Top 10 điều cần hết sức lưu ý khi tổ chức tiệc tea break

Tiệc tea break có xuất xứ từ các nước phương Tây. Từ khi được du nhập vào Việt Nam, loại hình này được yêu thích và trở nên phổ biến rộng rãi. Nhu cầu phục vụ dịch vụ này cũng vì thế ngày một tăng cao.

Chị Mai Hương - nhân viên Take Care tại HoaBinh Events cho biết: “ Đây là một bữa ăn nhẹ, thực đơn của nó chủ yếu xoay quanh bánh ngọt, trà, nước, cà phê, trái cây với tỉ lệ 7:3 giữa món ngọt và món mặn (không tính đồ uống). Đây là một phần quan trọng để giúp những sự kiện, hội thảo, hội nghị diễn ra trọn vẹn và thành công.”.

Những điều cần lưu ý

Tuy chỉ là một bữa tiệc nhỏ nhưng tea break tại mỗi chương trình đều có những yêu cầu khắt khe về chất lượng, số lượng, cách bày trí, dụng cụ phục vụ… Để thực hiện tốt nhất, bạn cần ghi nhớ những điều sau đây:

Xác định rõ nội dung sự kiện

Mỗi sự kiện sẽ có một đặc trưng riêng đòi hỏi thực đơn, cách bày trí phải thay đổi để hài hoà. Ví dụ như với lễ khai trương thường diễn ra vào sáng sớm. Vì thế menu cần các món bánh dinh dưỡng giúp khách bổ sung năng lượng. Còn với sự kiện ra mắt dự án bất động sản thì nên ưu tiên có thêm nước suối đóng chai để khách mời có thể mang theo khi di chuyển tham quan các hạng mục công trình.

Tuy chỉ là một bữa tiệc nhỏ nhưng tea break có những yêu cầu khắt khe

Tìm hiểu đặc điểm khách mời

Nếu bạn bỏ qua bước tìm hiểu đặc điểm khách mời sẽ giảm đi một phần thành công. Dựa vào thông tin trong danh sách khách mời, hãy liệt kê một số ý cơ bản về đối tượng như trong độ tuổi nào, làm công việc gì…

Chọn thời gian phù hợp

Khi thời gian tổ chức không phù hợp, khách mời sẽ cảm thấy không thoải mái, mất đi ý nghĩa vốn có. Bạn nên phục vụ vào khoảng nghỉ của sự kiện, trong khoảng 20 - 40 phút nhưng đảm bảo phù hợp với nhu cầu của khách và mang lại hiệu quả tối ưu cho sự kiện.

Tea break thường kéo dài 20-40 phút

Bố trí không gian rộng rãi, dễ di chuyển

Thông thường, tiệc tea break thường được tổ chức ngay nơi diễn ra sự kiện. Tuy nhiên, không gian này thường nhỏ, hẹp gây khó khăn khi di chuyển, không tiện cho khách lấy thức ăn làm giới hạn trải nghiệm của khách. Thế nên cần sắp xếp lại không gian để khách mời có thể thoải mái thưởng thức đồ ăn và cởi mở trao đổi, kết nối cùng nhau. 

Trang trí theo chủ đề sự kiện

Chủ đề của mỗi chương trình là từ khoá xuyên suốt, chi phối các yếu tố khác như thực đơn, âm nhạc, cách bày trí… Nhờ đó, bữa tiệc ở mọi quy mô, trong mọi không gian vẫn có sự kết nối và nổi bật.

Nên bày trì theo chủ đề chương trình

Ưu tiên các món bánh nhỏ gọn

Trong tea beareak, khách tự lấy đồ ăn mà không cần người phục vụ. Do đó, để thuận tiện, bạn nên chọn những món ăn nhỏ nhắn, gọn gàng, vừa vặn cho một lần ăn tránh rơi vãi hay gây cản trở quá trình giao tiếp khiến khách ngại dùng.

Dùng dụng cụ đơn giản, vừa tay cầm

Khi ăn, người dùng thường đứng và di chuyển nhiều nên bạn cần sử dụng các dụng cụ ăn đơn giản, nhỏ gọn tránh gây khó cho khách khi dùng:

• Đĩa nhỏ vừa lòng bàn tay
• Dĩa loại vừa (cân đối kích thước với dĩa)
• Ly uống nước

Có bảng tên giới thiệu món ăn

Các loại bánh trong tea break thường có tên tiếng anh như Passion Cheese, Panna Cotta, Choux Pate, Croissant, Pateso… Hay một số món sandwich, bánh tart, bánh mì nếu khách chỉ quan sát từ bên ngoài thì khó nhận ra nhân bánh để chọn đúng sở thích. Do đó, cần làm một menu cụ thể về tên và thứ tự các món ăn trên bàn giúp sự kiện của bạn thêm phần tinh tế. 

Âm nhạc nhẹ nhàng

Khi chọn nhạc nền trong thời gian diễn ra, nên ưu tiên các bài nhạc không lời, hoà tấu hay piano với âm lượng nhạc vừa đủ nghe, du dương dễ nghe sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho khách.

Có ý nhất 1 nhân sự phục vụ

Tuy mọi thứ được bày sẵn để người dùng chủ động thưởng thức. Tuy nhiên, vẫn cần bố trí ít nhất 1 người phục vụ để hướng dẫn khách khi khách cần; quan sát và xử lý các tình huống phát sinh; kịp thời bổ sung thêm món ăn và đảm bảo vệ sinh bàn tiệc.

Nhân sự HoaBinh Events tác nghiệp

Hy vọng rằng với 10 điều lưu ý khi tổ chức tiệc tea break mà chúng tôi vừa trình bày sẽ giúp bạn có được sự kiện nhiều niềm vui và tiếng cười của thực khách. Nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức tieejc tea break cũng như các dịch vụ hạng mục khác trong sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây để nhận được sự hỗ trợ tốt nhất. HoaBinh Events với hơn 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức cũng như cung cấp thiết bị sự kiện, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và nhiệt tình, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng tốt nhất. 

“HoaBinh Events - Chất lượng làm nên danh tiếng”

Chi tiết liên hệ:

Hotline: 0913.311.911 - 0939.311.911

Hà Nội: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Email: info@hoabinhevents.com