Nên chuẩn bị lễ khởi công như thế nào?

Việc chuẩn bị lễ khởi công là một trong những bước quan trọng và không thể thiếu trong quá trình xây dựng một dự án. Công tác chuẩn bị chương trình lễ khởi công phải được thực hiện một cách chu đáo và kỹ lưỡng, từ việc lên kế hoạch, tổ chức sự kiện đến đảm bảo an ninh, an toàn cho buổi lễ. Vậy một sự kiện khởi công sẽ có quy trình chuẩn bị ra sao, hãy cùng HoaBinh Events tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Hướng dẫn quy trình chuẩn bị lễ khởi công chi tiết

Để tổ chức lễ khởi công công trình hoàn hảo và thành công, cần phải đảm bảo rất nhiều yếu tố khác nhau. Sau đây là quy trình bạn có thể tham khảo để chuẩn bị lễ khởi công chuyên nghiệp, thành công. 

Chuẩn bị đầy đủ giấy phép tổ chức chương trình lễ khởi công

Đối với những lễ khởi công có quy mô lớn, việc tổ chức cần tuân thủ đúng theo Luật xây dựng và các quy định hiện hành. Trước hết, cần có sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền như Bộ Xây dựng, Sở Văn hóa tỉnh/thành phố, UBND Quận/huyện, Công an Nhân dân,... để đảm bảo chương trình diễn ra đúng pháp luật, an toàn và thành công tốt đẹp.

Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp hợp pháp hóa quá trình tổ chức mà còn tạo sự tin tưởng và ủng hộ từ phía các cơ quan chức năng và cộng đồng.

Lên danh sách khách mời, đại biểu

Đối với mọi sự kiện dù có quy mô lớn hay nhỏ, sự hiện diện của khách mời và đại biểu đều là yếu tố cực kỳ quan trọng. Việc xây dựng một danh sách khách mời phù hợp giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch.

Hãy chuẩn bị lễ khởi công với một danh sách khách mời và đại biểu cụ thể và rõ ràng. Thiết kế thiệp mời một cách chu đáo để chào đón khách mời một cách tôn trọng và chuyên nghiệp nhất. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra ấn tượng tích cực với đối tác, khách hàng và những người tham dự.

Khảo sát địa điểm tổ chức lễ khởi công

Bước tiếp theo là khảo sát địa điểm và mặt bằng tổ chức lễ khởi công công trình. Các doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến từ nhiều nguồn để có thể chọn được địa điểm phù hợp nhất. Nơi tổ chức phải đảm bảo có đủ không gian để dựng sân khấu, khu vực để xe cho đại biểu và khách mời tham dự, cũng như phòng chờ,... 

Chuẩn bị banner, poster

Trong công tác chuẩn bị lễ khởi công không thể thiếu các vật phẩm như banner, standee, poster, cổng chào,... Những yếu tố này là thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín của tổ chức. Nó giúp để lại ấn tượng sâu sắc đối với khách tham dự, từ đó tăng cường quảng bá hình ảnh thương hiệu tới cộng đồng khách hàng. 

Vì vậy những vật phẩm này cần được nên kế hoạch chu đáo và tỉ mỉ để góp phần công tác tổ chức thành công tốt đẹp.

Chuẩn bị trang thiết bị cho sự kiện

Trong buổi lễ khởi công, việc chuẩn bị các thiết bị và đồ trang trí là vô cùng quan trọng để tạo nên một không gian trang trọng và ấn tượng. Dưới đây là danh sách các thiết bị và đồ trang trí cần được chuẩn bị:

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED: Đảm bảo có hệ thống âm thanh và ánh sáng chất lượng để phục vụ cho buổi lễ. Màn hình LED cũng cần được sắp xếp để trình chiếu thông điệp hoặc hình ảnh liên quan.

• Bàn ghế tiếp đón khách và bàn ghế cho khách mời, đại biểu tham dự: Chuẩn bị đủ số lượng bàn ghế để đảm bảo tiện nghi cho mọi người tham dự.

• Hệ thống che nắng, che mưa: Đặc biệt là trong trường hợp thời tiết không ổn định, hệ thống che nắng, che mưa như nhà giàn, dù bạt, ô lệch tâm là rất cần thiết.

• Đồ trang trí khu vực lối vào và sân khấu: Gồm thảm đỏ, bóng bay, hoa, bục phát biểu hoặc có cả pháo hoa để tạo điểm nhấn.

• Đồ uống, thức ăn nhẹ: Ban tổ chức cần tính đủ số lượng khách mời, người tham dự để chuẩn bị đủ thức uống và thức ăn nhẹ phục vụ cho chu đáo.

• Các dụng cụ cho lễ khởi công: Nghi thức khởi công truyền thống sẽ bao gồm xẻng, găng tay, nón bảo hộ. Nghi thức hiện đại sẽ gồm pháo khói, bục nhấn nút khởi động, nón bảo hộ.

• Mâm lễ cúng động thổ: Nếu có yêu cầu, ban tổ chức cần chuẩn bị mâm lễ cúng để thực hiện nghi lễ đúng nghi thức truyền thống.

• Đội lân múa khởi công: Đây là một phần không thể thiếu trong một số vùng văn hóa để mang lại sự may mắn và thành công cho dự án.

Xây dựng kịch bản cho chương trình lễ khởi công

Để đảm bảo sự suôn sẻ và đầy đủ các hoạt động quan trọng trong buổi lễ, việc lập kịch bản chương trình chi tiết là không thể thiếu. Thông thường, trình tự của buổi lễ khởi công sẽ bao gồm ba phần chính:

1. Phần mở đầu: 

- Đội lễ tân sẽ chào đón khách và hướng dẫn họ đến chỗ ngồi.

- Các tiết mục văn nghệ sẽ mở màn cho buổi lễ.

- MC sẽ giới thiệu ngắn gọn về nội dung và các vị khách quan trọng tham dự.

2. Phần nghi lễ:

- Đại diện từ chủ đầu tư hoặc doanh nghiệp sẽ tiến hành phát biểu, tuyên bố chính thức khởi công.

- Đội lân sẽ thực hiện các điệu múa để tạo không khí vui vẻ và cầu mong mọi việc diễn ra suôn sẻ và may mắn.

- Thực hiện nghi thức khởi công.

3. Phần hội:

- Khách mời sẽ tham gia, thưởng thức các hoạt động văn nghệ và giao lưu.

- Tham gia ăn uống và trò chuyện.

- Kết thúc buổi lễ khởi công.

Thi công, trang trí các khu vực tại sự kiện

Chuẩn bị lễ khởi công bằng cách trang trí các khu vực trong sự kiện một cách đẹp mắt và ấn tượng, từ bên ngoài đến bên trong sẽ tạo ra cái nhìn tích cực đối với mọi người tham dự. Mỗi khu vực sẽ được thiết lập trang trí một cách cẩn thận để tạo ra không gian hoàn hảo nhất.

• Khu vực cổng vào buổi lễ: Cổng chào được xây dựng và trang trí với thảm đỏ, cờ và băng rôn ở hai bên đường đi để tạo ra một không gian trang trọng và hoành tráng cho buổi lễ.

• Khu vực lễ tân: Bàn lễ tân, bày trí các thông tin liên quan đến dự án để khách mời dễ dàng tìm hiểu về công trình.

• Khu vực khán phòng: Sẽ được bố trí đầy đủ bàn ghế cùng thức ăn nhẹ, đồ uống để khách mời có thể thoải mái và tiện lợi trong suốt buổi lễ.

• Khu vực sân khấu: Sử dụng hệ thống pháo điện để tạo ra sự bùng nổ trong buổi lễ. Phần dưới sân khấu sẽ được chuẩn bị bục xúc cát để chủ đầu tư có thể tiến hành mở màn cho buổi lễ khởi công. Phần sân khấu chính sẽ được bố trí hệ thống âm thanh, ánh sáng đầy đủ cùng khung backdrop để tạo ra một không gian trang trọng và ấn tượng cho buổi lễ.

Tổng duyệt chương trương trình lễ khởi công

Một khâu quan trọng trong việc chuẩn bị lễ khởi công chính là phần tổng duyệt. Việc kiểm tra và tổng duyệt lại là khâu quan trọng để đảm bảo mọi việc được khớp với nhau, từ đó giảm thiểu nguy cơ của bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện.

Do đó, bạn cần thực hiện tính toán kỹ lưỡng và kiểm tra lại từng chi tiết công việc cụ thể. Đồng thời, ban tổ chức sự kiện cần phải có các phương án dự phòng cho các sự cố, tránh làm gián đoạn buổi lễ.

Một số lưu ý khi tổ chức chương trình lễ khởi công

Bên cạnh những công việc chính, một buổi lễ khởi công còn có rất nhiều khía cạnh cần phải lưu ý. Cụ thể như sau:

Thời gian tổ chức sự kiện

Trong việc tổ chức một buổi lễ quan trọng như lễ khởi công, quan niệm về thời gian tổ chức thường dựa trên những nguyên lý của thuyết Ngũ hành và phong thủy. Việc xem xét kỹ lưỡng về ngày giờ, hướng và vị trí để đặt bàn trước khi tổ chức buổi lễ giúp mang lại may mắn và sự thịnh vượng cho công trình, đồng thời đảm bảo sự thành công của buổi lễ.

Lên kế hoạch dự phòng

Thông thường, các buổi lễ khởi công thường diễn ra ở ngoài trời, điều này có nghĩa là nó sẽ bị ảnh hưởng bởi thời tiết. Vì vậy, việc xây dựng nhà bạt và sử dụng ô dù lớn để che chắn là rất quan trọng để đảm bảo quá trình tổ chức diễn ra mà không gặp phải những vấn đề không mong muốn.

 

Ngoài ra, bạn cũng cần phải có phương án dự phòng hợp lý để xử lý kịp thời các tình huống khẩn cấp, chẳng hạn như chuẩn bị máy phát điện, micro thay thế cũng như hệ thống âm thanh và ánh sáng dự phòng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng buổi lễ sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và thành công, ngay cả khi có những vấn đề không mong muốn xảy ra.

Sắp xếp nhân sự cho sự kiện

Với sự tham gia đông đảo của nhiều doanh nghiệp, các nhà đầu tư lớn, buổi lễ khởi công đòi hỏi nguồn nhân lực phải được chọn lựa một cách chuyên nghiệp và có đầy đủ kỹ năng và kiến thức chuyên môn. Đặc biệt, nhân sự cần phải có tính linh hoạt, sự nhanh nhẹn để có thể xử lý các công việc trong buổi lễ một cách kịp thời, tránh tình trạng gián đoạn không mong muốn.

Chắc chắn qua bài viết này, quý độc giả đã hiểu được các công tác chuẩn bị lễ khởi công công trình diễn ra như thế nào. Nếu quý vị đang có kế hoạch tổ chức sự kiện lễ khởi công, hãy liên hệ ngay với HoaBinh Events. Với kinh nghiệm làm việc cùng các tập đoàn, tổng công ty và doanh nghiệp lớn, chúng tôi cam kết sẽ giúp bạn xây dựng một sự kiện đầy ấn tượng, chuyên nghiệp và thành công.

HOABINH EVENTS - HÒA BÌNH EVENTS GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

Hotline: 0939.311.911 - 0918.640.988

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ đô Hà Nội.

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Email: info@hoabinhevents.com