Hướng dẫn quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom

Hiện nay, hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến đã quá quen thuộc với nhiều đơn vị doanh nghiệp, tổ chức...Sự kiện trực tuyến có thể triển khai trên nhiều nền tảng nhưng phổ biến nhất vẫn là trên phần mềm Zoom. Mời bạn cùng tham khảo quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom qua bài viết dưới đây.

Giới thiệu về phần mềm Zoom

Với nền tảng họp trực tuyến Zoom, nhiều người dù cách xa vẫn có thể kết nối với nhau chỉ cần có các thiết bị di động điện tử được kết nối mạng internet. Phần mềm Zoom có thể hỗ trợ lên tới 1000 người tham gia, ngoài ra có thể quay video HD, thu âm và nhiều chức năng khác như: ghi lại cuộc họp, chia sẻ màn hình, trò chuyện, phát biểu rồi, thăm dò ý kiến…

Zoom là phần mềm tổ chức sự kiện trực tuyến phổ biến bậc nhất hiện nay

Hướng dẫn quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom

Dưới đây là chi tiết các bước tổ chức sự kiện online qua phần mềm Zoom.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến - Virtual Events

Để lập kế hoạch và đưa ra các quyết định đúng đắn cho sự kiện như lựa chọn cách thức, địa điểm, lựa chọn diễn giả...bạn nên lập một list câu hỏi và trả lời nó gồm:  

• Sự kiện trực tuyến hươngs đến đối tượng nào?
• Vì sao họ nên tham dự sự kiện này?
• Mục tiêu cần đạt được của sự kiện là gì?
• Để lập kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến cần bao nhiêu lâu?
• Sự thành công của sự kiện được đo lường như thế nào?
• ...

Sử dụng các công cụ thích hợp (Zoom Meeting, Zoom Webinar hay Zoom Event)

Lựa chọn quan trọng hàng đầu mà bạn sẽ thực hiện cho sự kiện trực tuyến của mình là quyết định sử dụng Cuộc họp thu phóng hoặc Hội thảo trên web bằng video thu phóng – hay cả hai. Sản phẩm phù hợp sẽ cho phép bạn thiết kế trải nghiệm đáp ứng được các mục tiêu của bạn. 

Thiết kế trải nghiệm tương tác

Trải nghiệm mang lại cho khán giả là yếu tố tạo nên một sự kiện trực tuyến thành công. Do đó, hãy sáng tạo trong việc kết hợp một số yếu tố tương tác với khán giả để giúp sự kiện trở nên thu hút và sinh động hơn từ trước - trong tới sau sự kiện.

• Trước sự kiện: Bạn có thể giữ lượng 1 phiên sự kiện dưới một giờ rồi dành thời gian cho phần Hỏi và Đáp để giao lưu với khán giả; Lên lịch nghỉ giữa các phiên sự kiện; Đối với các hội nghị kéo dài nhiều ngày, hãy cân nhắc ngày kết thúc sớm hơn…Ngoài ra, bạn có thể cho phép những người tham gia đã đăng ký kết nối trước và trong sự kiện bằng việc sử dụng Zoom Chat để . Đối với các sự kiện quy mô lớn, có thể đầu tư vào việc xây dựng các “gian hàng” ảo…
• Trong sự kiện: Trong quá trình diễn ra sự kiện trực tuyến trên nền tảng phần mềm zoom, bạn có thể bật các tính năng hỏi đáp, tính năng bỏ phiếu, chia phòng họp nhóm...cho phép khán giả tương tác với diễn giả và tương tác với nhau.
• Sau sự kiện: Bạn hoàn toàn có thể gửi một bảng khảo sát đến khán giả để thu thập phản hồi và đánh giá về chất lượng của sự kiện. Khi sử dụng Zoom Webinar, bạn có thể thiết lập bảng khảo sát có thể khởi chạy tự động sau khi khách mời rời khỏi sự kiện.

Tính năng bỏ phiếu trên Zoom là một cách để tạo tương tác

Tất cả phải sẵn sàng cho sự kiện

Để đảm bảo bạn không bỏ lỡ một thành phần quan trọng, hãy xem lại danh sách kiểm tra sự kiện trực tuyến dưới đây

• Nhóm sản xuất: Chỉ định nhà sản xuất, tạo kênh Zoom Chat, tạo lịch trình sản xuất, tạo quy trình sự kiện
• Nhóm kỹ thuật: Thiết lập cài đặt cuộc họp/ hội thảo, bật phiên sự kiện thực hành, mời các tham luận viên, thiết lập phát trực tiếp, lập kế hoạch ai sẽ ghi lại nội dung sự kiện
• Nhóm thuyết trình: Phải đảm bảo chất lượng âm thanh và video hoạt động tốt trước khi sự kiện bắt đầu. Đừng quên gửi cho người thuyết trình/ diễn giả tài liệu hướng dẫn sử dụng Zoom.

Truyền thông sự kiện

Sự kiện của bạn có thể cung cấp những trải nghiệm vô cùng tuyệt vời, nhưng nếu không dành thời gian để truyền thông quảng bá nó, khán giả sẽ không hay biết đến sự tồn tại của sự kiện. Do đó, hãy tạo nội dung để tiếp thị sự kiện một cách hiệu quả và thu hút người tham dự sự kiện trực tuyến của bạn.

Tổ chức sự kiện trực tuyến

Sau khi đã hoàn thành việc lập kế hoạch và các công đoạn chuẩn bị. Bây giờ đã đến lúc tổ chức sự kiện trực tuyến. Vào giây phút trọng đại này, bạn cần ghi nhớ những điều sau: Tổng duyệt sự kiện, bắt đầu sự kiện sớm để người tham dự  có thời gian tham gia, lưu ý nhạc mở đầu sự kiện để không vi phạm bản quyền, kiểm tra cài đặt…

Ngày càng có nhiều sự kiện tổ chức qua hình thức trực tuyến với phần mềm Zoom

Thu thập thông tin sau sự kiện trực tuyến

Khi sự kiện trực tuyến đã kết thúc, hãy thực hiện thêm một số bước để thu thập phản hồi, tận dụng bản ghi và theo dõi khách hàng tiềm năng để tận dụng tối đa sự kiện:

• Khảo sát sau sự kiện
• Truyền tải nội dung sự kiện được ghi lại
• Theo dõi người tham dự
• Báo cáo sự kiện
• Khách hàng tiềm năng
• Đánh giá hiệu quả…

Trên đây hướng dẫn về quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến bằng phần mềm Zoom. Nếu quý khách hàng cần thông tin chi tiết hơn, hãy liên hệ với HoaBinh Events theo thông tin dưới đây. Với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức cũng như cung cấp thiết bị sự kiện, là đối tác đồng hành cùng các tổ chức, doanh nghiệp lớn nhỏ, cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng tốt nhất. 

HOABINH EVENTS - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

Hotline: 0918.640.988 - 0939.311.911

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ đô Hà Nội.

Đà nẵng: 217 Trần Phú, quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng.

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Email: info@hoabinhevents.com