Tham khảo ngay chi tiết quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời từ A - Z
Tổ chức sự kiện ngoài trời là loại hình được ưa chuộng bởi sự mới lạ và hứng thú mà nó mang lại cho khách mời. Sự thành công của những chương trình này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như thời tiết, không gian, thiết bị…
Chị Nguyệt Nga- khách tham dự Hội nghị khách hàng toàn quốc DK Bike 2023 tại Lạng Sơn chia sẻ: “Chương trình đã có sự chuẩn bị chu đáo ở tất cả các khâu tiếp đón, nội dung, bày trí. Tôi ấn tượng nhất khi được trải nghiệm các hoạt động lái thử trên sân với mô hình sáng tạo, rất thú vị!”
Các bước thực hiện từ A-Z
Bất kể sự kiện nào dù là tổ chức trong nhà hay ngoài trời cũng cần phải đảm bảo diễn ra theo đúng quy trình của nó. Cụ thể là các bước cơ bản sau:
Xây dựng ý tưởng và chủ đề
Việc đầu tiên bạn cần phải làm là xây dựng ý tưởng và chủ đề chung cho chương trình. 2 yếu tố này chính là chìa khóa để bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo.
Với mỗi chương trình khác nhau sẽ có những yêu cầu sắp xếp sân khấu, không gian khác nhau. Do đó, cần phải có những ý tưởng phù hợp với tiêu chí mà khách hàng đề ra, tệp khách mời tới tham dự tiệc cũng như mục tiêu truyền thông mà chương trình hướng đến.
Hội nghị khách hàng toàn quốc DK Bike 2023
Xác định thời gian, địa điểm
Dựa vào mục đích của mỗi chương trình, bạn có thể lựa chọn thời gian tương thích. Chẳng hạn, đối với những sự kiện khai trương, khánh thành thì bạn nên tổ chức vào buổi sáng vì thời điểm này, có rất nhiều người di chuyển trên đường nên dễ thu hút sự chú ý hơn. Còn với một buổi tiệc tất n của công ty thì lại nên thực hiện vào buổi tối hoặc ngày cuối tuần để khách mời có nhiều thời gian tham dự hơn.
Cùng với đó, địa điểm diễn ra cũng cần phải được cân nhắc kỹ càng. Bạn có khá nhiều lựa chọn như là công viên hoặc các nhà hàng có không gian ngoài trời…
Chương trình khai trương nên thực hiện vào buổi sáng dễ thu hút sự chú ý của người đi đường
Xây dựng kịch bản
Ở bước này, bạn sẽ hoạch định được những công việc quan trọng cần phải chuẩn bị gồm trang trí, viết kịch bản cho chương trình, sắp xếp nhân lực cho từng khâu, dàn dựng sân khấu… Cùng với đó, bạn cũng cần phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận/nhân viên cụ thể để kiểm soát tiến độ công việc rõ ràng hơn.
Về cơ bản, việc xây kịch bản sẽ bao gồm các bước nhỏ sau:
- Lên danh sách khách mời: việc này giúp bạn biết được số lượng khách mời là bao nhiêu, là đối tượng nào để lựa chọn địa điểm và chủ đề phù hợp nhất.
- Dự Trù Kinh Phí Tổ Chức: Tính các khoản cần phải chi cho một cách rõ ràng và nên chia thành các khoản nhỏ tương ứng với những công việc cụ thể.
- Trình Bày Dự Án Với Khách Hàng: Sau khi đã xây dựng kế hoạch cụ thể, bạn cần phải trình bày kế hoạch đó cho khách hàng, sau khi khách hàng đồng ý thì có thể bắt tay chuẩn bị ngay.
Chương trình Gala diner ngoài trời
Thực hiện chương trình
Vào ngày diễn ra sự kiện, bạn cũng cần tiến hành đầy đủ những bước sau:
- Chuẩn bị là bước biến ý tưởng trên kịch bản thành hiện thực. Các bộ phận nhân sự sẽ thực hiện theo nhiệm vụ được phân công: Trang trí, setup hệ thống âm thanh, ánh sáng…
- Tổng duyệt chương trình
- Đón tiếp Khách Mời
- Thực hiện
- Kết thúc chương trình: đánh giá hiệu quả và chăm sóc khách hàng
Trên đây chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời. Nếu bạn bạn muốn có những chương trình thành công và ấn tượng với khách hàng, hãy liên hệ với HoaBinh Events ngay hôm nay nhé!
