Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói tại Hà Nội [2026]

Báo giá tổ chức sự kiện là vấn đề doanh nghiệp cần xác định sớm để chủ động phân bổ ngân sách và lựa chọn phương án triển khai phù hợp. Tuy nhiên, tổng chi phí không chỉ phụ thuộc vào số lượng khách mà còn thay đổi theo địa điểm, quy mô sân khấu, thiết bị, nhân sự và yêu cầu riêng của từng chương trình. Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp hình dung các khoản chi phí phổ biến, cách tính và những yếu tố có thể làm thay đổi báo giá trước khi làm việc với đơn vị tổ chức.

Báo giá tổ chức sự kiện theo từng hạng mục

Báo giá tổ chức sự kiện thường không có một mức cố định áp dụng cho mọi chương trình. Mỗi sự kiện có quy mô, địa điểm, concept và yêu cầu vận hành khác nhau nên tổng ngân sách cũng thay đổi theo.

Bảng trên chỉ giúp doanh nghiệp hình dung cấu trúc của một báo giá. Muốn có con số các chi phí tổ chức sự kiện sát với thực tế, đơn vị tổ chức cần biết ít nhất số lượng khách, địa điểm, thời gian, loại hình sự kiện và những yêu cầu chính của chương trình.

Các hạng mục chi phí sự kiện chi tiết

Dưới đây là báo giá tổ chức sự kiện chi tiết cho từng hạng mục để bạn tham khảo:

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm là khoản chi phí cần xác định sớm bởi nó quyết định trực tiếp đến cách triển khai các phần còn lại. Doanh nghiệp có thể chọn khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng, showroom, khu nghỉ dưỡng hoặc không gian ngoài trời tùy mục tiêu chương trình.

Giá thuê thường khác nhau theo diện tích, sức chứa, thời gian sử dụng và những dịch vụ địa điểm đã cung cấp sẵn. Tuy nhiên, kinh nghiệm thực tế cho thấy giá thuê mặt bằng chưa phản ánh toàn bộ chi phí.

Chẳng hạn, một hội trường có giá thuê cao nhưng đã bao gồm bàn ghế, sân khấu cơ bản và hệ thống trình chiếu có thể vẫn tiết kiệm hơn một địa điểm giá thấp nhưng phải thuê ngoài toàn bộ thiết bị. Khi khảo sát, doanh nghiệp nên hỏi rõ những gì đã nằm trong giá thuê và những khoản nào phải trả thêm.

Báo giá sự kiện nhất định phải có chi phí địa điểm

Chi phí sân khấu, backdrop và trang trí

Sân khấu và khu vực backdrop thường là nơi tập trung phần lớn hình ảnh của sự kiện, đặc biệt khi chương trình có lãnh đạo, đối tác hoặc khách hàng tham dự. Chi phí phụ thuộc vào kích thước, vật liệu, thiết kế và mức độ đầu tư cho không gian.

Một chương trình khai trương có thể ưu tiên backdrop nhận diện, cổng chào và khu vực check-in. Với gala dinner, doanh nghiệp có thể đầu tư thêm sân khấu, bàn gallery, photobooth, hoa và decor bàn tiệc. Trong khi đó, một activation ngoài trời lại cần quan tâm nhiều hơn đến booth, khu trải nghiệm và nhận diện từ xa.

Doanh nghiệp không nhất thiết phải trang trí dàn trải. Nên tập trung ngân sách vào những vị trí khách hàng thực sự nhìn thấy, tương tác và chụp ảnh, thay vì đầu tư đồng đều cho toàn bộ không gian.

Chi phí âm thanh, ánh sáng và màn hình LED

Đơn vị tổ chức thường căn cứ vào diện tích không gian, số lượng khách, vị trí sân khấu, nội dung chương trình và điều kiện trong nhà/ngoài trời để lựa chọn thiết bị âm thanh ánh sáng.

Ví dụ, cùng một sân khấu rộng 8 m nhưng tổ chức trong hội trường và ngoài trời sẽ không thể sử dụng một cấu hình âm thanh – ánh sáng giống nhau. Sự kiện ngoài trời còn phải tính đến khoảng cách phủ âm, ánh sáng môi trường và khả năng quan sát màn hình.

Vì vậy, thay vì yêu cầu “báo giá loa, đèn, LED”, doanh nghiệp nên cung cấp mặt bằng và format chương trình để đơn vị kỹ thuật tư vấn cấu hình vừa đủ. Cách này hạn chế tình trạng thuê thiết bị quá công suất hoặc ngược lại, thiếu thiết bị khi chương trình vận hành.

Chi phí bàn ghế, nhà bạt và thiết bị phục vụ

Hạng mục thuê bàn ghế này thường phát sinh rõ nhất ở sự kiện ngoài trời, khai trương, động thổ, lễ hội, activation hoặc chương trình có khu vực tiếp khách riêng.

Tùy cách tổ chức, doanh nghiệp có thể cần bàn cocktail, ghế đại biểu, bàn tiệc, thảm, dù che, nhà bạt, bục phát biểu, hàng rào phân luồng hoặc các thiết bị phục vụ khách.

Điểm đáng lưu ý là số lượng khách chưa quyết định hoàn toàn số lượng thiết bị. Ví dụ, 300 khách ngồi bàn tiệc sẽ cần cách bố trí hoàn toàn khác 300 khách tham dự một lễ khai trương đứng tự do. Sơ đồ mặt bằng và hình thức phục vụ mới là cơ sở để tính số lượng bàn ghế và diện tích cần thiết.

Nếu sự kiện tổ chức ngoài trời, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra phương án nhà bạt, khả năng neo giữ, thời gian dựng và phương án xử lý khi thời tiết thay đổi trước khi chốt ngân sách.

Chi phí nhân sự sự kiện

Nhân sự không chỉ có MC hay lễ tân, chương trình có thể cần điều phối sự kiện, nhân sự check-in, kỹ thuật viên, sân khấu, hậu cần, bảo vệ, PG/PB, quay chụp và người phụ trách từng khu vực.

Cách tính nhân sự cũng thay đổi theo tính chất chương trình. Một sự kiện 500 khách nhưng chỉ có một khu vực hoạt động sẽ cần cách bố trí khác với chương trình 500 khách có nhiều điểm check-in, khu trải nghiệm, sân khấu phụ và tiệc.

Trong thực tế, những vị trí đứng phía sau sân khấu thường quyết định chương trình có diễn ra đúng nhịp hay không. Người điều phối phải theo sát timeline, kỹ thuật viên nhận cue đúng thời điểm, nhân sự hậu cần chuẩn bị đạo cụ trước khi nghi thức bắt đầu. Vì vậy, doanh nghiệp nên xem phạm vi công việc và thời gian làm việc của từng vị trí khi đánh giá báo giá, thay vì chỉ so sánh số lượng nhân sự.

Chi phí thiết kế, in ấn và POSM

Không phải sự kiện nào cũng cần một danh sách POSM dài. Với một lễ khai trương showroom, doanh nghiệp có thể chỉ cần backdrop chính, standee và bộ nhận diện tại khu vực đón khách. Ngược lại, một activation tại trung tâm thương mại có thể phát sinh thêm booth, wobbler, decal, tent card, voucher và vật phẩm tương tác.

Vì vậy, khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên xem POSM nào thực sự phục vụ mục tiêu chương trình, thay vì chỉ nhìn vào số lượng hạng mục. Chi phí thường được tính từ thiết kế, vật liệu, kích thước, số lượng và công đoạn gia công.

Một kinh nghiệm đáng lưu ý là nên chốt thiết kế và in thử trước khi đặt in hàng loạt. Chỉ một thay đổi nhỏ về kích thước logo hoặc nội dung trên hàng trăm sản phẩm cũng có thể khiến doanh nghiệp phải làm lại toàn bộ.

Chi phí văn nghệ và hoạt động giải trí

Khoản này không nên hiểu đơn giản là “thuê ca sĩ bao nhiêu tiền”. Một tiết mục còn có thể kéo theo ban nhạc, vũ công, đạo cụ, trang phục, biên đạo, rehearsal và yêu cầu kỹ thuật sân khấu.

Chẳng hạn, một gala dinner 300 khách có thể chỉ cần 2–3 tiết mục được lựa chọn đúng thời điểm. Trong khi một lễ hội doanh nghiệp kéo dài cả ngày lại cần nhiều hoạt động liên tục để giữ chân người tham dự.

Khi lập ngân sách, nên xác định trước vai trò của hoạt động giải trí trong chương trình: mở màn, tạo cao trào, chuyển tiếp hay tương tác với khách. Từ đó mới quyết định nên đầu tư vào nghệ sĩ, tiết mục hay trải nghiệm tương tác.

Chi phí tiệc và phục vụ khách mời

Đây là khoản dễ tăng nhanh khi số lượng khách thay đổi. Tuy nhiên, không phải cứ tăng ngân sách cho thực đơn là trải nghiệm khách mời sẽ tốt hơn.

Ví dụ, với một lễ khai trương diễn ra trong khoảng 1–2 giờ, cocktail hoặc finger food có thể phù hợp hơn tiệc bàn đầy đủ. Ngược lại, gala dinner cần tính cả bố trí bàn tiệc, nhân viên phục vụ, thời điểm lên món và sự phối hợp với kịch bản sân khấu.

Khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên xác định rõ số khách dự kiến, hình thức phục vụ và thời gian dùng tiệc. Nếu chương trình có khách VIP, ban tổ chức cũng cần tách phương án phục vụ nhóm này ngay từ đầu thay vì xử lý tại hiện trường.

Chi phí quay phim, chụp ảnh và truyền thông

Hãy xác định trước doanh nghiệp cần hình ảnh để làm gì. Nếu chỉ cần lưu lại hoạt động nội bộ, một photographer có thể đã đủ. Nhưng nếu sự kiện phục vụ truyền thông thương hiệu, ekip có thể phải đảm nhận thêm quay phim, phỏng vấn, livestream, video highlight và ảnh chỉnh sửa nhanh trong ngày.

Ví dụ, với lễ ký kết hợp tác, những khoảnh khắc như ký văn bản, bắt tay, trao chứng nhận và chụp ảnh cùng đại diện hai bên thường quan trọng hơn việc quay toàn bộ chương trình. Trong khi một sự kiện ra mắt sản phẩm lại cần nhiều footage về sản phẩm, khách trải nghiệm và phản ứng của người tham dự.

Do đó, đừng chỉ hỏi “quay chụp bao nhiêu tiền?”; hãy yêu cầu báo giá ghi rõ số nhân sự, thời lượng, thiết bị và sản phẩm bàn giao.

Chi phí quà tặng và vật phẩm sự kiện

Quà tặng thường được tính theo số lượng, nhưng ngân sách thực tế còn có thiết kế, in/khắc logo, bao bì, đóng gói và vận chuyển.

Nếu chương trình có 500 khách, chênh lệch chỉ vài chục nghìn đồng trên mỗi phần quà cũng có thể khiến tổng ngân sách thay đổi đáng kể. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định ngân sách bình quân cho mỗi khách trước rồi mới lựa chọn sản phẩm.

Chi phí vận chuyển và hậu cần

Một báo giá thiết bị thấp chưa chắc là phương án tiết kiệm nếu chưa tính vận chuyển và setup. Với sự kiện ngoài trời, các khoản như xe vận chuyển, nhân công bốc dỡ, lắp đặt, tháo dỡ và thời gian chờ có thể tạo ra khoản chênh lệch đáng kể.

Đặc biệt, nếu nhiều nhà cung cấp cùng đưa thiết bị đến một địa điểm, doanh nghiệp sẽ phải tự điều phối giờ giao nhận. Đây là lý do chi phí hậu cần nên được xem xét cùng với phương án triển khai tổng thể, thay vì tách riêng khỏi báo giá.

Thuê trọn gói hay thuê riêng từng hạng mục?

Doanh nghiệp có thể tự thuê từng nhà cung cấp hoặc giao toàn bộ chương trình cho một đơn vị tổ chức. Mỗi phương án phù hợp với một nhu cầu khác nhau.

Khi nào nên thuê riêng từng hạng mục?

Thuê riêng phù hợp khi doanh nghiệp đã có đội ngũ sự kiện nội bộ, có kinh nghiệm điều phối và muốn chủ động lựa chọn từng nhà cung cấp. Chẳng hạn, doanh nghiệp đã có sẵn địa điểm, nhân sự và đối tác âm thanh quen thuộc thì chỉ cần thuê thêm sân khấu, LED hoặc decor.

Tuy nhiên, cách này yêu cầu người phụ trách phải theo sát nhiều đầu mối. Khi sân khấu, âm thanh, ánh sáng và nhân sự đến từ các nhà cung cấp khác nhau, doanh nghiệp phải tự đảm bảo mọi bên cùng tuân thủ một timeline setup và tổng duyệt.

Khi nào nên thuê trọn gói?

Dịch vụ trọn gói phù hợp hơn với doanh nghiệp không có đội ngũ chuyên trách, tổ chức sự kiện có nhiều hạng mục hoặc cần một đầu mối chịu trách nhiệm xuyên suốt.

Thay vì tự quản lý từng nhà cung cấp, doanh nghiệp chỉ cần thống nhất mục tiêu, quy mô và ngân sách với đơn vị tổ chức. Đơn vị này sẽ xây dựng phương án, điều phối thiết bị – nhân sự – thi công và xử lý các vấn đề tại hiện trường.

Đặc biệt, thuê trọn gói không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải sử dụng tất cả dịch vụ. Một đơn vị chuyên nghiệp vẫn có thể xây dựng gói dịch vụ theo nhu cầu, giữ lại những hạng mục doanh nghiệp đã có và chỉ triển khai phần còn thiếu.

Báo giá trọn gói tổ chức sự kiện

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại HoaBinh Events

Với gần 20 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, HoaBinh Events cung cấp giải pháp triển khai sự kiện từ khâu xây dựng ý tưởng đến vận hành tại hiện trường. Đội ngũ có kinh nghiệm với nhiều loại hình như khai trương, lễ kỷ niệm, ra mắt sản phẩm, hội nghị, hội thảo, gala dinner và các chương trình doanh nghiệp.

HoaBinh Events có thể đảm nhận các hạng mục gồm concept và kịch bản, thiết kế – thi công, sân khấu, backdrop, âm thanh – ánh sáng, màn hình LED, nhân sự, văn nghệ, hậu cần, quay chụp và điều phối chương trình. Việc tập trung nhiều đầu việc về một đầu mối giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát tiến độ và ngân sách hơn so với việc tự phối hợp nhiều nhà cung cấp.

Một điểm quan trọng trong quá trình xây dựng báo giá là đội ngũ cần hiểu mục tiêu và đặc điểm thực tế của sự kiện trước khi đề xuất hạng mục. Cùng một số lượng khách nhưng lễ khai trương, hội nghị khách hàng và tiệc tất niên sẽ có cách phân bổ ngân sách hoàn toàn khác nhau.

Thay vì chỉ đưa ra một gói cố định, HoaBinh Events có thể xây dựng phương án theo quy mô và ngân sách của từng doanh nghiệp, đồng thời tư vấn những hạng mục nên ưu tiên đầu tư và những phần có thể tinh gọn. 

Kết luận

Trên đây là báo giá tổ chức sự kiện trọn gói để doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu, quy mô và các hạng mục cần thiết trước khi yêu cầu báo giá. Liên hệ ngay với HoaBinh Events nếu bạn có nhu cầu tìm kiếm dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp.

—-------------------------------

HOABINH EVENTS - CHẤT LƯỢNG TẠO DANH TIẾNG!

• Hà Nội: 29 Đoàn Thị Điểm, Phường Ô Chợ Dừa, TP. Hà Nội
• Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Phường Hải Châu, TP. Đà Nẵng
• HCM: 05 Hoa Cau, Phường Cầu Kiệu, TP. HCM
• Chi nhánh khác: Thái Lan, Singapore

WhatsApp/Zalo/Viber/Hotline: 0939 311 911 - 0913 311 911 - 0913 341 911

https://zalo.me/hoabinhgroupofficial

hoabinhevents.com

[email protected]