Những kỹ năng tổ chức hội nghị, hội thảo cần có đối với người quản lý

Tổ chức hội nghị, hội thảo có vai trò vô cùng quan trọng trong việc gắn kết đối tác, khách hàng, nâng tầm thương hiệu đặc biệt là với các doanh nghiệp, tổ chức, tập đoàn… Để những sự kiện này diễn ra suôn sẻ, thành công nhất, người quản lý sự kiện cần phải có một vài kỹ năng nhất định cần chú ý. Hãy cùng tham khảo qua bài viết dưới đây nhé!

Anh Đặng Thiền - công ty sự kiện  HoaBinh Events cho biết: “Mọi chương trình được diễn ra đều phải trải qua rất nhiều công đoạn như: xin cấp phép, tìm địa điểm, lên chủ đề, chuẩn bị trang thiết bị, vật dụng, in ấn tài liệu, mời khách tham dự…Tất cả đều cần thực hiện một cách chỉn chu, khoa học”.

Những kỹ năng không thể thiếu khi tổ chức hội nghị, hội thảo

Khả năng thấu hiểu khách hàng, xây dựng và phát triển ý tưởng, điều phối, truyền thông, giao tiếp…là những điều mà người quản lý sự kiện cần “nằm lòng” để có thể tổ chức thành công mọi chương trình.

Thấu hiểu khách hàng

Đây là một trong những kỹ năng quan trọng tiên quyết. Cần phải tìm hiểu các nhu cầu, mong muốn và mục tiêu của khách hàng để mang đến cho họ trải nghiệm dịch vụ tốt nhất. Việc này bao gồm việc lựa chọn địa điểm, thực đơn, chương trình hoạt động và các hoạt động giải trí phù hợp với chương trình. 

Bên cạnh đó, khi có vấn đề xảy ra trong quá trình diễn ra chương trình,  người quản lý sự kiện cần phải có phản hồi nhanh chóng và giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả. Điều này giúp duy trì sự hài lòng của khách hàng và giúp cải thiện hình ảnh của sự kiện.

Xây dựng và phát triển ý tưởng

Một đơn vị làm  sự kiện chuyên nghiệp sẽ phải thực hiện nhiều buổi hội nghị, hội thảo trong năm với tính chất khác nhau từ giao lưu với khách hàng; đến chuyên ngành… Do đó, việc xây dựng ý tưởng cần thực hiện một cách sáng tạo, sao cho đảm bảo sự tinh tế, tạo sức hấp dẫn cho người tham gia. Việc này bao gồm việc tạo ra các hoạt động độc đáo, chương trình giải trí và trải nghiệm đặc biệt để khách hàng có được những trải nghiệm thú vị và đáng nhớ.

Lãnh đạo và điều phối

Yếu tố con người là yếu tố quyết định đến sự thành công trong tất cả các công việc. Chính vì vậy, lãnh đạo con người tốt; điều phối họ làm việc một cách hiệu quả và năng suất chính là cách để thực hiện hoàn hảo mọi mục tiêu; kế hoạch đã đề ra. 

Lãnh đạo và điều phối là kỹ năng người quản lý sự kiện cần có để có được sự thành công trong mỗi chương trình thực tế.

Khích lệ tinh thần nhân viên

Trong quá trình thực hiện chương trình, cần phải có sự chia sẻ; tạo sự đồng lòng; đoàn kết; cùng nhau nỗ lực giữa các thành viên trong đội nhóm. Nói một cách khác, bạn nên là người thủ lĩnh cả về tinh thần lẫn công việc. Thay vì đơn thuần là người chỉ đạo khắc nghiệt, bạn hãy quan tâm, khích lệ tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm để phát huy tối đa sức mạnh tập thể.

HoaBinh Events - nhà tổ chức hội nghị, hội thảo uy tín hàng đầu

Trên thị trường tổ chức hội nghị, hội thảo sôi động hiện nay, HoaBinh Events tự hào là một trong những đơn vị tiên phong về chất lượng dịch vụ. Với bề dày 16 năm kinh nghiệm cùng hệ thống trang thiết bị hiện đại và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, chúng tôi đã đồng hành và thực hiện thành công hàng trăm dự án hội nghị, hội thảo ở nhiều quy mô, hình thức và lĩnh vực khác nhau: từ hội nghị nhà nước đến hội nghị quốc tế, từ hội nghị trực tiếp đến hội nghị trực tuyến, từ hội nghị y tế đến hội nghị khoa học,...

Điển hình có thể kể đến các chương trình tiêu biểu như: Hội nghị Quốc tế về thực thi bản quyền trên môi trường số; Hội nghị Bảo tồn Việt Nam 2024; Hội nghị Hội nghị thường niên ALIA 2024; Hội nghị Khoa học Ngoại khoa và Phẫu thuật Nội soi toàn quốc; Hội nghị hợp tác hành lang kinh tế Việt - Trung; Hội thảo EPPIC - Hợp tác khu vực hướng tới Hiệp ước toàn cầu về ô nhiễm nhựa; Hội thảo y học Pancreas Summit 2024 về Khối u tuyến tụy - Pancreatic Neoplasia,...

Nhằm đáp ứng tốt nhất những yêu cầu đa dạng của khách hàng, HoaBinh Events cung cấp giải pháp tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói bao gồm: 

• Tư vấn và lên kế hoạch cho hội nghị, hội thảo.
• Tìm kiếm địa điểm tổ chức phù hợp.
• Thiết kế và thi công backdrop, sân khấu.
• Dịch vụ in ấn, thiết kế tài liệu.
• Dịch vụ cho thuê thiết bị hội nghị, hội thảo: âm thanh, ánh sáng, màn LED, màn chiếu, thiết bị dịch, gian hàng triển lãm...
• Dịch vụ catering (ăn uống).
• Dịch vụ xe đưa đón.
• Dịch vụ lưu trú.
• Dịch vụ team building.
• Cung cấp nhân sự: MC, lễ tân, nghệ sĩ biểu diễn,...
• Dịch vụ truyền thông, quảng bá, media,...

Với phương châm hoạt động “Chất lượng làm nên danh tiếng”, HoaBinh Events cam kết mang đến các giải pháp sáng tạo và hiệu quả để đáp ứng các mục tiêu trong từng hội thảo, hội nghị của khách hàng và đem lại trải nghiệm hội nghị, hội thảo tốt nhất cho đại biểu tham dự.

Trên đây là những kỹ năng mà một người quản lý sự kiện cần có để tổ chức thành công một buổi hội nghị, hội thảo. HoaBinh Events hy vọng rằng, với những kinh nghiệm trong ngành và những chia sẻ của chúng tôi trên đây sẽ góp phần giúp quý khách có thêm kinh nghiệm tốt trong việc thực hiện các chương trình khác nhau. Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp!

HOABINH EVENTS - CHẤT LƯỢNG LÀM NÊN DANH TIẾNG

Hotline: 0939.311.911 - 0913.311.911

Địa chỉ trụ sở chính: 27 - 29 Đoàn Thị Điểm, Quận Đống Đa, Thủ Đô Hà Nội

Đà Nẵng: 217 Trần Phú, Quận Hải Châu, Thành Phố Đà Nẵng

Hồ Chí Minh: 5 Hoa Cau, Phường 7, Quận Phú Nhuận, TP. HCM

Email: info@hoabinhevents.com