Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên ngoài trời

Cứ mỗi dịp cuối năm, các doanh nghiệp lại rục rịch tổ chức bữa tiệc Year end party với mục đích tổng kết năm cũ và hoạch định hướng đi cho tương lai. Đây cũng là dịp thể hiện sự tri ân tập với nhân viên và khách hàng, đối tác. Dạo gần đây, tổ chức tiệc tất niên ngoài trời là một cách thức khá mới mẻ, được nhiều đơn vị lựa chọn.

Chị Vũ Phương - chuyên viên tổ chức sự kiện Hoà Bình Group cho rằng: “ Tổ chức bữa tiệc cuối năm ở không gian bên ngoài có ưu điểm là không gian thoáng đãng, khách tham dự có thể tận hưởng thiên nhiên khi tham gia bữa tiệc. Tuy nhiên, đây không phải điều dễ dàng vì hình thức này vẫn còn khá mới tại Việt Nam”.

Những điều cần lưu ý

Tiệc tất niên ngoài trời sẽ mang đến trải nghiệm thú vị cho khách tham dự.Tuy nhiên, việc tổ chức tiệc ở không gian bên ngoài không hề đơn giản. Dưới đây là một vài lưu ý quan trọng để chương trình diễn ra suôn sẻ và thành công.

Chú trọng vấn đề thời tiết

Tổ chức Year end party ở không gian mở khá khác biệt với tiệc trong phòng kín. Trong đó yếu tố thời tiết giữ vai trò chi phối quan trọng. Nếu trời quá nắng, hoặc mưa to gió lớn sẽ khiến sự kiện của bạn trở nên rất hỗn độn hoặc thậm chí phải gián đoạn. Do đó, hãy theo dõi các bản tin dự báo thời tiết để có thể chọn một ngày đẹp trời nhất để tổ chức chương trình của bạn.

Trong trường hợp trước ngày sự kiện diễn ra, trời có dấu hiệu mưa thì bạn cần phải có các phương án dự phòng chẳng hạn như ô dù, phông bạt để có thể xử lý kịp thời.

Nếu trời có dấu hiệu mưa, bạn cần chuẩn bị phương án dự phòng

Khảo sát địa điểm

Thị trường tổ chức sự kiện dịp cuối năm diễn ra rất sôi động. Có rất nhiều trung tâm, nhà hàng sẽ nhận tổ chức tiệc ngoài trời. Tuy nhiên, không phải địa điểm nào cũng thực sự chất lượng. Nhiều nơi show hình ảnh một kiểu nhưng thực tế lại một kiểu khác. Những điều này sẽ gây bất lợi cho chúng ta khi lựa chọn địa điểm tổ chức. Bởi vậy, lời khuyên đưa ra là bạn nên đến tận nơi để kiểm tra, khảo sát địa điểm trước khi quyết định.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần lưu ý đến vấn đề không gian xem có đủ rộng rãi để chứa đủ toàn bộ nhân viên cũng như khách mời. Ngoài ra, vì khu vực tổ chức sự kiện ở bên ngoài rất dễ bị bẩn do bụi, rác từ sự kiện trước đó nên bạn sẽ phải dọn dẹp, vệ sinh sạch sẽ để không làm ảnh hưởng đến chất lượng bữa tiệc của chúng ta.

Lưu ý không gian xem có đủ rộng rãi để chứa đủ khách mời hay không?

Chú ý đến vấn đề an ninh

Với tất cả các sự kiện tổ chức bên ngoài, bao gồm cả tiệc cuối năm, khi tổ chức thì cần phải quan tâm đến vấn đề an ninh. Vì diễn ra bên ngoài nên kẻ gian có thể sẽ dễ dàng đột nhập và trà trộn vào buổi tiệc. Trong khi đó, khách tham dự lại có suy nghĩ đây là bữa tiệc nội bộ nên sẽ không có tâm lý đề phòng, không bảo quản kỹ lưỡng tài sản nên sẽ dễ tạo sơ hở cho việc trộm cắp. Chính vì vậy, bạn cần chọn những địa điểm có chất lượng an ninh cao, có bộ phận bảo vệ nghiêm để phòng ngừa người ngoài xâm nhập vào.

Cần thắt chặt an ninh khu vực tổ chức sự kiện ngoài trời

Trên đây là một vài chia sẻ về những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên ngoài trời. Với kinh nghiệm nhiều năm trong việc tổ chức sự kiện, chúng tôi tự tin sẽ mang đến cho bạn những sự kiện hoành tráng bất kể trong nhà hay ở không gian bên ngoài!