Có nên tổ chức hội nghị ngoài trời hay không?

Khi những cuộc họp tại khách sạn, trung tâm sự kiện với không gian giới hạn đã trở nên nhàm chán thì các hội nghị ngoài trời nổi lên như một xu hướng mới mẻ, độc đáo và nhận được rất nhiều sự quan tâm công chúng.

Hầu hết các chuyên gia tổ chức sự kiện đều nhất trí rằng “ Hiện nay, các hệ thống thống khách sạn, resort đang nỗ lực làm mới để tăng khả năng cạnh tranh. Việc chuyển trang thiết bị, tiện nghi phục vụ hội họp ra không gian bên ngoài hoàn toàn có thể đáp ứng được tiêu chuẩn một chương trình lớn.”

Tổ chức hội nghị ngoài trời đang dần trở thành xu hướng

Một cuộc họp được tổ chức trong không gian thoáng đãng, kết nối với thiên nhiên chính là một ý tưởng đầy hấp dẫn và thú vị. Dưới đây là những lợi ích của hình thức hội họp mới này:

Mới mẻ với không gian rộng rãi

Không gian mát mẻ, thoáng đãng, gần gũi với thiên nhiên chính là ưu điểm nổi bật nhất khi tổ chức hội nghị ngoài trời. Sự kiện này mang đến không khí tự do, thoải mái cho tất cả khách tham dự. Bên cạnh đó, không gian này cũng là nguồn cảm hứng bất tận cho những ý tưởng decor backdrop, standee, khu vực check-in…và tạo cơ hội cho các hoạt động trong chương trình diễn ra dễ dàng hơn.

Hiện nay, các hệ thống thống khách sạn, resort đang nỗ lực làm mới để tăng khả năng cạnh tranh

Không gian giao lưu, gắn kết các mối quan hệ

Không chỉ mang tới sự rộng rãi, không gian tổ chức bên ngoài phòng họp còn tạo cho khách mời cảm giác thoải mái, dễ chịu, tạo điều kiện để giao lưu, gặp gỡ sau giờ họp căng thẳng.

Cảm hứng đột phá

Một hội nghị ngoài trời sẽ dễ lên ý tưởng tổ chức và có thể đan xen vào những chương trình đặc sắc. Những ý tưởng độc đáo đều có thể dễ dàng thực hiện mà không bị gò bó trong khuôn khổ, khuôn mẫu nào. Sự mới mẻ, phá cách của không gian sẽ giúp những người tổ chức linh hoạt hơn trong quá trình thực hiện.

Bí kíp để tổ chức chương trình thành công trọn vẹn

Để tổ chức những cuộc họp ở không gian bên ngoài thành công trọn vẹn, các bạn nên lưu ý đến việc chọn địa điểm cùng các vấn đề liên quan như: an ninh, thời tiết…Cụ thể như sau:

Địa điểm tổ chức 

Địa điểm tổ chức ảnh hưởng đến 80% thành công của buổi họp. Một địa điểm tổ chức lý tưởng cần đáp ứng được các yếu tố:

• Vị trí trung tâm, giao thông thuận tiện cho khách mời trong việc đi lại và tìm kiếm địa điểm.
• Không gian xung quanh cần tránh tiếng ồn ảnh hưởng đến buổi họp. Đặc biệt, đừng quên tìm địa điểm có bãi đỗ xe rộng rãi và gần vị trí tổ chức họp.
• Đảm bảo an ninh: Tổ chức hội nghị ngoài trời có không gian mở nên khá khó kiểm soát. Đặc biệt, trường hợp có những vị khách “không mời” sẽ gây ảnh hưởng đến vấn đề bảo vệ tài sản của khách tham dự. Chính vì vậy, bạn nên tìm hiểu vấn đề an ninh khu vực xung quanh địa điểm trước khi quyết định chọn địa điểm.

Không gian xung quanh cần tránh tiếng ồn ảnh hưởng đến buổi họp

Vấn đề về thời tiết

Các sự kiện diễn ra ở không gian bên ngoài dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết. Do đó, bạn đừng quên việc theo dõi dự báo thời tiết để cập nhật tình hình đồng thời chuẩn bị các phương án dự phòng.

Tạo điểm nhấn cho chương trình

So với việc tổ chức hội họp trong nhà bị hạn chế về không gian và phụ thuộc vào các thiết bị lắp đặt sẵn thì việc tổ chức ở không gian bên ngoài sẽ giúp bạn dễ dàng triển khai các ý tưởng độc đáo trong thiết kế sân khấu, khu chụp hình…

Bên cạnh đó, những hoạt động hấp dẫn như trò chơi tập thể, Q&A sẽ mang đến không khí sôi động, hứng khởi cho cuộc họp, để lại dấu ấn sâu sắc trong lòng khách mời tham dự.

Hy vọng rằng với những chia sẻ trên đây, các bạn đã có thể giải đáp được câu hỏi có nên tổ chức hội nghị ngoài trời hay không? Đồng thời bạn cũng sẽ có thêm nhiều kiến thức bổ ích để thực hiện những chương trình thành công!