Hướng dẫn tổ chức hội nghị đầu năm đúng chuẩn

Trong bối cảnh phục hồi sau suy thoái kinh tế, các đơn vị, tổ chức ngày càng chú trọng hơn đến việc quảng bá hình ảnh, dịch vụ, sản phẩm của mình. Các sự kiện liên tục được tổ chức nhằm mở rộng, gắn kết khách hàng và đối tác. Hội nghị đầu năm được xem là một chiến lược quan trọng để thực hiện mục tiêu này. Để hiểu rõ hơn về tổ chức hội nghị đầu năm, mời các bạn hãy cùng Hoabinh Events tìm hiểu  trong bài viết sau nhé! 

1. Hội nghị đầu năm là gì?

Hội nghị đầu năm là sự kiện được các doanh nghiệp, đơn vị tổ chức vào tháng 1- tháng 3, nhất là thời điểm sau kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán. Khách mời của hội nghị đầu năm thường là những đối tác, khách hàng thân thiết hay có tiềm năng của doanh nghiệp.

Hội nghị đầu năm thường sẽ là dịp để doanh nghiệp, đơn vị gửi lời biết ơn tới khách hàng và đối tác. Bên cạnh đó đưa ra các vấn đề vẫn còn tồn tại trong năm cũ và cách để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ hoặc tăng hiệu quả hợp tác. Ngoài ra, hội nghị đầu năm cũng có yếu tố quảng bá về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp từ đó thăm dò ý kiến của khách hàng, đối tác để nâng cao chất lượng. Nhờ hoạt động tổ chức hội nghị đầu năm, các doanh nghiệp, đơn vị có thể gắn kết hơn với khách hàng và đối tác từ đó tăng cường hiệu quả hoạt động và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.

Một số loại hình hội nghị đầu năm phổ biến là hội nghị khách hàng, hội nghị xúc tiến hợp tác đầu tư, hội nghị bán hàng, hội nghị giới thiệu sản phẩm… Đây đều là những hình thức hội nghị thích hợp cho doanh nghiệp, đơn vị xích lại gần hơn với khách hàng và đối tác của mình, mở đầu 1 năm phát triển và thịnh vượng

2. Ý nghĩa của tổ chức hội nghị đầu năm

Từng đơn vị, doanh nghiệp sẽ có mục  tiêu khác nhau khi tổ chức hội nghị đầu năm. Tuy nhiên ý nghĩa mà hội nghị đầu năm mang đến cho các đơn vị, doanh nghiệp lại mang nhiều điểm chung, đó là: 

* Cơ hội để doanh nghiệp, đơn vị gửi lời chúc mừng năm mới trực tiếp tới toàn thể khách hàng, kêu gọi sự ủng hộ, tiếp tục gắn bó bền chặt của các đối tác, khách hàng. 

* Lan toả nhận diện thương hiệu đến đối tác và khách hàng mới. Tạo thêm điểm chạm, dấu ấn khiến mọi người ghi nhớ đến thương hiệu.

* Gây dựng sự tín nhiệm trong lòng khách hàng và đối tác bằng việc đưa ra những vấn đề tồn tại mà đối tác, khách hàng quan tâm và giải quyết nó. Điều này giúp khách hàng, đối tác nhận được giá trị họ mong muốn, củng cố lòng tin của họ với đơn vị doanh nghiệp

* Cơ hội tìm kiếm các khách hàng và đối tác mới thông qua những hình ảnh truyền thông trước, trong và sau hội nghị.

* Cơ hội để quảng bá về dịch vụ và sản phẩm trực tiếp đến những đối tác và khách hàng tiềm năng, có sự quan tâm và tin tưởng nhất định với đơn vị, doanh nghiệp.

* Cơ hội tìm hiểu, khảo sát và nắm bắt nhu cầu, mong muốn của đối tác khách hàng từ đó định hướng thông điệp, chương trình ưu đãi, quà tặng… phù hợp hơn với khách hàng trong cả năm.

 

3. Các loại hội nghị đầu năm được các đơn vị, tổ chức yêu thích

3.1. Hội nghị khách hàng

Mục đích chính của loại hình hội nghị này là mang thông điệp năm mới, sự biết ơn đến các khách hàng, đối tác đã luôn tin tưởng, ủng hộ hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp. Hội nghị khách hàng sẽ yêu cầu cao cả về nội dung và hình thức để đảm bảo những người tham dự có được những trải nghiệm tuyệt vời nhất. Khâu tổ chức và đón tiếp khách mời cần  được quan tâm hàng đầu.

 

3.2. Hội nghị xúc tiến hợp tác đầu tư

Mục tiêu của loại hình hội nghị này là thúc đẩy sự phát triển của các đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Thông thường trong hội nghị này sẽ có thông tin về các dự án mới, chương trình mới, kế hoạch mới nhằm thu hút các nhà đầu tư, khách hàng. 

 

3.3. Hội nghị bán hàng

Mục tiêu của loại hình hội nghị này là bán hàng, bán dịch vụ của đơn vị doanh nghiệp. Hội nghị bán hàng cũng là cách để xây dựng mối quan hệ, tạo niềm tin lớn hơn với các khách hàng tiềm năng. Hội nghị bán hàng sẽ yêu cầu cao đến nội dung chương trình, đề cao tính độc đáo và sáng tạo để thu hút sự chú ý của khách hàng. 

3.4. Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới

Như đúng tên gọi, hội nghị giới thiệu sản phẩm mới có mục đích giới thiệu và quảng bá sản phẩm, dịch vụ mới tới các đối tác, bạn hàng, công chúng. nhằm giới thiệu và lan tỏa thông tin chính thống về các sản phẩm, dịch vụ mới mang tính chiến lược của doanh nghiệp. 

Hội nghị giới thiệu sản phẩm mới sẽ đề cao tính nổi bật nhưng phải thống nhất và đồng bộ với concept của sản phẩm và dịch vụ mới. Từ cảm quan bên ngoài (trang trí, setup…) đến nội dung hội nghị đều cần được đầu tư tỉ mỉ. 

 

3.5. Hội nghị thượng đỉnh

Thêm một loại hội nghị thường được tổ chức đầu năm chính là hội nghị thượng đỉnh. Hội nghị này mang quy mô và tầm cỡ lớn, liên quan đến các nguyên thủ quốc gia, các lãnh đạo cấp cao để thảo luận những vấn đề về kinh tế, chính trị, xã hội. Tính tỉ mỉ, chính xác, bảo mật, an ninh cực kỳ cần thiết khi tổ chức loại hình hội nghị này. 

 

4. Quy trình tổ chức hội nghị đầu năm

Tổ chức hội nghị đầu năm cũng sẽ đi theo quy trình tổ chức hội nghị thông thường, bao gồm các bước:

4.1. Xác định mục đích và mục tiêu hội nghị hướng tới

Điều đầu tiên bạn cần làm trước khi bắt tay vào tổ chức hội nghị chính là xác định mục đích chính và mục tiêu hướng tới của hội nghị. Nên đặt ra các câu hỏi như: “Đơn vị/công ty cần tổ chức hội nghị đầu năm này để làm gì?” và “Sau khi kết thúc hội nghị, chúng ta phải đạt được điều gì?”. Từ đó mới có thể xây dựng nội dung và lên kế hoạch hội nghị sao cho phù hợp nhất.

Xác định và mục tiêu rõ ràng từ trước sẽ là cơ sở để đánh giá hiệu quả của hội nghị sau khi kết thúc.

4.2. Lên danh sách khách mời

Lên danh sách khách mời là bước thứ 2 cần làm ngay khi quyết định tổ chức hội nghị vào đầu năm. Dựa trên mục đích và mục tiêu hội nghị đã đặt ra, người tổ chức sẽ lên danh sách khách mời phù hợp. Việc lên danh sách cần rõ ràng, chi tiết và đầy đủ nhất để các bộ phận liên quan khác có thông tin và tư liệu làm thư mời. Danh sách khách mời cũng nên có sẵn địa chỉ, sđt… để đơn vị, doanh nghiệp tổ chức đảm bảo gửi thư mời đến tận tay khách hàng/đối tác trước thời gian diễn ra hội nghị.

4.3. Xác định thời gian và địa điểm

Thời gian tổ chức hội nghị đầu năm cần được cân nhắc kỹ lưỡng sao cho phù hợp với kế hoạch của đơn vị doanh nghiệp và phần đông khách mời tham dự. Thời gian và địa điểm cần đảm bảo số lượng khách mời đến dự hội nghị đông nhất. 

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức cần dựa vào số lượng khách mời dự kiến để tính ra sức chứa của địa điểm. Thêm vào đó là các yếu tố bên ngoài như cảnh quan sang trọng, hiện đại hay thân thiện, gần gũi. Việc lựa chọn địa điểm như thế nào cũng cần dựa vào mục đích và đặc điểm của khách mời tham dự.

Hiện nay, các khách sạn hay trung tâm sự kiện đều có sẵn các phòng hội nghị cho thuê. Thường họ sẽ cung cấp sẵn 1 số trang thiết bị cơ bản đủ để phục vụ các hội nghị nhỏ. Tuy nhiên, nếu đơn vị/doanh nghiệp bạn muốn tổ chức hội nghị đầu năm hoành tráng, long trọng quy mô lớn thì nên tìm kiếm 1 đơn vị tổ chức có kinh nghiệm dày dặn như Hoabinh Events để đảm bảo về chất lượng từ đầu tới cuối hội nghị. 

4.4. Xác định chủ đề, lên ý tưởng và kịch bản cho hội nghị đầu năm

Chủ đề, ý tưởng và kịch bản hội nghị đầu năm cần cụ thể và phù hợp với mục đích, mục tiêu của hội nghị. Ba yếu tố trên luôn là điều cần thiết để giúp hội nghị diễn ra mạch lạc và thống nhất, tăng sức hấp dẫn đối với người tham dự và công chúng bên ngoài. 

Nếu bạn hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ sẽ là người giúp đưa ra những ý tưởng mới, lên kịch bản chi tiết nhất, chuyên nghiệp nhất và đầy đủ nhất. Đơn vị/doanh nghiệp bạn sẽ chỉ cần đóng vai trò kiểm soát và giám sát, tránh được rất nhiều sai sót không đáng có khi tự tổ chức. 

 

4.5. Tạo checklist hội nghị đầu năm

Checklist hội nghị đầu năm vô cùng quan trọng nếu bạn không muốn xuất hiện những thiếu sót trong sự kiện trọng đại của đơn vị mình. Checklist nên bao gồm toàn bộ công việc  chuẩn bị của toàn bộ các bộ phận, các bên kết hợp. Dựa theo checklist bạn có thể kiểm tra kỹ càng, chi tiết từng hạng mục từ đó có phương án dự phòng, tránh rủi ro cho từng hạng mục. Như vậy, nếu trong quá trình hội nghị diễn ra xuất hiện sự cố, các bạn sẽ có ngay phương án xử lý nhanh chóng, kịp thời, không gây ảnh hưởng xấu đến hội nghị. 

 

Ảnh 13:

5. Những lưu ý để tổ chức hội nghị đầu năm thành công

5.1. Tìm kiếm chủ đề cho sự kiện

Ý tưởng và chủ đề của hội nghị đầu năm sẽ tạo nên tổng thể của chương trình, đóng vai trò quan trọng tạo nên sự thành công của chương trình đó. Chủ đề của hội nghị đầu năm nên ngắn gọn, dễ nhớ và cần mang thông điệp của chương trình tới đối tượng khách tham dự . Chủ đề sự kiện hấp dẫn sẽ là cách để thu hút khách hàng và đối tác mới cũng là cách lan toả hình ảnh của đơn vị tổ chức ra công chúng. 

5.2. Khách mời đặc biệt

Để gia tăng uy tín và niềm tin cho khách tham dự hội nghị và công chúng, cũng là để giúp hội nghị trở nên trang trọng, nổi bật hơn, sự xuất hiện của các khách mời đặc biệt như các diễn giả, diễn viên, KOLs, các lãnh đạo cấp cao… là vô cùng cần thiết. 

Những vị khách này thường là những người đã có sẵn tầm ảnh hưởng đối với xã hội hay một cộng đồng nhất định. Sự có mặt của họ sẽ nâng tầm hội nghị, tăng hiệu quả truyền thông, marketing, tăng tỷ lệ hợp tác, chuyển đổi bán hàng… 

 

5.3. Các tiện ích đi kèm địa điểm tổ chức hội nghị

Trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức, ngoài các yếu tố đảm bảo về quy mô, bối cảnh… các bạn cần cân nhắc thêm đến các tiện ích xung quanh địa điểm tổ chức. Bởi một hội nghị có hàng trăm, thậm chí hàng ngàn khách mời tham dự, họ sẽ có những nhu cầu phát sinh (đồ ăn, nước uống, các vật dụng cá nhân, chỗ nghỉ chân…) và cần được sự hỗ trợ của đơn vị tổ chức. Nếu địa điểm bạn lựa chọn không có những tiện ích này thì sẽ tạo ra những trải nghiệm không tốt cho người tham dự, ảnh hưởng đến đánh giá và quyết định của họ.

 

5.4. Truyền thông cho hội nghị

Công tác truyền thông trước, trong và sau sự kiện là yếu tố không thể xem nhẹ nếu muốn hội nghị đầu năm tổ chức thành công. Truyền thông trước hội nghị cũng cần tính toán thời gian để giữ “sức nóng” cho hội nghị. Tránh truyền thông quá sớm, khách mời có thể quên hoặc bị loãng thông tin. Còn nếu bạn truyền thông quá sát ngày tổ chức, các khách mời sẽ khó sắp xếp lịch làm việc hơn, ảnh hưởng tới tỷ lệ người tham dự.

 

5.5. Khai thác thông tin người tham dự

Hội nghị đầu năm dù được tổ chức vì mục đích nào đi nữa cũng là để tăng cường mối quan hệ giữa đơn vị tổ chức với khách mời, tạo ra cơ hội mới kết nối với đối tác/khách hàng tiềm năng. Nếu có sẵn thông tin của họ, mọi hoạt động chăm sóc, truyền thông, marketing… sẽ đi trúng đích, tăng cao hiệu quả làm việc cho các bộ phận này. Khai thác thông tin của người tham dự là điều vô cùng giá trị, không nên bỏ lỡ ở bất kỳ hội nghị nào. 

 

6. Lợi ích khi lựa chọn Hoabinh Events làm đơn vị tổ chức hội nghị đầu năm

Hoabinh Events là đơn vị tổ chức hội nghị – hội thảo, sự kiện MICE chuyên nghiệp với 15 năm kinh nghiệm, có thể cung cấp trọn gói đa dạng dịch vụ với chi phí cạnh tranh nhất thị trường.

Hoabinh Events có thế mạnh về trang thiết bị, năng lực sản xuất và nhân sự chuyên nghiệp đạt chuẩn ISO quốc tế. 

Hoabinh Events có khả năng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng về quy mô và chất lượng chương trình hội nghị. Từ chương trình ngân sách nhỏ đến chương trình trăm tỷ, Hoabinh Events đều đảm bảo chất lượng ở mức cao nhất cho khách hàng.  

Hội nghị đầu năm là một trong những sự kiện mang lại nhiều ý nghĩa cho doanh nghiệp/tổ chức. Với kinh nghiệm dày dặn của mình, Hoabinh Events đã đem đến cho các bạn nhiều thông tin hữu ích khi tổ chức sự kiện này. Nếu cần bất kỳ sự hỗ trợ hay tư vấn nào, hãy liên hệ ngay với Hoabinh Events nhé! Thông tin sẽ có ngay trong phần dưới đây. 

 

Chi tiết liên hệ: 

HOABINH EVENTS - HOÀ BÌNH GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

* Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0918.640.988

* Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Các chi nhánh khác: Hoà Bình, Thái Lan, Singapore

* Website: hoabinhevents.com/hoabinh-group.com

* Fanpage: https://www.facebook.com/events.hoabinhgroup