Những lưu ý để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công

Tổ chức sự kiện ngoài trời là hình thức được nhiều đơn vị lựa chọn với nhiều ưu điểm như: mang lại không gian thoáng đãng, phong cách hiện đại cho sự kiện, sức chứa lớn, có thể thoả sức sáng tạo decor không gian…Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, đơn vị tổ chức cần phải lưu ý một vài yếu tố dưới đây.

Những lưu ý để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công

Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công đòi hỏi nhiều yếu tố. Và dưới đây là một vài điều các đơn vị tổ chức cần lưu ý:

Trang trí sự kiện

Trang trí sự kiện ngoài trời là công việc khá quan trọng vì trong một không gian lớn, khu vực cần nổi bật sẽ dễ bị phai nhạt nếu không được trang trí hợp lý. Thông thường, với các sự kiện ngoài trời, bong bóng và hoa là những phụ kiện cần thiết. Ngoài ra, bạn có thể bố trí nhiều standee, phướn dọc hoặc banner quanh khu vực tổ chức để tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình.

Sự kiện ngoài trời phù hợp với những sự kiện đông người tham dự

Sự kiện ngoài trời khá phổ biến hiện nay

Tính toán rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Với các sự kiện ngoài trời, thời tiết thuận lợi là điều quan trọng nhất. Lý tưởng nhất là khi trời không có mưa và cũng chẳng có gió lớn. Tuy nhiên, thời tiết là thứ không thể lường trước, do đó khi tổ chức bạn cần tính toán các rủi ro này để có phương án dự phòng tốt hơn. 

Thêm vào đó, bạn cũng cần chuẩn bị chỗ ngồi vượt quá số khách dự kiến để không bị thiếu ghế khi khách tham dự vượt quá số này.

Thiết bị âm thanh và ánh sáng cũng cần phải được quan tâm: Chọn đủ số lượng và công suất thiết bị để có thể truyền tải thông điệp sự kiện hiệu quả nhất!

Đảm bảo vệ sinh 

Tổ chức sự kiện ngoài trời cần lưu ý vấn đề đảm bảo vệ sinh cả trong khâu ăn uống cho khách mời lẫn vấn đề giữ vệ sinh môi trường trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Bạn có thể bố trí nhân sự dọn vệ sinh thường xuyên để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể đặt các bảng lưu ý ở ngay lối đi hoặc những nơi tập trung đông người; thông báo nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định qua hệ thống loa để. Đương nhiên, bạn cũng phải phân bố nhiều thùng rác tại khu vực tổ chức đi kèm theo các hoạt động này.

Đặc biệt, các nhà vệ sinh lưu động rất cần thiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Hãy bố trí số nhà vệ sinh lưu động họp lý với lượng khách mời để tránh tình trạng khách tham dự phải xếp hàng dài chờ đợi. 

An ninh sự kiện ngoài trời

Thực tế là có rất nhiều sự kiện ngoài trời đã xảy ra những sự cố cãi cọ, xô xát và gây hậu quả đáng tiếc. Một trong rất nhiều nguyên nhân của tình trạng này là vì không gian tổ chức sự kiện quá rộng nên nhà tổ chức khó quản lý.

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời cần bố trị lực lượng an ninh

Bố trí lực lượng an ninh tại sự kiện ngoài trời

Do đó, khi tổ chức một sự kiện ngoài trời có quy mô lớn, bạn nên tìm những địa điểm được hỗ trợ về an ninh hoặc thuê lực lượng an ninh đông đảo nhằm đảm bảo mọi vấn đề an ninh cho sự kiện ngoài trời.

Bố trí khu vực trông giữ xe

Bên cạnh rất nhiều ưu điểm thì tổ chức sự kiện ngoài trời có 1 nhược điểm là nhà tổ chức phải tự lo bãi trông giữ xe cho khách. Tuy nhiên chúng ta có thể tính toán và chuẩn bị tốt hạng mục này. Cần dựa trên số lượng khách tham dự để phân bố, sắp xếp các bãi trông giữ xe ở quanh khu vực tổ chức sự kiện ngoài trời để tránh ùn tắc tại khu vực chính của sự kiện.

HoaBinh Events - đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công đòi hỏi nhiều yếu tố. Trong đó, việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện  ngoài trời chuyên nghiệp là rất quan trọng. HoaBinh Events với hơn 13 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện sẽ đảm bảo việc tổ chức thực hiện, xử lý các tình huống phát sinh cho các sự kiện ngoài trời của quý khách. Chúng tôi tự tin sẽ đem lại những sự kiện ngoài trời thành công tốt đẹp nhất 

HoaBinh Events là đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp

HoaBinh Events chuyên tổ chức sự kiện ngoài trời

Dịch vụ tổ chức event ngoài trời của HoaBinh Events 

  • Tư vấn địa điểm tổ chức.
  • Xây dựng kế hoạch và kịch bản tổ chức sự kiện ngoài trời
  • Cung cấp nhân sự: MC, PG, lễ tân, an ninh…
  • Cho thuê thiết bị sự kiện: màn LED, âm thanh, ánh sáng, banner, backdrop, phướn…

Trên đây là những thông tin về dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời của HoaBinh Events và một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Để được tư vấn chi tiết hơn và được hỗ trợ dịch vụ nhanh nhất, quý khách hãy liên hệ với chúng tôi theo số Hotline 0913.311.911 nhé!


Từ khóa:

0913.311.911