Checklist thiết bị cần có trong phòng hội nghị, hội thảo

Để tổ chức hội nghị thành công, bạn cần phải quan tâm đến rất nhiều yếu tố như: nội dung, kịch bản chương trình, đón tiếp, nhân sự lễ tân, danh sách khách mời, tài liệu... Một trong những yếu tố quan trọng không thể bỏ qua trong đó chính là trang thiết bị phục vụ cho chương trình. 

“Thiết bị đóng một vai trò quan trọng trong các cuộc thảo luận, họp hành và thuyết trình. Nếu như những trang thiết bị trong phòng họp không đầy đủ và đảm bảo chất lượng, rất dễ khiến chương trình bị trì hoãn. Thậm chí, còn cần phải thay đổi phương pháp tiến hành theo chiều hướng không mong muốn”.

Top những thiết bị không thể thiếu trong các chương trình họp

Thiết bị phục vụ hội nghị, hội thảo có rất nhiều loại bao gồm: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, Màn chiếu, máy chiếu, micro, mic cổ ngỗng…Dưới đây là những thiết bị không thể thiếu trong các phòng họp để hỗ trợ bạn  tổ chức một chương trình thành công.

Âm thanh, ánh sáng

Âm thanh và ánh sáng luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu trong phòng họp. Trước khi tổ chức thực hiện chương trình, bạn cần phải lưu ý xem nguồn đèn điện trong phòng có đảm bảo đủ độ sáng hay không. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý về màu sắc của đèn và khả năng chiếu sáng của chúng ra sao.

Âm thanh và ánh sáng luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu trong phòng họp.

Bạn cần phải lưu ý xem nguồn đèn điện trong phòng có đảm bảo đủ độ sáng hay không.

Cùng với các loại đèn điện thì bạn cũng cần kiểm sự kết nối của các thiết bị âm thanh gồm: loa đài, âm ly, micro…để đảm bảo âm thanh đầu ra khi phát trên máy tính nghe rõ ràng, micro bắt âm tốt…Điều đó sẽ giúp buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ. 

Máy chiếu, màn chiếu, bút lật slide

Thông thường trong các cuộc họp, những bài thuyết trình gần như là những nội dung bắt buộc phải dùng đến máy chiếu và màn chiếu. Muốn hình ảnh hiển thị tới khách mời tốt nhất thì máy chiếu phải có độ tương phản và độ phân giải cao. Thông số độ tương phản và phân giải của máy chiếu tỉ lệ thuận với độ sắc nét của hình ảnh hiển thị. Bên cạnh đó, cường độ sáng của máy chiếu cũng là một phần cực kỳ quan trọng. Ngoài ra, bạn nên lưu ý sử dụng cổng kết nối HDMI để truyền tải hình ảnh, âm thanh sắc nét nhất. 

Đối với màn chiếu, bạn cần lưu ý đến vấn đề kích thước. Tiếp đến cần quan tâm tới độ linh động khi dùng, có thể cuộn lên hoặc buông xuống nhanh chóng.

Bút lật slide cũng là công cụ hỗ trợ diễn giả rất nhiều trong việc cho chạy nội dung thuyết trình theo timeline mà mình mong muốn. 

Thông số độ tương phản và phân giải của máy chiếu tỉ lệ thuận với độ sắc nét của hình ảnh hiển thị.

Những bài thuyết trình gần như là những nội dung bắt buộc phải dùng đến máy chiếu và màn chiếu

Bảng trắng, bút viết

Trong một số trường hợp, người thuyết trình cũng sẽ cần dùng đến bảng trắng và bút viết để viết ra những diễn giải nội dung thuyết trình. Hoặc là những ý kiến đóng góp của khách mời tham dự chương trình cũng cần được ghi ra để tất cả mọi người cùng nhìn thấy. 

Bàn ghế

Tùy theo nội dung, hình thức, thành phần tham dự của mỗi chương trình mà các bạn cần setup bàn ghế theo các dạng khác nhau như: kiểu lớp học, nhà hát, chữ U, hollow… Nhưng dù sắp xếp theo kiểu nào thì bàn ghế sử dụng cần phải sạch sẽ, được bọc trang trọng, lịch sự; ghế cần có sự êm ái nếu như chương trình diễn ra thời gian dài. Bên cạnh đó, độ cao của bàn ghế cũng nên phù hợp với tiêu chuẩn và vóc dáng của khách tham dự. 

Ghế ngồi cần có sự êm ái nếu như chương trình diễn ra thời gian dài.

Độ cao của bàn ghế cũng nên phù hợp với tiêu chuẩn và vóc dáng của khách tham dự. 

Điều hòa, wifi

Để kết nối các thiết bị, tìm kiếm thông tin, chia sẻ dữ liệu trong chương trình diễn ra nhanh chóng, bạn cần trang bị cho phòng họp wifi tốc độ cao. Không chỉ giúp cập nhật thông tin, chia sẻ tài liệu, mạng wifi tốc độ cao còn giúp khách mời dễ dàng check in, chia sẻ truyền thông trên mạng xã hội. Từ đó chương trình của bạn sẽ có sự lan toả mạnh mẽ

Hoa và cây xanh trang trí

Không gian diễn ra sự kiện sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn khi được trang trí bởi những lọ hoa tươi hay chậu hoa nhựa nhỏ và cả những cây xanh xinh xắn. Chi tiết nhỏ này sẽ làm giảm cảm giác nặng nề của một cuộc họp, mang lại cho khách mời cảm giác thư giãn. Ngoài ra, sử dụng cây xanh cũng là 1 cách hiệu quả để tạo ra một nguồn oxy tự nhiên tại nơi tụ tập đông người. 

Thiết bị dịch cabin

Thiết bị dịch cabin dịch là thiết bị đã quá quen thuộc trong mỗi cuộc họp mang tính chất quốc tế, có khách tham dự là người nước ngoài. Thiết bị này có vai trò xóa bỏ mọi rào cản và khoảng cách về ngôn ngữ.

Thiết bị dịch cabin dịch là thiết bị đã quá quen thuộc trong mỗi cuộc họp mang tính chất quốc tế

Thiết bị dịch có vai trò xóa bỏ mọi rào cản và khoảng cách về ngôn ngữ.

 

Trên đây là tổng hợp những thiết bị cần có trong phòng hội nghị, hội thảo. Nếu bạn cần tư vấn thêm những thông tin chi tiết khác như địa điểm tổ chức, kịch bản chương trình, đơn vị tổ chức… thì hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhé!


Từ khóa:

0913.311.911