Dich vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói từ A - Z

Lễ khánh thành là nghi thức quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu mới của công trình, dự án. Để tổ chức lễ khánh thành thành công, đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư cả công sức và nhân lực. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu hơn về cách tổ chức lễ khánh thành chỉn chu, đảm bảo thành công và làm hài lòng khách mời tới tham dự.

1. Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành là sự kiện được tổ chức để đánh dấu sự hoàn thành và chính thức đưa vào sử dụng một công trình, dự án mới.

Từ "khánh" có nghĩa là chuông, thể hiện sự vui mừng, "thành" nghĩa là hoàn thành, hoàn tất. Do vậy, lễ khánh thành mang ý nghĩa thông báo rộng rãi đến mọi người về việc công trình, dự án đã hoàn thiện và sẵn sàng đi vào hoạt động.

Lễ khánh thành là nghi thức quan trọng khi doanh nghiệp, tổ chức đã hoàn thiện xây xong một dự án

Lễ khánh thành thường được tổ chức với quy mô trang trọng, có sự tham dự của các vị khách mời quan trọng, bao gồm lãnh đạo cấp cao, đối tác, nhà đầu tư, khách hàng và đại diện ban ngành địa phương. Buổi lễ thường diễn ra với các nghi thức chính như:

Chào mừng khách mời: Ban tổ chức sẽ chào đón các vị khách mời đến tham dự lễ khánh thành.
Phát biểu: Lãnh đạo chủ trì dự án sẽ có bài phát biểu khai mạc, giới thiệu về công trình, dự án và ý nghĩa của lễ khánh thành.
Cắt băng khánh thành: Đây là nghi thức quan trọng nhất của buổi lễ, thể hiện sự chính thức đưa công trình, dự án vào sử dụng.
Tham quan công trình: Sau khi cắt băng khánh thành, các vị khách mời sẽ được tham quan công trình, dự án để tìm hiểu chi tiết về thiết kế, thi công và các hạng mục khác.
Tiệc tiếp tân: Buổi lễ thường kết thúc bằng tiệc tiếp tân để các vị khách mời có thể giao lưu, trò chuyện và chúc mừng chủ đầu tư.

Ngoài ra, lễ khánh thành còn có thể có thêm các hoạt động khác như:

Múa lân, rồng: Múa lân, rồng là biểu tượng cho sự may mắn, tài lộc và thành công. Do vậy, múa lân, rồng thường được biểu diễn trong lễ khánh thành để cầu mong công trình, dự án sẽ luôn phát triển thuận lợi.
Biểu diễn nghệ thuật: Các tiết mục biểu diễn nghệ thuật sẽ góp phần tạo không khí vui tươi, náo nhiệt cho buổi lễ.
Phát biểu tri ân: Chủ đầu tư sẽ có lời tri ân đến các nhà thầu thi công, các đối tác, nhà đầu tư và tất cả những người đã góp phần vào sự thành công của công trình, dự án.

Lễ khánh thành là một sự kiện quan trọng, đánh dấu mốc son quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Do vậy, việc tổ chức lễ khánh thành cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo để đảm bảo sự thành công của buổi lễ.

2. Phân biệt lễ khánh thành và lễ khai trương

Lễ khánh thành và lễ khai trương là 2 buổi lễ quan trọng đánh dấu khởi đầu mới của hoạt động kinh doanh. Đây đều là các buổi lễ lớn, nhưng đại đa số mọi người vẫn chưa phân biệt được sự giống và khác nhau giữa lễ khai trương và lễ khánh thành.

Điểm giống nhau:

Cả hai đều là sự kiện quan trọng đánh dấu một mốc son trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức.
Thường được tổ chức với quy mô trang trọng, có sự tham dự của các vị khách mời quan trọng.
Có các nghi thức chính như: chào mừng khách mời, phát biểu, cắt băng khánh thành/khai trương, tham quan, tiệc tiếp tân.
Có thể có thêm các hoạt động khác như: múa lân, rồng, biểu diễn nghệ thuật, phát biểu tri ân.

Lễ khánh thành và lễ khai trương là 2 nghi thức hoàn toàn khác nhau

Điểm khác nhau:

Tiêu chí	Lễ khánh thành	Lễ khai trương
Đối tượng	Công trình xây dựng (nhà máy, nhà hàng, khách sạn, cao ốc, resort…)	Hoạt động kinh doanh buôn bán (cửa hàng, doanh nghiệp)
Mục đích	Kỷ niệm thời điểm hoàn thành và chính thức đưa công trình vào sử dụng	Giới thiệu doanh nghiệp, cửa hàng mới và thu hút khách hàng
Thời điểm tổ chức	Sau khi công trình hoàn thành và sẵn sàng đi vào hoạt động	Vào ngày đầu tiên cửa hàng, doanh nghiệp mở cửa buôn bán
Nghi thức chính	Cắt băng khánh thành	Cắt băng khai trương
Hoạt động khác	Thường không có	Có thể có chương trình khuyến mãi, giảm giá để thu hút khách hàng

Có thể thấy, lễ khánh thành và lễ khai trương tuy cùng mục đích kỉ niệm cột mốc bắt đầu hoạt động kinh doanh, mở cửa hàng,.. của doanh nghiệp, đơn vị, hộ kinh doanh,... nhưng vẫn có ý nghĩa khác biệt hoàn toàn về đối tượng, thời điểm tổ chức.

Vậy các yếu tố để tổ chức lễ khánh thành thành công là gì? Cùng đọc tiếp phần sau của bài viết!

3. Các yếu tố tổ chức lễ khánh thành thành công

3.1. Lên kế hoạch và ngân sách

Giai đoạn lập kế hoạch và ngân sách đóng vai trò then chốt, tạo nên nền tảng vững chắc cho sự thành công của lễ khánh thành. Quá trình này bao gồm việc xác định rõ ràng mục tiêu của sự kiện, từ việc ra mắt công trình, quảng bá thương hiệu đến thu hút đầu tư, cũng như xác định đối tượng khách mời mục tiêu, bao gồm lãnh đạo, đối tác, khách hàng và truyền thông.

Trước khi tổ chức lễ khánh thành, ban tổ chức cần phải lên kế hoạch và ngân sách cụ thể để thực hiện các hoạt động chuẩn bị

Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô và tính chất sự kiện, đồng thời chọn thời gian thuận tiện cho khách mời. Sau đó, chủ trì của sự kiện lễ khánh thành cần lập kế hoạch chi tiết, bao gồm danh sách các hạng mục cần chuẩn bị như trang trí, âm thanh, ánh sáng, tiệc chiêu đãi và quà tặng, cùng với kịch bản chương trình chi tiết với các nghi thức chính, hoạt động giải trí và thời gian diễn ra.

Để chương trình diễn ra thuận lợi, ban tổ chức cần phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.

Cuối cùng, ban tổ chức cần dự trù ngân sách cần được thực hiện cẩn thận, bao gồm tính toán chi phí cho từng hạng mục, dự phòng cho các phát sinh, tìm kiếm nhà tài trợ (nếu cần) và quản lý chi tiêu hiệu quả.

3.2. Chuẩn bị không gian, thiết bị sự kiện

Không gian và thiết bị sự kiện đóng vai trò quan trọng, góp phần tạo ấn tượng ban đầu, truyền tải thông điệp và đảm bảo thành công cho lễ khánh thành. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức cần dựa trên quy mô, tính chất sự kiện và số lượng khách mời, đảm bảo sự thuận tiện di chuyển, không gian rộng rãi và cơ sở vật chất đầy đủ.

Ban tổ chức cần tìm chọn địa điểm nằm trong khuôn viên dự án mới xây, có quy mô chứa đủ số lượng khách mời tham dự

Backdrop, banner, hoa tươi và hệ thống ánh sáng, trình chiếu cũng là 1 yếu tố quan trọng giúp không gian sự kiện thêm phần sinh động, thu hút sự quan tâm của quan khách xung quanh.

Về thiết bị sự kiện, ban tổ chức cần tính toán, lựa chọn hệ thống âm thanh chất lượng cao, phù hợp với không gian và số lượng khách mời. Sự chuẩn bị chu đáo về không gian và thiết bị sẽ góp phần tạo nên một lễ khánh thành chuyên nghiệp, ấn tượng và thành công.

3.3. Nhân sự hỗ trợ sự kiện, media quay chụp

Đội ngũ nhân sự hỗ trợ và ekip media đóng vai trò then chốt trong việc tổ chức lễ khánh thành thành công. Ban tổ chức sẽ lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ và giám sát toàn bộ sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra nhịp nhàng.

Nhân sự hỗ trợ sự kiện, media quay chụp là yếu tố không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn tổ chức lễ khánh thành thành công

Trong đó, nhân viên kỹ thuật đảm bảo hệ thống âm thanh, ánh sáng và màn hình hoạt động ổn định. Đội ngũ bảo vệ giữ gìn an ninh trật tự, hướng dẫn khách mời và sắp xếp xe cộ. Ekip media, bao gồm nhiếp ảnh gia, quay phim và đội ngũ livestream, sẽ ghi lại những khoảnh khắc đáng nhớ, phỏng vấn khách mời và phát trực tiếp sự kiện trên mạng xã hội.

Để buổi lễ khánh thành thành công, đòi hỏi ban tổ chức sự kiện phải có đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, số lượng lớn và đáp ứng được yêu cầu ở mọi vị trí được giao nhiệm vụ.

3.4. Lễ tân, tiếp khách

Lễ tân là bộ phận nhân sự không thể thiếu khi doanh nghiệp tổ chức lễ khánh thành. Đây là những người được ví như "gương mặt đại diện", tạo ấn tượng đầu tiên cho khách mời tại lễ khánh thành.

Bộ phận lễ tân được ví là “gương mặt đại diện” của cả 1 sự kiện

Tại đây, nhiệm vụ chính của họ bao gồm: chào đón khách mời, cung cấp thông tin và hỗ trợ di chuyển, đồng thời trao thư mời, chương trình và quà tặng. Lễ tân đồng thời cũng cần linh hoạt xử lý các vấn đề phát sinh bất ngờ.

Thông thường, lễ tân sẽ mặc áo dài hoặc đồng phục riêng mang đậm dấu ấn của dự án. Đồng phục sẽ do ban tổ chức chuẩn bị sẵn, lễ tân cần tuân thủ đúng quy định về ăn mặc cũng như thời gian diễn ra sự kiện để có sự chuẩn bị đón tiếp khách mời hoàn hảo nhất.

3.5. Tiệc nhẹ dành cho khách mời

Tiệc nhẹ được xem là một phần không thể thiếu trong lễ khánh thành, mang đến không gian thư giãn và giao lưu cho khách mời sau nghi thức trang trọng. Thực đơn tiệc cần đa dạng, hấp dẫn, phù hợp với khẩu vị của khách mời và tính chất sự kiện, từ tiệc buffet, cocktail đến tiệc trà,..

Sự kiện lễ khánh thành không thể thiếu đi không gian phục vụ tiệc ngọt, teabreak dành cho khách mời

Không gian tiệc cần được bố trí hợp lý, tạo sự thoải mái cho khách mời di chuyển và trò chuyện.

Ngoài ra, 1 lưu ý nhỏ cho ban tổ chức đó là ước chừng số lượng khách có nhu cầu ăn kiêng để chuẩn bị thêm các sản phẩm tốt cho sức khỏe sẽ góp phần tạo nên sự thành công của sự kiện, để lại ấn tượng tốt đẹp và mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.

4. HoaBinh Events - Đơn vị tổ chức lễ khánh thành trọn gói uy tín

4.1. Tại sao nên lựa chọn HoaBinh Events?

HoaBinh Events tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, mang đến những lễ khánh thành ấn tượng và thành công cho quý khách hàng. Với 16 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp, HoaBinh Events đã đúc kết được nhiều kinh nghiệm và sở hữu hệ sinh thái toàn diện góp phần giảm chi phí, giảm thời gian thực hiện nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng.

HoaBinh Events tự hào sở hữu những “lợi thế” trong ngành tổ chức sự kiện:

Cơ hội đồng hành, tổ chức nhiều sự kiện lớn, lễ khánh thành quy mô hoành tráng: tổ chức UNDP toàn cầu, tổ chức Ngân hàng Thế giới, các đại sứ quán tại Việt Nam, các doanh nghiệp FDI và các tổ chức chính phủ, phi chính phủ tại Việt Nam,...
Đội ngũ nhân sự dồi dào, chuyên nghiệp: HoaBinh Events sở hữu đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, sáng tạo, nhiệt huyết và tận tâm, luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng.

HoaBinh Events là đơn vị tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp, đáp ứng đầy đủ dịch vụ từ A-Z theo yêu cầu của khách hàng

Cung cấp đa dạng dịch vụ với thế mạnh tổ chức lễ khánh thành trọn gói: HoaBinh Events sở hữu hệ sinh thái rộng lớn, đáp ứng mọi yêu cầu, ngân sách của khách hàng. Đồng thời, dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói từ A-Z cũng là 1 lợi thế của HoaBinh Events. Cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói từ A đến Z, bao gồm lên kế hoạch, chuẩn bị hậu cần, trang trí, âm thanh, ánh sáng, tiệc chiêu đãi, media,... giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và công sức.
Mạng lưới đối tác rộng khắp: HoaBinh Events hợp tác với nhiều nhà cung cấp uy tín trong ngành sự kiện, đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất với mức giá cạnh tranh.
Đề cao sự sáng tạo và khác biệt trong từng sự kiện: HoaBinh Events có riêng đội ngũ nhân sự sáng tạo ý tưởng cho sự kiện của doanh doanh, luôn cập nhật xu hướng mới, độc đáo, mang đến những lễ khánh thành ấn tượng và khác biệt.
Cam kết chất lượng: “Chất lượng làm nên danh tiếng” là phương châm của HoaBinh Events. Điều này đồng nghĩa với đội ngũ của HoaBinh Events cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng thông qua dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng và hiệu quả sau từng sự kiện.

4.2. Một số hình ảnh lễ khánh thành do HoaBinh Events thực hiện

Cùng điểm lại 1 số sự kiện lễ khánh thành đã được HoaBinh Events đồng hành thực hiện tổ chức:

Lễ khánh thành nhà máy thép đặc biệt Phương Trang

Lễ khánh thành văn phòng AUF thư viện Tạ Quang Bửu - Bách khoa

Lễ khánh thành, triển lãm Haititan Open House

Có thể nói, tổ chức lễ khánh thành là một sự kiện lớn, đòi hỏi sự chuẩn bị kĩ lưỡng từ khâu lên kế hoạch, nhân sự biểu diễn đến thiết bị âm thanh, ánh sáng. HoaBinh Events vinh dự là đơn vị tổ chức sự kiện được nhiều tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Liên hệ ngay Hotline: 0939.311.911 để được tư vấn trực tiếp!

Chi tiết liên hệ:

HOÀ BÌNH GROUP - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

* Hotline/zalo/viber/whatsapp: 0939.311.911 - 0913.311.911

* Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Các chi nhánh:

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Các chi nhánh khác: Hoà Bình, Thái Lan, Singapore