. Công việc chính mà Event Manager là làm việc với các bộ phận liên quan trong sự kiện, giám sát tất cả các công việc trọng yếu của một sự kiện , điều phối công việc cần thiết cho các nhân sự khác hay thậm chí có thể chỉnh sửa kịch bản khi cần thiết. Trong quá trình diễn ra sự kiện gặp bất kỳ những rủi ro hay những vấn đề phát sinh, các nhân sự trong team nên trao đổi trực tiếp với Event Manager để có những giải pháp khắc phục và hiệu quả nhất.

Đây là nhân sự sự kiện giữ vai trò nòng cốt, bất kỳ sự kiện nào cũng không thể thiếu.

Nhân viên điều phối sự kiện - Event Coordinator

Nhân viên điều phối sự kiện là một vị trí rất quan trọng trong thành phần nhân sự trong tổ chức sự kiện bởi họ theo dõi và điều phối các bộ phận liên quan hoạt động đúng với các nhiệm vụ đã được giao, bám sát kế hoạch đã lập trước và đảm bảo chương trình diễn ra một các thành công và ít rủi ro nhất.

Đây là vị trí đòi hỏi có các kỹ năng truyền đạt thông tin, tổ chức sắp xếp công việc tốt nhất, đồng thời cũng cần có khả năng quan sát tổng quát để phát hiện kịp thời những vấn đề phát sinh để có những giải pháp giải quyết hiệu quả nhất.

Nhân viên kế hoạch sự kiện - Event Planner

Event Planner - Nhân viên kế hoạch tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm lên kế hoạch toàn bộ sự kiện. Họ đảm nhiệm đa dạng các công việc như: 

• Lập kế hoạch chi tiết dựa vào mong muốn của khách hàng.

• Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện

• Quản lý logistic và thiết bị

• Tìm kiếm lựa chọn và đàm phán với đối tác

• Quản lý đăng ký, xin giấy phép ở các cơ quan ban ngành.

Bên cạnh đó, Event Planner cũng có vai trò quản lý ngân sách, phối hợp cùng bộ phận tài chính để lên kế hoạch cho sự kiện hoàn hảo nhất với mức ngân sách cho phép.

Quản lý marketing/Quảng bá sự kiện - Marketing/Publicity Manager

Truyền thông là hoạt động quảng bá sự kiện rất hiệu quả. Vì vậy vị trí Quản lý marketing/Quảng bá hình ảnh không thể thiếu ở mỗi sự kiện, họ sẽ có mặt tại sự kiện ghi chép lại những khoảnh khắc bằng cách chụp ảnh, quay phim để làm tư liệu. Những tư liệu được ghi lại sẽ hỗ trợ hoạt động truyền thông sau sự kiện, mang lại giá trị lớn cho thương hiệu. 

Ngoài ra, bộ phận quản lý marketing, quảng bá sự kiện cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp kêu gọi tài trợ tăng ngân sách cho sự kiện.

Nhân viên hỗ trợ sự kiện - Event Executive

Công việc của nhân viên hỗ trợ sự kiện không có gì quá khó khăn. Họ sẽ những người gọi điện, giao tiếp với các bộ phận liên quan để xử lý các hạng mục sự kiện, xử lý giấy tờ, hỗ trợ quản lý, MC, PG trong một số công việc khác.

Tuy không có những nhiệm vụ nặng nề nhưng đây là nhân sự không thể thiếu vì trong mỗi sự kiện sẽ có rất nhiều đầu việc khác nhau, nếu thiếu sẽ khiến các khâu gặp trục trặc.

Nhân viên hỗ trợ sự kiện thường cần số lượng nhiều nên người quản lý cần có những sắp xếp và phân công những công việc cho họ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu cùng như sự kiện diễn ra tốt đẹp.

Đạo diễn sự kiện - Director

Giống với Event Manager, đạo diễn sự kiện cũng phải quản lý toàn bộ sự kiện nhưng sẽ chỉ đạo chính mảng nghệ thuật. Vai trò chính là quản lý các hiệu ứng ánh sáng, âm thanh, màn hình LED và giám sát các tiết mục, bám sát theo kịch bản để chương trình chất lượng nhất.

Ngoài ra, đạo diễn sự kiện cũng sẽ phối hợp cùng bộ phận sản xuất đảm bảo sự kiện thực hiện theo đúng như kế hoạch và đề phòng, hạn chế nhất những sự cố xảy ra.

Quản lý dịch vụ khách hàng - Client Service Event Manager

Nhân sự tại bộ phận Quản lý dịch vụ khách hàng là bộ phận giao tiếp trực tiếp với khách hàng, họ sẽ là người giải quyết các vấn đề sao cho thỏa mãn tốt nhất nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Ở vị trí này cần phải có những kỹ năng như giao tiếp nắm bắt tâm lý tốt và xử lý truyền thông khéo léo để giải quyết các phản hồi tiêu cực và giải quyết tốt nhất mà không bị ảnh hưởng quá nghiêm trọng.

Bảng giá dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện

Nhân sự sự kiện là một thành phần không thể thiếu ở các sự kiện nên các doanh nghiệp cần tính toán cụ thể chi phí để phù hợp nhất với ngân sách của công ty. Dưới đây HoaBinh Events sẽ cung cấp đến quý khách hàng bảng giá dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện hấp dẫn nhất.

 

Phân biệt giữa nhân sự sự kiện và nhân viên sự kiện

Rất nhiều người hay nhầm lẫn giữa hai thuật ngữ “Nhân sự sự kiện” và “Nhân viên sự kiện”. Để giúp quý khách hàng có thể hiểu rõ hơn về vấn đề này, HoaBinh Events sẽ phân biệt sự khác nhau của hai thuật ngữ ngay sau đây.

Về nhân sự sự kiện:

Nhân sự sự kiện là những nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hậu cần tại sự kiện, thực hiện lên kế hoạch từ ban đầu, sau đó, đảm bảo rằng mọi khía cạnh của sự kiện đều được chuẩn bị và thực hiện một cách suôn sẻ. Nhân sự tổ chức sự kiện sẽ chia thành các nhóm với các nhiệm vụ khác nhau như quản lý sự kiện, truyền thông, đối thoại với khách hàng và quản lý logistics.

Về nhân viên sự kiện:

Nhân viên sự kiện thường chỉ đến những người làm việc tạm thời được thuê vào ngày diễn ra sự kiện để thực hiện các công việc cụ thể, chẳng hạn như hỗ trợ sắp xếp, phục vụ thức ăn, bảo vệ an ninh,... Các công việc của họ không liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của sự kiện có thể bao gồm lắp đặt và tháo dỡ trang thiết bị, hỗ trợ khách hàng, giữ gìn vệ sinh, và thực hiện các công việc khác tùy thuộc vào yêu cầu của sự kiện. Ví dụ về nhân viên sự kiện có thể kể đến là các PG, PB, bảo vệ,... 

Các lưu ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện

Với nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng nhanh như hiện nay thì các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê nhân sự sự kiện ngày càng nhiều. Vậy các doanh nghiệp cần lưu ý những gì để lựa chọn được một đơn vị cho thuê phù hợp nhất?  

• Xác định rõ các mục tiêu, nhu cầu, quy mô của sự kiện trước khi thuê nhân sự sự kiện

• Tìm hiểu kỹ đơn vị cho thuê: Doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin của đơn vị cho thuê ở các website chính thức của các đơn vị, hoặc tham khảo ý kiến của các doanh nghiệp cùng ngành hay các hội nhóm review

• Khi đã lựa chọn được đơn vị cho thuê cần liên hệ sớm để gặp gỡ và trao đổi chi tiết về các kế hoạch, ý tưởng để có sự chuẩn bị chỉn chu nhất cho sự kiện

• Chú ý đến các điều khoản hợp đồng, thỏa thuận rõ ràng về chi phí cũng như những yêu cầu để tránh những hiểu lầm gây thiệt hại cho cả hai bên.

Một số hình ảnh, video nổi bật về dịch vụ nhân sự sự kiện

https://youtu.be/OXYnI6_mgz8

Video: HOABINH EVENTS - HOABINH GROUP ĐỒNG HÀNH CÙNG SỰ KIỆN KHAI TRƯƠNG LIGONG MACHINERY VIỆT NAM với đội ngũ nhân sự sự kiện chuyên nghiệp

Kết luận:

Từ những nội dung nêu trên ta thấy được nhân sự đóng vai trò rất quan trọng và quyết định đến sự thành công của sự kiện. Vì vậy, các doanh nghiệp cần lựa chọn những nhân sự có chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm làm việc. Với hơn 15 năm kinh nghiệm, HoaBinh Events tự tin là địa chỉ cho thuê dịch vụ nhân sự sự kiện uy tín, đáng tin cậy với đội ngũ chuyên nghiệp nhất. Hãy liên hệ ngay tới số hotline của chúng tôi - 0913.311.911/0939.311.911 để được tư vấn dịch vụ một cách cụ thể và chi tiết nhất nhé!

HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng