Những điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học
Tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học là một hoạt động diễn ra thường xuyên ở những cơ sở giáo dục cao, viện nghiên cứu phát triển, trung tâm công nghệ và là các trường đại học lớn… Đây là cuộc họp nhằm chia sẻ, thảo luận, bàn bạc, đưa ra ý kiến chuyên sâu về một chủ đề nhất định giữa những người có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm.
Anh Tuấn Hải - chuyên viên điều hành sự kiện tại HoaBinh Events cho biết: “ Đối tượng tham gia dạng sự kiện này thường khá đa dạng nên việc thực hiện sao cho chuyên nghiệp thực sự là bài toán khó đối với các đơn vị. Sự thành công của chương trình cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau”.
Lưu ý khi tổ chức
Hội nghị, hội thảo khoa học được diễn ra như một cuộc gặp gỡ nhằm trao đổi kiến thức của những chuyên gia về đề tài nhất định. Dưới đây là một vài điều cần chú ý để chương trình diễn ra hiệu quả nhất!
Chọn địa điểm
Chọn địa điểm phù hợp với chuyên đề của chương trình là điều vô cùng quan trọng. Chẳng hạn như với một chuyên đề về công nghệ thông tin thì cần lựa chọn địa điểm có không gian rộng rãi nhằm trưng bày các sản phẩm công nghệ mới. Đồng thời có thể làm dẫn chứng cho bài phát biểu trong sự kiện. Còn với các chủ đề đời sống thường ngày như sức khỏe, thực phẩm thì bạn nên ưu tiên sử dụng không gian thiên nhiên ngoài trời để đem lại cảm giác gần gũi, thân thiện cho khách mời.
Mỗi chương trình phù hợp với các không gina khác nhau
Trang trí không gian
Tuy có những chủ đề khác nhau nhưng tất cả các phòng tổ chức hội nghị, hội thảo đều có những tiêu chí chung để trang trí sao cho bám sát nội dung chương trình. Hạng mục cần thiết hàng đầu chính là backdrop (phông nền) thể hiện rõ chủ đề sự kiện và các hình ảnh minh hoạ theo kèm. Từ thiết kế chủ đạo này mà phát triển lên các chi tiết trang trí theo kèm. Ví dụ với chủ đề về luật phát, bạn có thể sử dụng tông màu vàng đồng của cán cân làm chi tiết điểm nhấn. Từ đó, khăn trải bàn, hoa trang trí… cũng sẽ lấy màu sắc này làm gốc. Lưu ý không nên sử dụng các chi tiết trang trí quá rườm rà để đem đến cho khách mời sự chuyên nghiệp, lịch sự.
Hạng mục cần thiết hàng đầu chính là backdrop
Xây dựng chương trình
Kịch bản chương trình cần được lên chi tiết ngay từ đầu. Vì đây là một sự kiện có tính chuyên môn cao nên mọi nội dung cần được chuẩn bị hết sức chính xác.
Chương trình có nêu ý kiến, có tranh luận và đối thoại và cung cấp nhiều kiến thức có thể khiến người nghe bị mệt mỏi. Vì vậy cần bố trí thời gian nghỉ giữa giờ và các câu hỏi giao lưu nhằm mang lại không khí phấn chấn hơn cho chương trình. Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm các hoạt động như trưng bày poster, thảo luận nhóm, tham quan địa điểm hay thậm chí thực hiện một bữa tiệc nhỏ để mọi người có cơ hội trò chuyện và giao lưu.
Kịch bản chương trình cần được lên chi tiết ngay từ đầu
Trên đây là chia sẻ về những điều cần lưu ý khi tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc cần tư vấn chi tiết hơn trong việc thực hiện chương trình này, hãy liên hệ ngay đến HoaBinh Events để được tư vấn và hỗ trợ các dịch vụ chuyên nghiệp với giá cả ưu đãi!
