Những kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo cần có đối với người quản lý

Những buổi hội nghị, hội thảo đã và đang trở thành những sự kiện quen thuộc với rất nhiều người cùng mật độ khá thường xuyên. Đặc biệt là với các doanh nghiệp, những chương trình này có vai trò vô cùng quan trọng trong việc gắn kết đối tác, khách hàng, nâng tầm thương hiệu… Để những sự kiện này diễn ra suôn sẻ, thành công nhất, người quản lý sự kiện cần phải có một vài kỹ năng nhất định.

Anh Đặng Thiền - công ty sự kiện Vietnam Events cho biết: “Mọi chương trình được diễn ra đều phải trải qua rất nhiều công đoạn như: xin cấp phép, tìm địa điểm, lên chủ đề, chuẩn bị trang thiết bị, vật dụng, in ấn tài liệu, mời khách tham dự…Tất cả đều cần thực hiện một cách chỉn chu, khoa học.”.

Doanh nghiệp thường xuyên tổ chức hội nghị, hội thảo

Những kỹ năng không thể thiếu

Khả năng thấu hiểu khách hàng, xây dựng và phát triển ý tưởng, điều phối, truyền thông, giao tiếp…là những điều mà người quản lý sự kiện cần “nằm lòng” để có thể tổ chức thành công mọi chương trình.

Thấu hiểu khách hàng

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng tiên quyết. Cần phải tìm hiểu các nhu cầu, mong muốn và mục tiêu của khách hàng để mang đến cho họ trải nghiệm dịch vụ tốt nhất. Việc này bao gồm việc lựa chọn địa điểm, thực đơn, chương trình hoạt động và các hoạt động giải trí phù hợp với chương trình. 

Bên cạnh đó, khi có vấn đề xảy ra trong quá trình diễn ra chương trình,  người quản lý sự kiện cần phải có phản hồi nhanh chóng và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả. Điều này giúp duy trì sự hài lòng của khách hàng và giúp cải thiện hình ảnh của sự kiện.

Cần phải tìm hiểu các nhu cầu, mong muốn và mục tiêu của khách hàng

Xây dựng và phát triển ý tưởng

Một đơn vị làm  sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải thực hiện nhiều buổi hội nghị, hội thảo trong năm với tính chất khác nhau từ giao lưu với khách hàng; đến chuyên ngành… Do đó, việc xây dựng ý tưởng cần thực hiện một cách sáng tạo, sao cho đảm bảo sự tinh tế, tạo sức hấp dẫn cho người tham gia. Việc này bao gồm việc tạo ra các hoạt động độc đáo, chương trình giải trí và trải nghiệm đặc biệt để khách hàng có được những trải nghiệm thú vị và đáng nhớ.

Ý tưởng mới giúp thu hút khách hàng

Lãnh đạo và điều phối

Yếu tố con người là yếu tố quyết định đến sự thành công trong tất cả các công việc. Chính vì vậy, lãnh đạo con người tốt; điều phối họ làm việc một cách hiệu quả và năng suất chính là cách để thực hiện hoàn hảo mọi mục tiêu; kế hoạch đã đề ra. 

Lãnh đạo và điều phối là kỹ năng người quản lý sự kiện cần có để có được sự thành công trong mỗi chương trình thực tế.

Lãnh đạo và điều phối là kỹ năng người quản lý sự kiện cần có 

Khích lệ tinh thần nhân viên

Trong quá trình thực hiện chương trình, cần phải có sự chia sẻ; tạo sự đồng lòng; đoàn kết; cùng nhau nỗ lực giữa các thành viên trong đội nhóm. Nói một cách khác, bạn nên là người thủ lĩnh cả về tinh thần lẫn công việc. Thay vì đơn thuần là người chỉ đạo khắc nghiệt, bạn hãy quan tâm, khích lệ tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm để phát huy tối đa sức mạnh tập thể.

Đừng quên khích lệ tinh thần đội nhóm

Trên đây là những kỹ năng mà một người quản lý sự kiện cần có để tổ chức thành công một buổi hội nghị, hội thảo. HoaBinh Events hy vọng rằng, với những kinh nghiệm trong ngành và những chia sẻ của chúng tôi trên đây sẽ góp phần giúp quý khách có thêm kinh nghiệm tốt trong việc thực hiện các chương trình khác nhau. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp!