Những điều cần lưu ý khi thiết kế thiệp mời tham dự hội nghị, hội thảo

Để tổ chức hội nghị, hội thảo hành công và suôn sẻ, người thực hiện cần phải xây dựng quy trình chặt chẽ và khoa học. Trong đó, bước thiết kế, in ấn thiệp mời gửi đến khách hàng, đối tác là điều vô cùng cần thiết. 

Anh Xuân Sơn - làm việc tại HoaBinh Events cho biết: “Một ấn phẩm đẹp, được in trên chất liệu giấy sang trọng chắc chắn sẽ được nhiều người chú ý hơn cả. Bởi lẽ nó không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh của đơn vị, mà còn ảnh hưởng tới quyết định tham gia của người nhận.

Thư mời ảnh hưởng trực tiếp tới quyết định tham gia của người nhận

Thư mời khách tham dự rất quan trọng với hội nghị

Tầm quan trọng

Thiệp mời tham dự hội nghị là một phần rất quan trọng trong việc tổ chức một sự kiện. Nó đóng vai trò giúp đưa thông tin chính xác và chi tiết đến các khách mời, làm tăng tính chuyên nghiệp của sự kiện và khẳng định sự quan tâm của nhà tổ chức đối với khách mời.

Các thông tin cần có trên thư mời thường bao gồm: tên của sự kiện, ngày giờ và địa điểm diễn ra, thông tin liên hệ của nhà tổ chức, tên của người được mời và thông tin về nội dung của sự kiện. Những thông tin này sẽ giúp khách mời hiểu rõ hơn về sự kiện và quyết định có tham gia hay không.

Ngoài ra, thư mời cũng có thể mang tính chất đại diện cho sự kiện và nhà tổ chức. Thiết kế và chất liệu của nó cũng có thể thể hiện tính chuyên nghiệp, lịch sự và độc đáo của sự kiện, góp phần tạo nên ấn tượng tốt với khách mời.

Thiệp mời giúp đưa thông tin chính xác về sự kiện tới khách mời

Sự kiện nào cũng cần thiệp mời

Những lưu ý 

Để có được ấn phẩm đẹp, sang trọng, thu hút, gây thiện cảm với người nhận, trong quá trình sáng tạo và in ấn các bạn nên chú ý một vài vấn đề sau:

Khi thiết kế

  • Nội dung thể hiện nên ngắn gọn, bao gồm nội dung chính của chương trình cũng như thời gian và địa điểm tổ chức, lịch trình sự kiện
  • Nên sắp xếp logo của đơn vị tổ chức, đơn vị tài trợ (nếu có) phù hợp với vai trò và quyền lợi của mỗi bên.
  • Sử dụng màu nền thanh nhã, phông chữ và màu chữ đặc biệt để tăng thêm phần sang trọng cho tấm thiệp.
  • Có thể làm thiệp mời 1 mặt hoặc gấp 2 nhưng bắt buộc phải có phong bao bên ngoài.
  • Kích thước có thể tùy chỉnh theo nội dung trình bày

Thiệp mời thể hiện nội dung chính của chương trình cũng như thời gian và địa điểm tổ chức, lịch trình sự kiện

Nội dung cần ngắn gọn

Khi in ấn

Đối với công đoạn in thiệp mời, các bạn nên lựa chọn những loại giấy có chất lượng tốt để có thể thể hiện được giá trị và tinh thần của chương trình. Hiện nay thị trường có nhiều loại giấy in khác nhau, vì thế mà bạn có thể lựa chọn mẫu khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của chương trình.

Theo đó, các chương trình thông thường sẽ in trên giấy định lượng khoảng 300 gsm trở lên. Còn với những chương trình cấp cao hơn có thể sử dụng một số chất liệu đặc biệt như giấy mỹ thuật hoặc ép nhũ, ép kim…nhằm tạo nên sự sang trọng đặc biệt cho sản phẩm.

Thư mời thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp

Nên lựa chọn những loại giấy có chất lượng tốt

Kiểm tra chất lượng sau in

Sau khi in ấn xong, bạn cần tiến hành kiểm tra chất lượng của sản phẩm theo các yếu tố sau:

  • Màu sắc
  • Độ phân giải
  • Kích thước
  • Độ bền
  • Soát lỗi sai sót bao gồm các lỗi chính tả, sai định dạng hoặc thiếu thông tin. 

Nếu sản phẩm sau in không đúng màu sắc, kích thước so với bản vẽ; mực in bị nhoè hoặc mờ; giấy bị rách, thông tin bị thiếu…bạn cần tiến hành in lại để đảm bảo chất lượng ấn phẩm trước khi tới tay khách mời.

Thư mời góp phần tạo nên ấn tượng tốt với khách mời

Sau khi in ấn xong, bạn cần tiến hành kiểm tra chất lượng

Trên đây chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu về khái niệm cũng như tầm quan trọng của thiệp mời hội nghị hội thảo. Quan trọng nhất là những vấn đề cần lưu ý khi thiết kế hay in ấn ấn phẩm này. HoaBinh Events hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ hữu ích với quý độc giả. Khi có nhu cầu tổ chức hoặc tư vấn sản phẩm, dịch vụ, đừng ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ trọn gói nhé!

248 lượt xem


Hotline
Báo giá nhanhTư vấn nhanh
Hotline
ZaloMessenger
Đang xử lý...