Khai trương cửa hàng: Hướng dẫn chi tiết các bước chuẩn bị từ A - Z

Bạn đang có dự định khai trương cửa hàng nhưng không biết bắt đầu từ đâu và phải chuẩn bị những gì? Để tổ chức một lễ khai trương cửa hàng thành công cần rất nhiều bước chuẩn bị. Dưới đây là tổng hợp các bước chuẩn bị cho lễ khai trương cửa hàng thuận lợi nhất!

Các bước chuẩn bị khai trương cửa hàng nhỏ

Các cửa hàng lớn hay các chuỗi cửa hàng có thế mạnh về tài chính thường thuê dịch vụ trọn gói của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ cũng hoàn toàn có thể đầu tư trang thiết bị để tái sử dụng khi mở rộng chi nhánh sau này. Bên cạnh đó, họ cũng có bộ máy nhân sự thiết kế, làm brand… nên việc tổ chức khai trương cửa hàng khá “nhẹ nhàng” và bài bản.

Tuy nhiên với các cửa hàng quy mô nhỏ và vừa thì ngân sách sẽ hạn hẹp hơn nên thường có xu hướng tự chuẩn bị và thực hiện. Càng chuẩn bị chu đáo bao nhiêu thì sự kiện càng thuận lợi bấy nhiêu. Dưới đây là chi tiết các bước chuẩn bị.

 

Bước 1: Chọn ngày khai trương cửa hàng

Việc xem ngày cho các sự kiện trọng đại như cưới hỏi, xây nhà, mua đất… vốn là truyền thống lâu đời của người Việt. Với ngày khai trương cũng vậy, nếu chọn được ngày đẹp phù hợp với tuổi của chủ cửa hàng thì việc kinh doanh sẽ được thuận buồm xuôi gió. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể cân nhắc ngày tổ chức dựa trên những kinh nghiệm sau:

• Tránh chọn ngày có nhiều sự kiện cạnh tranh 
• Tận dụng sự kiện lớn liên quan đến mặt hàng kinh doanh của bạn chẳng hạn như: hoa, socola, thời trang, mỹ phẩm thích hợp khai trương dịp Valentine; 8/3…
• Dịp cuối tuần thường thuận tiện cho nhiều người và giúp tăng khả năng tham gia sự kiện
• Nên xem xét thời tiết để chọn ngày có thời tiết thuận lợi
• Cân nhắc thời gian trong ngày (sáng/ trưa/ tối) thì thích hợp hơn cho đối tượng mục tiêu của bạn.
• Tham khảo ý kiến của những người chuyên nghiệp trong ngành.

 

Bước 2: Trang trí cửa hàng - chuẩn bị trước lễ khai trương

Trang trí là một phần việc quan trọng để tạo dấu ấn và thu hút khách hàng đến cửa hàng của bạn. Trước hết, bạn cần xác định phong cách muốn áp dụng đồng thời chọn màu sắc và thiết kế phù hợp. Tiếp theo, hãy đảm bảo tất cả các phụ kiện đi kèm như: hoa, bóng bay, băng rôn sẵn sàng để giúp cửa hàng của bạn nổi bật trong ngày lễ khai trương. Ngoài ra, cũng cần lựa chọn âm thanh và ánh sáng hài hòa giúp thu hút được cả các khách hàng từ xa chú ý đến cửa hàng.

Bước 3: Chuẩn bị kế hoạch truyền thông

Chuẩn bị kế hoạch truyền thông bài bản sẽ giúp cửa hàng tiếp xúc được với khách hàng tiềm năng ngay từ những ngày đầu tiên đi vào hoạt động. Bạn có thể sử dụng các phương thức như sau:

• Thông báo trên các fanpage, kênh tiktok với content hấp dẫn
• Phát tờ rơi
• Tổ chức thông báo các chương trình khuyến mãi khai trương
• Quay phát livestream trên các nền tảng MXH
• Thuê KOL đến chụp hình, đăng bài review nếu có điều kiện
• …

 

Bước 4: Chuẩn bị lễ cúng khai trương cửa hàng

Cúng khai trương là thủ tục không thể thiếu với ý nghĩa tâm linh giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi. Mâm cúng cũng không cần phải quá cầu kỳ mà thường bao gồm những lễ vật gồm:

•  Hương nhang
• Đèn/nến
• Hoa tươi
• Ngũ quả
• Trầu cau
• Xôi chè
• Nước
• Gạo
• Muối
• 1 bộ lễ vàng mã khai trương.

*** Các lễ vật trên mâm cúng có thể thay đổi tùy thuộc vào tôn giáo vùng miền và truyền thống gia đình, quan niệm chủ cửa hàng…

 

Bước 5: Chuẩn bị các sản phẩm để bán hàng hoặc dịch vụ khuyến mãi dịp khai trương

Ngày khai trương cửa hàng chính là cơ hội vàng để bán sản phẩm và gây ấn tượng mạnh với khách hàng. Vì vậy, hãy chuẩn bị thật kỹ:

• Đầy đủ số lượng và chất lượng bằng các sản phẩm để cung cấp ngay và luôn.
• Quy trình bán hàng, thanh toán, gói đồ phải nhanh chóng và chính xác
• Luôn sẵn sàng hóa đơn, túi đựng…
• Cung cấp ưu đãi để kích thích sự quan tâm và mua sắm của khách.
• Tạo chương trình khách hàng thân thiết hoặc tích lũy điểm thưởng để khuyến khích khách hàng trở lại sau ngày khai trương.

 

Chia sẻ kinh nghiệm khai trương cửa hàng thành công

Tổ chức khai trương cửa hàng thành công có thể giúp tạo dựng thương hiệu ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng tiềm năng, xây dựng nền tảng cho sự thành công tương lai. Để làm được điều đó, đừng quên bỏ túi những kinh nghiệm sau đây:

Xác định mục tiêu 

Việc đặt mục tiêu rõ ràng là yếu tố tiên quyết quyết định sự thành công của lễ khai trương cửa hàng của bạn. Bởi nếu không có nó, bạn sẽ không biết khi nào là đủ và không biết phải cố gắng tới mức nào. Khi đã có được con số mục tiêu cụ thể, bạn rất dễ dàng dự trù được số lượng hàng hóa nhập vào, bán đi. Đồng thời bạn cũng có thể  kiểm tra số lượng sau ngày khai trương một cách nhanh chóng.

 

Chuẩn bị chu đáo

Như đã chia sẻ ở phía trên của bài viết này, có rất nhiều hạng mục cần phải chuẩn bị. Để lễ khai trương cửa hàng được diễn ra suôn sẻ như ý, bạn nên chuẩn bị sẵn sàng từ sớm. Có như vậy bạn sẽ chủ động trong mọi việc, tránh những rủi ro không đáng có.

Phân bổ ngân sách hợp lý

Theo hầu hết các kinh nghiệm được chia sẻ, 20% ngân sách tiếp tiếp thị của năm đầu tiên nên sử dụng cho toàn bộ buổi lễ. Tuy nhiên, tùy vào tình hình thực tế mà chúng ta sử dụng ngân sách sao cho phù hợp nhất.

Tạo sức hút bằng minigame thú vị

Thử tưởng tượng xem nếu một buổi lễ khai trương cửa hàng không có tiệc hay các trò chơi minigame hoặc thậm chí quà tặng thì ngày khai trương sẽ nhàm chán biết bao. Bạn tuyệt đối đừng để mắc phải sai lầm này nhé. Lời khuyên cho bạn là hãy nghiên cứu thật kỹ đối tượng khách mời là ai và bạn nên thiết kế trò chơi phù hợp với họ. Phần thưởng có thể là các món quà nhỏ như bóng bay, móc khóa, thú nhồi bông có logo thương hiệu cửa hàng… vừa mang lại không khí vui vẻ lại vừa PR thương hiệu và gây ấn tượng với khách hàng.

 

Tạo điểm nhấn bằng các tiết mục hấp dẫn

Để tạo điểm nhấn đặc biệt cho sự kiện khai trương cửa hàng, bạn có thể cân nhắc việc sử dụng những tiết mục biểu diễn sau đây:

• Múa lân sư rồng mang đến không khí sôi động, tượng trưng cho sự may mắn
• Thuê band nhạc biểu diễn nhạc sống tạo ra không gian nghệ thuật thú vị
• Nếu là cửa hàng kinh doanh thời trang, bạn có thể tổ chức một buổi trình diễn thời trang giúp giới thiệu các sản phẩm mới của bạn.

 

Giấy mời tham dự

Giấy mời gửi tới khách tham dự tuy chỉ là một chi tiết nhỏ nhưng vai trò lại không hề nhỏ. Chỉ với một tấm thiệp được thiết kế sáng tạo, hình thức đẹp với nội dung đầy đủ, ngắn gọn và súc tích, bạn sẽ dễ dàng tạo được ấn tượng tốt với khách mời. Nhờ đó, sẽ thu hút được sự quan tâm của khách mời tới sự kiện khai trương cửa hàng sắp diễn ra.

 

Thông báo hợp tác, kết hợp với các nhà cung cấp khác

Để tự tiến hành tổ chức buổi lễ khai trương cửa hàng nhỏ, bạn có thể kết hợp với nhiều nhà cung cấp khác nhau tùy theo loại hình mục tiêu sự kiện và loại hình kinh doanh của bạn. Các nhà cung cấp thường bao gồm:

• Nhà cung cấp thực phẩm và đồ uống
• Nhà cung cấp âm thanh và ánh sáng
• Nhà cung cấp trang trí và hoa
• Nhà cung cấp quà tặng
• Nhà cung cấp thiết kế và in ấn
• Nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển
• Nhà cung cấp giải pháp công nghệ
• ….

Bạn cần xem xét mục tiêu và yêu cầu cụ thể của buổi lễ để xác định những nhà cung cấp nào sẽ phù hợp nhất và có thể mang đến sự thành công cho sự kiện.

Phương án lựa chọn dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng chuyên nghiệp

Thời điểm chuẩn bị ra mắt cửa hàng, bạn sẽ có rất nhiều thứ phải làm. Trong khi đó, lễ khai trương là sự kiện cực kỳ quan trọng, cần được tổ chức chỉn chu và hoành tráng để thu hút sự chú ý. Nếu không có đủ thời gian và kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực này, hãy cân nhắc tới việc lựa chọn dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng chuyên nghiệp.

Các đơn vị chuyên nghiệp sẽ tiến hành tất tần tật các công đoạn từ lập kế hoạch, lên ý tưởng đến thiết kế, trang trí, rồi truyền thông tiếp thị, tổ chức thực hiện và đánh giá hiệu quả sau khi sự kiện kết thúc.

Việc thuê các dịch vụ chuyên nghiệp sẽ đảm bảo rằng lễ khai trương cửa hàng của bạn được tổ chức một bài bản đem lại một khởi đầu may mắn và tạo được tiếng vang về mặt truyền thông.

Top 5 các đơn vị tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng tốt nhất

Tìm kiếm một địa chỉ cung cấp dịch vụ tổ chức khai trương cửa hàng không khó nhưng để lựa chọn được nơi có tâm, có tầm thì lại là vấn đề khác. Khách hàng nên cân nhắc với những dịch vụ báo giá quá rẻ vì thực tế là “của rẻ thường là của ôi”. Hãy thật sáng suốt để “chọn mặt” gửi gắm sự kiện trọng đại này! 

1. HoaBinh Events

Ra đời từ năm 2008 tại thị trường miền Bắc, sau 10 năm HoaBinh Events đã có thêm 2 chi nhánh tại miền Trung và miền Nam. Tới nay, sau 15 năm hoạt động, công ty này đã mở rộng thị trường ra quốc tế với chi nhánh tại Thái Lan và Singapore. Sự phát triển lớn mạnh của công ty đã phần nào thể hiện được mức độ uy tín và chất lượng dịch vụ cung cấp.

HoaBinh Events là tên tuổi gắn với nhiều chương trình lớn như: Hội nghị và Triển lãm công nghệ 2023 của Tổ chức Hải quan thế giới; Lễ hội con đường văn hoá hữu nghị Việt Hàn, Hội nghị ngành nhãn khoa 2023…Riêng với loại hình sự kiện khai trương, HoaBinh Events là đơn vị thực hiện các dự án của Liugong Việt Nam, FLC, Eximbank, BIDV, Thế giới điện giải…
Sử dụng dịch vụ của HoaBinh Events, quý khách hàng sẽ nhận được những giá trị như:

• Quy trình tổ chức bài bản
• Mức kinh phí tổ chức được tối ưu hoá với chất lượng dịch vụ tối đa.
• Hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, đặc biệt là có sẵn số lượng đáp ứng mọi nhu cầu
• Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, có kỹ năng xử lý những sự cố phát sinh nhanh gọn
• Ý tưởng, kịch bản được thiết kế riêng phù hợp với từng thương hiệu

 

2. Á Châu Events

Công ty tổ chức sự kiện Á Châu với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức lễ khai trương tự tin sẽ đem lại thành công cao nhất cho buổi lễ khai trương của khách hàng với:

• Tổ chức lễ khai trương theo đúng nghi lễ đem lại sự may mắn cho khách hàng.
• Mức kinh phí tổ chức cạnh tranh
• Trang thiết bị chuyên nghiệp 

3. Danko Travel

Công ty Danko Travel sở hữu  nhiều năm kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương, khánh thành cho các khách hàng lớn, cả trong và ngoài nước, hân hạnh mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Lựa chọn dịch vụ của công ty bạn sẽ được hưởng nhiều giá trị như: chi phí hợp lý, đội ngũ nhân viên nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, đa dạng ý tưởng để tổ chức sự kiện…

4. Đất Việt Event

Đất Việt Event là công ty có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức. Khách hàng sẽ không cần phải lo lắng chuẩn bị từng hạng mục trong buổi lễ mà chỉ việc tập trung làm lễ và cúng khai trương.

5. Đại Lâm Events

Công ty tổ chức sự kiện Đại Lâm được thành lập năm 2004, phục vụ khách hàng dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp - ý tưởng sáng tạo - không phụ trội. Đại Lâm là công ty chuyên cung cấp trọn gói nhân sự, trang thiết bị cho buổi lễ khai trương tại Hà Nội. 

Chú ý về ngân sách triển khai và các khoản phát sinh cần chi

Khi tổ chức lễ khai trương cửa hàng, việc lập kế hoạch và quản lý ngân sách là vô cùng quan trọng để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra thành công mà không vượt quá giới hạn ngân sách. Dưới đây là một số khoản chi ngân sách quan trọng cần chú ý:

• Phí thuê địa điểm
• Chi phí thiết kế nội thất, biển hiệu, trang trí
• Phí thuê hệ thống âm thanh và ánh sáng
• Phí thuê nhân sự MC, PG, ca sĩ…
• chi phí cho thực đơn, dịch vụ phục vụ và đồ uống.
• Quà tặng và quà khuyến mãi
• Phí in ấn và gửi thư mời cho khách mời
• Truyền thông và tiếp thị
• Bảo hiểm sự kiện
• Chi phí vận chuyển
• Ngoài ra đừng quên dự phòng một phần tiền dự trữ cho các vấn đề không mong muốn hoặc thay đổi trong kế hoạch sự kiện.

Thảo luận và chốt phương án triển khai với công ty tổ chức

• Sau khi đã xác định rõ mục tiêu chính của sự kiện đồng thời tìm hiểu kỹ lưỡng về công ty tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp bạn muốn hợp tác, hãy liên hệ và bắt đầu tiến hành thảo luận. 
• Công ty tổ chức sự kiện sẽ dựa trên yêu cầu bạn đưa ra để đề xuất một phương án bao gồm các yếu tố quan trọng như thiết kế, trang trí, dịch vụ sự kiện, thực phẩm và đồ uống, lịch trình, và dự kiến chi phí.
• Sau khi bàn bạc, điều chỉnh (nếu có) và đạt được sự đồng thuận về phương án, hãy ký hợp đồng nên chi tiết về phí, lịch trình, trách nhiệm của từng bên, và điều khoản về việc hoàn tiền hoặc thay đổi kế hoạch trong trường hợp cần thiết.
• Trong quá trình tổ chức triển khai, đảm bảo rằng sự kiện diễn ra theo kế hoạch và kiểm tra lại từng chi tiết.
• Sau khi sự kiện kết thúc, tiến hành đánh giá hiệu suất sự kiện sẽ giúp bạn cải thiện cho các lần tổ chức sự kiện sau.

Kết luận

Tổ chức lễ khai trương cửa hàng là một sự kiện vô cùng đặc biệt. Nó không chỉ mang ý nghĩa là ngày đánh dấu ngày ra mắt của một thương hiệu mới đến với người tiêu dùng mà còn mang lại giá trị tinh thần, đại diện cho sự khởi đầu mới - “đầu xuôi đuôi lọt” - vạn sự hanh thông. 

Có rất nhiều công việc cần chuẩn bị để sự kiện diễn ra thành công. Việc nào cũng cần chuẩn bị chỉn chu nhất và cần nhiều thời gian. Do đó, quyết định lựa chọn một đơn vị tổ chức khai trương cửa hàng chuyên nghiệp là điều cực kỳ cần thiết. 

HoaBinh Events là đơn vị tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp với 15 năm kinh nghiệm. Chúng tôi tự tin với thế mạnh về hệ thống chi nhánh phủ khắp cả nước, hệ thống trang thiết bị hiện đại cùng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng Quý khách hàng trong mọi quy trình của buổi khai trương từ việc lên kế hoạch tổ chức chi tiết, thực hiện bài bản cho đến khi kết thúc buổi lễ. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tận tình, nhanh chóng!

HoaBinh Events - chất lượng làm nên danh tiếng

Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:

• Hotline: 0939.311.911 - 0918.640.988
• Email: info@hoabinhevents.com
• Website: http://hoabinhevents.com
• Facebook: events.hoabinhgroup

Địa chỉ: 

• Số 27- 29 đường Đoàn Thị Điểm, Đống Đa, Hà Nội
• Số 217 Trần Phú, Hải Châu, Đà Nẵng
• Số 5 Hoa Cau, Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh