Hướng dẫn các bước chi tiết hoàn thành lễ kỷ niệm thành lập công ty

Lễ kỷ niệm thành lập công ty luôn là sự kiện quan trọng và ý nghĩa nhất đối với mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có cách thức tổ chức riêng và quyết định quy mô tổ chức tùy vào việc sự kiện này diễn ra thường niên hay 5 năm, 10 năm một lần. Vì là sự kiện đánh dấu cột mốc quan trọng của sự hình thành và phát triển doanh nghiệp, nên việc tổ chức lễ kỷ niệm thành lập phải được diễn ra chỉn chu và không được mắc sai sót. Nếu như bạn đang được giao nhiệm vụ tổ chức sự kiện quan trọng này, hãy cùng HoaBinh Events tìm hiểu các bước chi tiết để hoàn thành lễ kỷ niệm thành lập công ty để có được sự chuẩn bị chu toàn nhất nhé.  

Lễ kỷ niệm thành lập công ty được hiểu như thế nào?

Lễ thành lập công ty được xem như buổi lễ quan trọng nhất đối với bất cứ tổ chức, doanh nghiệp nào. Đây là buổi lễ để công ty nhìn lại quá trình hình thành, phát triển và điểm qua những thành tựu đã đạt được tính đến thời điểm hiện tại. 

Bên cạnh đó, tổ chức kỷ niệm thành lập công ty cũng là cách để các doanh nghiệp có cơ hội tri ân đối tác, khách hàng đã gắn bó lâu năm với mình, hiểu thêm về tâm tư, nguyện vọng của nhân viên và gắn kết nhân viên thành một khối đoàn kết, hoạt động có hiệu quả. 

Thông thường, lễ thành lập công ty sẽ được tổ chức bởi các phòng ban được phân công trong công ty. Người đứng đầu công ty như Tổng giám đốc, Giám đốc sẽ chủ trì và điều hành buổi lễ. Sau đó sẽ tổ chức tiệc kỷ niệm thành lập công ty với các tiết mục giao lưu văn nghệ, ăn uống và tặng thưởng cho những nhân viên xuất sắc. 

Các bước chi tiết tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty

Có thể thấy, tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty hoàn toàn không phải là công việc đơn giản và có thể thực hiện với nhóm nhỏ. Đây là nhiệm vụ đòi hỏi số lượng người tham gia đông đảo từ khâu lên ý tưởng, kế hoạch và tiến hành thực hiện.

Càng đầu tư kỹ lưỡng, sự kiện kỷ niệm thành lập công ty sẽ càng được chỉn chu, trang trọng và gây ấn tượng với những người tham dự. Vậy quy trình tổ chức sự kiện kỷ niệm ngày thành lập công ty sẽ được diễn ra theo những bước nào?

Lên ý tưởng và chủ đề kỷ niệm thành lập công ty

Trước tiên, bạn nên xin ý kiến của lãnh đạo chủ chốt của công ty về mong muốn tổ chức lễ kỷ niệm diễn ra như thế nào. Bạn cần hiểu rằng, lãnh đạo công ty sẽ không phải là người trực tiếp lên ý tưởng, mà chỉ là người cung cấp thông tin gợi ý dựa trên ý tưởng mà bạn đã vạch sẵn.

Về chủ đề

Chủ đề kỷ niệm ngày thành lập công ty là nội dung quan trọng bậc nhất để xác định cách thức tổ chức và nội dung của buổi lễ. Ví dụ như, bạn dự định xây dựng chủ đề kỷ niệm thành lập công ty là “30 năm chặng đường khó quên” hay “chặng đường 40 năm vinh quang”, bạn có thể đề xuất những chủ đề này với ban giám đốc để được xét duyệt. 

Hãy thảo luận với những người cùng tham gia tổ chức để chắc chắn rằng bạn có đa dạng các chủ đề trước khi trình ban giám đốc, sau khi được phê duyệt về chủ đề, lúc này bạn mới có thể lên ý tưởng cho buổi lễ. 

Về ý tưởng

Ý tưởng cho ngày kỷ niệm thành lập công ty dựa trên chủ đề đã được đồng ý từ phía cấp trên. Lúc này, bạn sẽ có thể dựa vào đó để đưa ra các đề xuất tổ chức, có một vài ý tưởng dưới đây mà bạn có thể tham khảo:

• Tổ chức gala dinner: Ngày nay, hình thức tổ chức gala dinner đang được rất nhiều các doanh nghiệp ưa thích. Hình thức này thường sẽ chỉ gói gọn trong một buổi tối với hai phần chính đó là ăn uống và giao lưu văn nghệ. 

Gala dinner giúp các cán bộ nhân viên công ty có cơ hội được trò chuyện và hiểu thêm về đời sống cá nhân nhiều hơn và cũng là dịp để ban lãnh đạo công ty hiểu thêm về tâm tư, nguyện vọng của nhân viên mình. 

• Tổ chức team building kết hợp gala dinner: Team building kết hợp gala dinner thường sẽ kéo dài từ 1 đến 2 ngày với đa dạng những hoạt động mang tính trải nghiệm dành cho cán bộ nhân viên công ty. 

Thông thường, cả công ty sẽ cùng nhau đi chuyển đến một địa điểm du lịch hay nghỉ dưỡng, sau đó tổ chức các hoạt động thể chất sôi nổi nhằm mục đích xây dựng tinh thần gắn kết và khả năng làm việc nhóm. Sau đó, vào buổi tối công ty sẽ tổ chức gala dinner để giao lưu và tặng quà cho những đội dành chiến thắng. 

• Gala dinner kết hợp du lịch: Tương tự như team building kết hợp gala dinner, nhưng gala dinner kết hợp du lịch sẽ không tổ chức các hoạt động tập thể thiên về sức mạnh để giành phần thưởng, mà công ty sẽ đầu tư chuyến du lịch nghỉ dưỡng, giải trí dành cho cán bộ nhân viên. Có thể là đi du lịch trong và ngoài nước trong vài ngày kết hợp tổ chức gala dinner để giao lưu và tri ân những nhân viên đã có những đóng góp to lớn cho công ty. 

Dự kiến số lượng người tham dự

Sau khi đã hoàn tất về chủ đề và ý tưởng của lễ kỷ niệm công ty, chúng ta sẽ đi đến bước tiếp theo đó là dự kiến số lượng người tham dự. Nếu như ban giám đốc đưa ra quyết định về quy mô tổ chức của buổi lễ, ví dụ như chỉ tổ chức trong nội bộ công ty hoặc tổ chức với khách mời và đối tác từ nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau thì số lượng người tham dự cũng sẽ có sự ảnh hưởng. 

Bạn cần phải nắm rõ về số lượng các cán bộ nhân viên trong công ty và số lượng thành viên gia đình của họ (trong trường hợp có tham dự), lên danh sách các đối tác và khách hàng thân thiết để đưa ra được con số áng chừng cụ thể. Con số này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định thuê địa điểm tổ chức, số lượng đồ ăn và chương trình buổi lễ phù hợp. 

Dự toán kinh phí

Lập bảng dự toán kinh phí dựa trên ý tưởng và số lượng khách mời sẽ giúp cho bạn đưa ra được lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Bạn ước chừng chi phí cho từng đầu việc và báo cáo với cấp trên về mức phí chung để hoàn thiện buổi lễ thành lập công ty. Sau khi được lãnh đạo phê duyệt, bạn cần phối hợp với phòng kế toán để tiến hành chi trả cho những bước tiếp theo. 

Chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty

Thời gian và địa điểm cần phải được chọn ngay sau khi đã xác định được số lượng và chủ đề buổi lễ, lý do là vì giấy mời tham dự lễ kỷ niệm thành lập công ty cần phải được phát đi sớm để khách mời thu xếp thời gian tham dự, quan trọng hơn đó là xác định địa điểm càng sớm, thì càng có nhiều lựa chọn tối ưu. 

• Về thời gian: Bạn nên hỏi ý kiến ban giám đốc công ty để chốt ngày tổ chức. Về cơ bản, đối với ngày kỷ niệm thành lập công ty, thời gian tổ chức nên rơi vào ngày cuối tuần để nhân sự và gia đình có thể thoải mái tham gia. 

• Về địa điểm: Dựa trên ý tưởng, chủ đề đã xây dựng, bạn có thể tiến hành thuê địa điểm tương ứng. Địa điểm thuê để tổ chức lễ kỷ niệm nên đảm bảo rộng rãi, cơ sở vật chất đầy đủ, tiện nghi và thuận tiện di chuyển đổi với khách mời cũng như cán bộ nhân viên công ty. 

Xây dựng kịch bản cho buổi kỷ niệm thành lập công ty

Kịch bản là yếu tố then chốt làm nên sự liền mạch của buổi lễ. Việc xây dựng kịch bản cần phải được thảo luận bởi nhiều phòng ban khác nhau dựa trên ý tưởng, chủ đề có sẵn, sau đó xin ý kiến phê duyệt của ban giám đốc công ty. Kịch bản giúp cho các hoạt động của buổi lễ được diễn ra theo đúng trình tự và hạn chế được những rủi ro phát sinh. 

Phân công nhân sự cho lễ thành lập công ty

Sau khi đã lên kịch bản cụ thể, đội ngũ chịu trách nhiệm tổ chức lễ kỷ niệm sẽ lập bảng phân công cụ thể. Theo đó, những người trong nhóm hậu cần, nhóm biểu diễn, nhóm MC,... sẽ được phân công rõ ràng các đầu việc để chuẩn bị. 

Việc phân công sẽ giúp tiến độ của buổi lễ được đảm bảo và diễn ra trơn tru. Các nhóm được phân công phải cam kết thực hiện đúng nhiệm vụ, không được quên hay nhầm lẫn để tránh những rủi ro không đáng có phát sinh trong buổi lễ. 

Tổng duyệt lễ kỷ niệm công ty

Sau khi đã chuẩn bị xong và tất cả mọi thứ đã sẵn sàng, chúng ta sẽ đi đến khâu cuối cùng là tổng duyệt. Ngày tổng duyệt thường sẽ được diễn ra trước ngày tổ chức 1 đến 2 ngày. 

Lúc này, bạn nên cho chạy thử chương trình theo đúng kịch bản đã lập ra, test âm thanh, ánh sáng và bố trí chỗ ngồi phù hợp. Sau khi hoàn tất các công đoạn trên, bạn có thể tiến hành tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty. 

Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập công ty

Sau khi đã nắm được các bước tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty, chúng ta vẫn cần phải chú tâm đến một số lưu ý để đảm bảo rằng buổi lễ diễn ra thành công và không có bất cứ sai sót gì. Cụ thể như sau:

• Phân công cụ thể người tiếp đón khách và bố trí vị trí ngồi phù hợp: Khi số lượng khách tham dự đến ồ ạt, nhiều công ty hay mắc lỗi không bố trí người sắp xếp vị trí ngồi cho khách, điều này dễ gây lộn xộn và nhầm lẫn khi khách mời cấp cao lại không được ngồi vị trí ưu tiên. 

• Chuẩn bị kỹ quà tặng: Một buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty không thể thiếu những món quà về cả giá trị vật chất và tinh thần cho đối tác cũng như cán bộ nhân viên công ty. Bạn cần chuẩn bị kỹ quà tặng để tạo ấn tượng tốt với khách tham dự. 

• Chọn thực đơn phù hợp: Bạn nên lưu ý về đồ ăn, đồ uống của khách tham dự. Các món ăn nên đa dạng về khẩu vị, bổ sung đồ chay nếu cần thiết và ngon miệng, ngon mắt ừ cách bài trí cho đến thưởng thức. 

• Chỗ gửi xe: Địa điểm gửi xe cũng là lưu ý quan trọng. Không chỉ lựa chọn địa điểm dễ di chuyển cho khách mời, mà bạn cần phải quan tâm đến không gian giữ xe và để xe để khách tham dự có được trải nghiệm hoàn hảo nhất. 

Với những bước hoàn thiện lễ kỷ niệm thành lập công ty như trên, hy vọng rằng HoaBinh Events đã cung cấp cho bạn đầy đủ và toàn diện nhất những thông tin quan trọng để bạn có thể tự tin tổ chức một sự kiện kỷ niệm thành lập công ty thành công và đáng nhớ. Nếu như bạn cần hỗ trợ về dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty, với kinh nghiệm hơn 16 năm tổ chức sự kiện, HoaBinh Events sẵn sàng đồng hành cùng bạn!

HOÀ BÌNH GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

Hotline: 0939.311.911 - 0913.311.911

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Email: info@hoabinhevents.com