Bí quyết để tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học ấn tượng
Thực hiện một buổi hội nghị, hội thảo khoa học ấn tượng là điều mà mọi đơn vị tổ chức đều kỳ vọng. Vì đây là chương trình có sự tham gia của nhiều nhân vật quan trọng như lãnh đạo, chuyên gia…
Chị Hồng Ngân đang công tác trong ngành Y tế cho biết: “Tôi rất hào hứng mỗi khi được tham gia các chương trình này. Qua mỗi chương trình, tôi đều học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm quý báu từ các chuyên gia trong ngành cũng như những đồng nghiệp khác. Ngoài ra, tôi còn được tìm hiểu về các thành quả nghiên cứu mới, rất ý nghĩa!”
Bí quyết thực hiện thành công
Hội thảo khoa học là hoạt động được nhiều cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các công ty tư nhân tổ chức thường xuyên. Qua đó mang lại ý nghĩa quảng bá hình ảnh cho đơn vị. Để thực hiện thành công chương trình này, bạn nên tuân thủ đầy đủ các bước chi tiết như sau:
Bước 1: Xác định mục đích
Mục đích chương trình của mỗi đơn vị sẽ khác nhau. Có những đơn vị chỉ nhằm mục đích cung cấp kiến thức, tạo cơ hội để các khách mời được trao đổi, thảo luận và tiếp nhận kiến thức. Tuy nhiên, cũng có các chương trình nhằm nhiều mục đích khác như: bán vé, marketing thương hiệu,…
Hội thảo có sự tham gia của nhiều nhân vật quan trọng
Bước 2: Xác định chủ đề
Với mọi chương trình chủ đề luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu có vai trò quyết định đến sự thành công của nó. Do đó, bạn cần xác định chủ đề rõ ràng và cụ thể. Chủ đề càng ấn tượng thì sẽ càng khơi gợi được sự thích thú, quan tâm của nhiều đối tượng. Nhờ đó mà hiệu ứng tham gia của khách mời sẽ cao hơn.
Bước 3: Lên kế hoạch chi tiết
Chuẩn bị kịch bản không chu đáo có thể dẫn đến nhiều hệ luỵ như: khách mời mất tập trung, cảm thấy nhàm chán…dẫn tới giảm hiệu quả của chương trình.
Lời khuyên cho bạn là khi xây dựng kịch bản, nên bao quát toàn bộ chuỗi các hoạt động, nội dung diễn ra xuyên suốt chương trình. Trước tiên, bạn nên phân loại những đầu việc lớn và sắp xếp nó theo thứ tự thời gian. Khi đã lên được kịch bản sơ lược thì mới bắt đầu lên chi tiết các đầu việc cho từng bộ phận, từng hạng mục (điều hành, MC dẫn chương trình, bộ phận AV, media…nhằm bảo đảm sự phối hợp ăn ý giữa các bộ phận và timeline chương trình diễn ra theo đúng kịch bản.
Khi xây dựng kịch bản, nên bao quát toàn bộ chuỗi các hoạt động
Bước 4: Chuẩn bị
- Dự tính kinh phí
- Xác định thời gian, địa điểm diễn ra chương trình
- Xác định số lượng khách mời
- Thiết kế, in ấn ấn phẩm, tài liệu
- Chuẩn bị trang thiết bị cần thiết: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế…
Mỗi chương trình này cần có sự vào cuộc của rất nhiều nhóm nhân sự như đối ngoại, hậu cần, lễ tân… Mỗi nhóm sẽ đảm bảo một nhiệm vụ cụ thể để bảo đảm sự kiện diễn ra thành công và suôn sẻ.
Bước 5: Thực hiện chương trình
Khi sự kiện bắt đầu, điều hành sự kiện sẽ căn cứ vào kịch bản chương trình để vận hành toàn bộ sự kiện theo đúng kế hoạch ban đầu đề ra. Bên cạnh đó, giám sát sự kiện phải theo sát mọi hoạt động để kịp thời phát hiện các tình huống phát sinh như sự cố âm thanh – ánh sáng, sự cố liên quan đến khách mời, sự cố thời tiết …Với những sự cố nhỏ, giám sát có thể tự giải quyết. Tuy nhiên, với các tình huống sự cố xảy ra vượt quá khả năng, giám sát cần nhanh chóng báo lên điều hành để kịp thời xử lý, hạn chế tối đa việc ảnh hưởng đến tiến trình sự kiện.
Giám sát xử lý các sự cố phát sinh
Trên đây, HoaBinh Events vừa chia sẻ những bí quyết để thực hiện thành công hội nghị, hội thảo khoa học. HoaBinh Events là công ty tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp đã có 15 năm kinh nghiệm. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng, hãy liên hệ ngay để được tư vấn và báo giá!
